組織の作り方2~中小企業の社長が組織化を考える時に読むブログ~

組織の作り方2

~中小企業の社長が組織化を考える時に読む本~

第2章:PDCAサイクルを回しながら組織を作る。

当ブログでは、成果物として「仕事の見える化3点セット、組織図」を完成させますが、大事なのは完成までの過程です。

「仕事の見える化3点セット、組織図」を完成させる事は目標になります。

この目標を達成するために計画を作成しPDCAサイクルを回します。

経営陣でこの過程を共有する事で部下に対してPDCAサイクルを回すとはこういう事なのだと具体的に教えられるようになります。

自分が体験したことを自分の言葉で語るのが一番伝わります。

第2章1節.学習ステップ

物事を全く知らない段階から出来るようになるには学習の4ステップと呼ばれる段階を経ます。
当ブログの構成も下記ステップに則っています。

このブログを読んでいる方は、経営者や幹部の方が多いと思います。
失礼を承知で「組織を知らない」前提で書いています。
PDCAサイクル同様に皆さんに体感して欲しいからです。

学習ステップとは、

1.出来ない事を知らない=無知→2.知る →3.意識して出来る →4.無意識に出来るの4段階のステップです。

これらの各ステップを知ったうえで人に物事を教えて欲しいのです。
学校を卒業したての新入社員であれば、ほとんどの事が「1」の状態です。
中途入社の社員で同業他社で同様の仕事をしていた場合でも自社については新入社員同様です。
新入社員に比べたら時間は少なくて済むが上記のステップを経る事になります。
上記のステップを踏まえたうえで人材教育に取り組む必要があります。

・手順

1.知識情報を提供し概要を理解させる

2.知っているが出来ていない事を実感させる

3.出来るまで量稽古を積ませる

4.無意識にできるレベルに体に覚えこませる

「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ褒めてやらねば、人は動かじ。」
は山本五十六の言葉です。
「出来ない」から「出来る」へのステップアップで重要なことは上司の率先垂範と量稽古です。

自動車の運転免許を取得した時のことを思い出してください。
初めて教習所に行ったときにどのような気持ちだったでしょうか?
「みんな運転しているんだから自分でも運転できるだろう。」と思いつつも不安だった事でしょう。
学科で知識や情報を教えられ、横に教官が乗った状態で教習所内のコースを何度も運転しました。
知らない=無知の状態から知識を得て安全な場所で何度も運転することでようやく「意識すれば出来る」状態になりました。更に何度も運転することで無意識に運転できるようになりました。
無事に免許を取得し、プライベートで運転したり仕事で運転する事を繰り返し無意識で運転できるようになりました。音楽を聴いたり、会話をしたりしながら長距離ドライブにも行けるようになりました。

仕事も同様です。最初はスーツにネクタイ姿もままらなず「おっかなびっくり」で出社した時期があったはずです。上司や先輩に教わりながら仕事を覚えていきました。やがて一人で無意識に仕事が出来るようになったのです。随分昔の事で忘れた人もいるかもしれませんが。このように新しい物事を知り出来るようになるためには必ず学習ステップの階段を登ります。上司は部下が今どの段階にいるのかを知ったうえで教育して欲しいものです。

という事を理解してほしく学習ステップについて触れました。

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第2章2節.アクションプランシート

PDCAサイクルを回す上で重要な事が期限までに行動する事です。
期限までに行動出来たかを進捗確認するツールとしてアクションプランシートを使います。
皆さんは、ガントチャートをご存知でしょうか?
IT企業などでプロジェクトを組んで行う場合に使う進捗確認のチャート図です。
このひな形を使ってチームの目標達成のためのアクションプランに落とし込んでいきます。

当社のアクションプランシートは色分けで見える化しているのが特徴です。
上段に目標、下段に実績を記入し目標数値を達成出来れば緑色に塗りつぶすようにしています。
目標達成出来なければ赤くして対策の項目を1行増やします。
重要な事はきれいな表を作ることが目的では無く、結果を出すために表を使う事です。

組織の作り方入門プログラムでは、最初に下記アクションプランシートを参加者全員で共有します。

隔週で下段に実績を記入しながら進めます。

このアクションプランシートを使う事で社内の諸々の課題に対して実行力を高める事が可能になります。

第2章3節.ショートインターバルコントロール

当社の通常のコンサルティングでは、毎週進捗確認を行います。
そこで計画と行動と結果のズレを極小化します。
短期間に修正改善を実行する事で目標達成の確度を高めます。
1週間ごとの途中指標を定めることにより、
「なぜ、出来ないんだ!」と怒鳴りたてるのではなく、上司と部下とで改善策立案が可能となります。

1カ月単位で進捗状況を確認すると修正、改善が後手に回り時として「取り返し」が付かないこともあります。
1週間程度の短期間であれば修正、改善を繰り返す事で計画を実現できます。
私たち外部のコンサルタントが効果を発揮するのは、
週一回程度定期的に訪問するため外圧として機能するからです。

組織の作り方入門プログラムでは、費用対効果を勘案した結果、隔週の進捗確認としています。

第2章4節.見える化進捗確認

川崎市にある新聞販売店では、食器棚の脇に物品販売の目標と実績を対比しています。
昨今の少子高齢化や紙離れ、活字離れの影響もあり
新聞購読者を増加させるには厳しい社会環境が続いています。
彼らの会社では新たな売上の確保のために物販に力を入れています。
しかし、新聞以外の販売の経験もノウハウもないため、「頑張ろう!」の掛け声だけでは人は動きません。
皆の見える台所の棚にクリアファイルを貼り更新する事で目標達成に対する意識付を行っています。

見える化による成果は、見えると動けるを実感できる事です。
今まで数字は他人事だった社員の目の色が変わりました。

組織の作り方1

はじめに:社長、その仕事は社長の仕事ではありません

第1章:誰も組織の作り方を教えてくれなかった

第1章1節.機能不全な組織

第1章2節.文鎮型組織

第1章3節.歯抜けピラミッド型組織

第1章4節.縦割り組織

第1章5節.機能する組織とは

コラム. 1枚の組織図で経営が見える

組織の作り方2

第2章:PDCAサイクルを回しながら組織を作る。

第2章1節.学習ステップ

第2章2節.アクションプランシート

第2章3節.ショートインターバルコントロール

第2章4節.見える化進捗確認

組織の作り方3

第3章:仕事を見える化する

第3章1節. 仕事の棚卸

第3章2節.職務記述書・マニュアル・評価基準の3点セット

第3章3節.職務記述書

第3章4節.マニュアル

第3章4-1.マニュアルの作り方(理論編)

第3章4―2.マニュアルの作り方(実践編)

第3章5節.評価基準

コラム.創業70年企業の“自分ごと組織”作り

組織の作り方4

第4章:使える組織図の作り方

第4章1節.経営と現場

第4章2節.組織の各機能を整理する

第4章3節.機能別組織図の考え方

第4章3節.1・提供する:企画・開発と提供(製造・サービス)

第4章3節.2・売る:マーケティングと営業

第4章3節.3・人:人事と労務

第4章3節.4・金:財務と経理

第4章3節.4-1管理会計

第4章4節.定期改訂

第4章5節.マネジメント会議

 

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