【ケーススタディ6】中学生にも分かるように伝える|はじめての組織図

人間には、自分に興味・関心のない事は理解しようとしない習性があります。

中学生頃までに自分の趣味・嗜好が定まります。

逆説になりますが、自分に興味・関心の無いことは中学生レベルの知識・情報しか持っていないと理解した方が伝わりやすいのです。

中学生レベルは比喩的な表現ですが、誰かに話をする前に、

「この内容で中学生に伝わるだろうか?」

と振り返る事で、あなたの伝えたい事が伝わりやすくなります。

中学生にも分かるように伝えるには抽象的なままでは相手に伝わりません。

具体化して伝えます。

そのためには5W2Hを明確化する事が大事です。

あなたは周囲の人に5W2Hを明確にして伝えていますか?

抽象的なまま伝えていないでしょうか?

小学生の国語で作文を書くときには、

5W1Hを使って相手にわかるように伝えなさい。」

と習いました。

伝わる文章として例に出される新聞記事は5W1Hが明確です。

5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)の事です。

ビジネスの世界では、いくら(How much)が欠かせません。事実を事実として伝えるために5W2Hはどれだけ徹底しても徹底しすぎるという事はありません。

1.まず、書き言葉で5W2Hを明確にします。

2.話し言葉でも5W2Hをモレなく伝えます。

最初から話し言葉で5W2Hをモレなく伝えることは意外と難しいものです。初めは書き言葉でモレなく伝えるようにします。各書類を5W2Hを表示する書式にして癖付けします。また、中学生に伝わるように伝えようとすることで、文章も平易になります。

5W2Hの中で特に重要な要素が「なぜ=Why」です。

相手を動かすときに、なぜそうして欲しいのか?を言葉として伝えなくては伝わりません。相手は方法手段を聞くとそこで理解したつもりになるからです。

「言われたことしかやらない」と嘆いている上司は部下に対して、なぜ動いてほしいのかの意図・目的を伝えていません。

ある会社の営業部長に聞いた話です。彼はその会社の売上責任者なのですが、「部下を動かして予算を達成しなくてはいけないのはわかっています。部下が動かないのです。部下の話をちゃんと聞いていますよ。自発的に行動してもらうように質問をしていますよ。だけど、部下が動かないんです。売り上げ予算が高すぎるというのが一番の問題だと思いますが。」

彼が言いたいことは部下がダメだということと会社の目標が高すぎると言う事だけです。残念ながら、彼の部下は動きません。

なぜなら、彼自身が売り上げ予算を他人事として捉えているからです。

自分がなぜこの予算を達成しなくてはいけないのか?を理解していなくて部下を動かすことなど出来るわけがありません。なぜを他人に伝えるためには自分自身が肚に落としていなければ言えないからです。

そもそも論として、社長がこの営業部長に対して「なぜ、この売り上げ目標なのか?」を伝えていない事が問題です。

正しい5W2Hとは、いつ、どこで、誰が、何をどのように、どれだけやるのか。
の5W2Hのそれぞれの項目について「なぜ」なのか明確に答えられるはずです。
あなた自身が「なぜ」を自分に説明できないのであれば、部下を動かすことはできません。

5W2Hを正しく伝える事で、会話が具体的になり、ズレがなくなります。何度も説明する必要がなくなります。1回のミーティングの質が向上します。

【自分ごとにするポイント】

会議の議事録をエクセルで作成します。
エクセルの最上列に 誰 何を  なぜ と記入しながら下段へと記録すると話の流れが見えるようになります。管理職会議などで書記を交代する事で5W2Hを漏らさないトレーニングの場としています。
※実は、当原稿は私の中学3年生の息子に校正してもらいました。「熟す?→こなす」「伍して→肩を並べて」のようにいくつも分かりにくい表現がありました。相手が分かってくれるだろうという私の独りよがりが判明しました。