自分ごと組織づくり5つのポイント

自分ごと組織づくり5つのポイント ・ まとめ

当ブログは社員数30人から社員数100人程度の中規模、中企業を対象としています。
人と組織の潜在力を顕在化する組織作りのプロである内海透が執筆しています。
組織作り、組織改革、組織再構築で他人ごと組織を自分ごと組織にするポイントを記しています。

まとめ
他人ごと、傍観者、評論家でいる社員に対して当事者意識をもって自分ごとにして欲しいと多くの社長から相談を受けます。本書ではこれまで当社が支援してきた事例を紹介しました。ケース8では、「中学生にも分かるように伝える」事の重要性を説いているのでなるべく平易な言葉で記しました。「これなら自社で使える!ぜひやってみよう!」と実践し組織作り、部下育成の悩みから解放されればと思っております。
当社の経営理念は「人と組織の潜在力を顕在化する」事です。
どの組織にも潜在力があります。残念ながら顕在化出来ていないだけです。
本書が皆様のお役に立てることを願っております。

 

以下に読者の皆様へのプレゼントをご案内しております。
是非ダウンロードしてご活用ください。

 

<プレゼント>
下記URLにアクセスしてダウンロードしてご活用ください。
https://bit.ly/2FlvAnC
コメント欄には本書の感想を頂けると幸いです。

1. 仕事の棚卸シート(エクセルシート)
仕事を明確にしてモレやダブりを無くします。
ポイント3で紹介しています。

2. 成行予測・改善目標算出シート(エクセルシート)
感覚ではなく数値で成行を悲観的冷徹に予測します。
目標とのギャップに対する打ち手を考えます。
【ケース13】で紹介しています。

3. 戦国武将分類シート(PDFシート)
あなたはどのタイプ?
あなたの部下はどのタイプ?
【ケース9】で紹介しています。

 

なお、本書の記載内容を実際にやってみてうまく行かない場合やどうにも手に負えないという方はお気軽に下記までメールにてお問い合わせください。

メールアドレス: info@hcj.bz 担当:古川

 

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント ・コラム

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コラム:眠れない夜
好きで選んだ仕事です。仕事に対する不平や不満はありません。しかし、眠れない夜もあります。会社のトップの人生を左右する決断に対して考える時やトップとNo2から「同じ事」に対して正反対の相談を受けた時、その他この場では言えないような諸々の相談事。会社員時代に上司が社長になった時に一緒に滋賀県まで行きました。取締役会の想定や現場の想定など考える事は山のようにありました。社長と作戦会議後に飲んだ後に眠れずに一人で考える時間が欲しくて歩いて20分の最寄りの(?)コンビニの駐車場で缶ビールを飲んだ事もありました。お客様の社長と一対一で対決し眠れない夜もありました。
しかし、最近では1日2日眠れない夜があっても良いじゃないかと考えられるようになりました。どんなに忙しくても移動時間中に眠れます。だったら眠れず考える事に集中すれば良いと諦観にも似た心境です。長生きは出来ないかもしれませんね。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント【ケース15】

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【ケース15】小さな成功体験を共有する
進捗状況を見える化する事で小さな成功体験を積ませる事が可能となります。当社の考え方の基本は「褒めて育てる」です。人間は褒められると嬉しい物です。大きな目標は達成するのに時間がかかりますし難易度も高くなります。部下によっては短めの期間で小さな項目を目標と設定する事で「やれば出来る」の小さな成功体験を積ませる事です。「また、あの人と働きたい」の著者でレストラン・ル・クロのオーナーの黒岩さんの話を聞く機会がありました。「成功体験とは勘違いです。多くの勘違い体験をさせることで人は成長する。」との言葉が胸に響きました。ル・クロには、一度辞めた社員が戻ってくるのは、その職場での成功体験と仲間としての記憶が心に残っているからでしょう。それほどまでに「成功体験」は人にとって重要です。社員が勘違い出来る程の成功体験を積ませたいものです。
短期間で小さな成功体験を積ませるにはショートインターバルコントロールが効果的です。

目標と現状の差異を明らかにして具体的計画を立案しても順調に右肩上がりで進捗す
る事は稀です。 そこで、週次に進捗確認を行い計画と行動と結果のズレを最小化します。短期間に修正改善を実行する事で目標達成の確度を高めます。1週間ごとの途中指標を定めることにより、「なぜ、出来ないんだ!」と怒鳴りたてるのではなく、改善策を立案するようにします。1カ月単位で進捗状況を確認すると修正、改善が後手に回りがちです。時として「取り返し」が付かないこともあります。1週間程度の短期間であれば修正、改善を繰り返しやすくなります。
週次の目標を設定すると小さな成功体験を積ませる事にもつながります。しかし、時として知的腕力を行使しなくてはいけない場合もあります。ある会社の新規開拓プロジェクトで、期限を過ぎても担当者が見込み客との電話をしていませんでした。毎回の進捗確認では必ず担当者に宿題を伝えています。「今すぐ電話しなさい。」と伝え担当者は渋々電話しました。担当者が電話している間は会議は中断されました。
その担当者は自分が電話しなかった事で他の参加者に迷惑をかけた事を自覚しました。
その日以降、その担当者は決めた事は必ず実行するようになりました。
時として、このような強制力を働かせる必要があります。
私たちは知的腕力と呼んでいます。部下を育てるには褒めて育てる事が望ましいのですが、時としてこのように厳しく接する事が必要です。

 

【自分ごとにするポイント】
成功体験を積ませる事が大事ですが必ず事実をもとにすることが重要です。そのために週次の目標は定量的に測定可能な行動量を基準とすると良いでしょう。古参社員撃退と同様ですが、対処を真逆にします。古参社員に対しては出来ていない事実に着目します。一方、若手社員に対しては「出来たこと」に着目して成功体験を積ませます。人間は年を重ねると他人を上手に褒める事が出来にくくなります。だからこそ、行動量に着目します。「動いたからって結果が出るわけじゃない」のは正論ですが、若手社員に対しては「精力的に動いている」事を褒めるのです。動く中で失敗をします。早い時期に多くの失敗をさせる事で行動への障壁を取り除くことが出来ます。多くの失敗から学んできたことを分かっている上司(あなた)だからこそ部下に行動の大切さを伝えてください。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント【ケース14】

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【ケース14】退路を断つ
責任者自らが部下を招集し「発表会」を開催することが最も効果的です。後継社長の場合は新規開拓や新事業のキックオフが良いでしょう。
一方部下にとっては「ただでさえ忙しい中、上司の発表に付き合わされる」という否定的な状況を敢えて作りだすことになります。それでも実行する事で上司の本気度が伝わります。年度経営計画発表会などの場があれば最適です。
週次、月次の営業会議であっても、招集前に事前に目的を告知することで「いつもと違う感」を演出することが出来るため効果を発揮させることが可能となります。
ただし、「あなたが本気で無いと部下には伝わります。」
あなた自身のコミットメントが試されます。
実際に上司の宣言がうまく部下に伝わった場合は
「いつもの部下の顔が良く見えなくなって足が震えてきたんですよ。何かとんでもないものに憑かれたようでした。発表が終わった後には、もう後には引けない。って感じで自分自身が何か吹っ切れたようでした。それにしてもあんなに疲れたことは今までありませんでした。」と言った感想になるようです。
一貫生産の牧場では都内のオーナーシェフの新規開拓を目標としました。営業本部長が全社員の前で発表しました。「自分で食材を仕入れて調理している、味の分かるシェフであれば一度でも食べてもらえば、他の肉との味の違いが必ず分かるはずだ。」そこで、DMではアンケート形式で希望部位を問う形にしました。食材を探しているオーナーシェフは想定以上に多く、また、当初、こちらが想定していた部位とは違う部位の希望が多くありました。実際にサンプルを試食したシェフには好評でその後の受注へと繋がりました。しかし、最初からうまく行ったわけではありませんでした。シェフと商談できるのは1日に2時間だけ。本部長一人で訪問していては対応出来ません。週次のアクションプランを見える化していたので他の営業部員が手分けして商談に行きました。

【自分ごとにするポイント】
リーダーが自分ごととして発表し退路を断つことです。工程を見える化すると周囲に必ず伝わります。他の社員もリーダーの動きを自分ごととするようになります。テレビや映画の主人公に感情移入するようになります。裏返しになりますが嘘や演技は必ずばれます。(役者じゃなくリアルなんでね。)

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント【ケース13】

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【ケース13】ギャップマネジメント
目標を達成するための計画を作成するときに、2つに分けて考えないと「なんとなく、ぼんやりとした」計画になります。結果として実現できない計画になります。まずは悲観的・冷徹な視点で成り行きを予測します。その後、改善目標達成のための具体的対策に知恵を絞ります。成行予測値は「まさか」の事態を想定した数値とします。日本全体が右肩上がりの高度経済成長時には今までのやり方でやっていても年に数パーセントの伸びは見込めていました。しかし、「横ばい」「減少」傾向の業界も多い現在の社会環境下では前年と同じことを同じやり方でやっていては目標を達成することは出来ません。今までのやり方で達成できる数値を予測することが計画作りの最初の一歩です。その際に「悲観的、冷徹」な予測値を算出することが重要です。外資系企業トップとして2000社以上を再生させ社長のノートシリーズでも有名な長谷川和廣先生(*1)は、「もし、売り上げが今の半分になっても社員を路頭に迷わせないようにする事が社長の仕事だ。」と仰っています。「アベノミクスだ、消費税増税だ。」と気分に振り回されず、客観的に成行値を予測します。目標をなかなか達成できないで困っている企業の場合は、成行と改善の境目がありません。その結果、いつも「何かに」期待し期待を裏切られています。あなた任せの計画ではなく、主体的に目標を達成するための計画を作りましょう。2つに分けて考えて成行値を厳密に算出する事で「おぼろげな危機感を定量化された目に見える危機」と変換できます。
*1長谷川和廣先生:私が師匠と仰いでいます。外資系企業の社長として2400社以上の事業再生を行われた実務家の先生です。著書である「社長のノート」はシリーズで30万部以上売れています。先生が代表の会社力研究所で勉強させて頂いています。

【自分ごとにするポイント】
悲観的、冷徹な成行予測を算出することで「このままじゃいけない!」との危機感を持
つようになります。
地域の専門店が閉店し全国チェーンが台頭している。
少子高齢化の影響でファミリー向け商品が売れない
その他楽観できない状況は数多くあります。
それらを数字で表すと「ぼんやり」としていられなくなります。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント       ポイント5:自分ごと組織が諦めの壁を突破する

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ポイント5:自分ごと組織が諦めの壁を突破する

変化を拒む壁には3つの壁があります。

1つ目は認識の壁です。
人間は自分の見たいように物事を見て、聞きたいように聞くため、会社の目標は、個人の認識の違いにより都合よく解釈される事になります。理解していると思っている事も、各人の思い込みにより、違った認識となります。現在の状況が変化を必要と認識している人とそうでない人とが同じ会社の中にいれば、会社全体の変化を起こせるわけがありません。私たちは、認識が違う前提で企業の中に入り込みます。そして、「あなたの認識は違っていますよ。」と事実を根拠として本人に気付かせます。

2つ目は行動の壁です。
人は物事を認識し行動します。しかし、過去に失敗体験があると、行動しなくなります。また、過去の成功体験があれば成功体験に固執してしまい変化を拒んでしまいます。失敗の恐怖心を取り除く事と成功体験に固執している事実を事実として伝えて変化の触媒になります。

3つ目は仕組みの壁です。
会社に仕組みが無ければ個人個人が勝手に成果を求めて行動します。個人商店の集まりになってしまいます。組織としての効率は上がりません。誰もが当たり前のことを当たり前に出来る仕組みを構築する事が必要となります。

上記の3つの壁が、社員の心理に「諦めの壁」を作ります。入社した当時には持っていたであろう「良い仕事をしたい」「成功したい」という思いが、いつの間にか自ら「諦めの壁」を作って変化を拒むようになるのです。「粉骨砕身頑張ります。」と言っていた社員が3ヶ月もすれば何事もなかったかのように「会社がダメ。上司がダメ。社長がダメ。」というようになります。骨は削らなくてもせめて皮くらい削れよと思いますが。
失敗はとりかえしのつかないものではなく、そこから学ぶべきもの、と見ることができる人たちだけが、成長できるのです。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント・コラム

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コラム うつみくん

私の失敗談です。精神論では人は動きません。具体的に何をどのようにやれば良いのか?を正しく伝える事が大事です。第二の「うつみくん」を生み出したくないとの思いでこの仕事をやっています。
「スーツを着て仕事をしたい。楽したい。」という安易な理由で就職先を決めました。キャノン系のコピー機飛び込み営業の販売会社です。北海学園大学法学部を出たのに地場の中小企業に就職する選択はかなり特殊でした。(今思うとですが。)入社式の日に会社に出社した後は2週間の新人研修でした。キャノン本社のトレーナーが訓練します。名刺の受け渡しからコピー機の種類や競合について研修と実地で教え込まれました。最終2日は飛び込み営業でした。当時の北海道の記録が120軒程度でしたが私は130軒程度訪問した記憶があります。飛び込み件数だけであれば体力勝負で誰でもできますよね。その後、実践で結果が出た(初受注)のがゴールデンウイーク明けでした。上司の仕込みが無ければ受注出来ませんでした。「〇〇さんのところ行ってみたら。そろそろ買い替えを考える時期じゃないの?」と話を振ってくれました。とんとん拍子に受注出来ました。この時の嬉しさは忘れられません。その後は自信を持って営業活動が出来ました。新人ながらキャノンの販売代理店の報奨制度である1スター獲得が見えるほどでした。当時の一番の収穫は既存顧客に徹底的に入り込む事が売上増の最強の武器になる事を身をもって体得したことです。コピー機の商談窓口は総務部門です。会社であれば購買に関するあらゆる困りごとを引き受ける部署です。床のマットが汚れていたら「どこかから」仕入れて売りました。電卓、灰皿、傘立て、延長コードまで。内海に聞くとどこかから仕入れてきてくれる。と評判になりました。飛び込み営業の会社で新規開拓の難しさを身に染みて分かっていたから一度買ってもらったお客さんには何度でも購入してもらうようになりました。年末までは「順風満帆」でした。上司に「内海、オレ会社辞めて外資系生命保険会社で生命保険売る事にするよ。」と言われてもオレの天下になるんだなとしか思っていませんでした。翌年4月から営業2課リーダーとなりました。学生時代から人をまとめて何かをすることは「得意」だと思っていたので何の不安もありませんでした。が、現実は全く違いました。
4月から意気揚々と営業2課リーダーとして働き始めました。偉そうに「前任のKさんに負けないくらい頑張りますので、皆さんも頑張ってください。」と言ったものの、誰も聞いてくれませんでした。同期入社のMさんだけは私の言うことに頷いてくれました。が、あとの年上の部下は目さえ合わせてくれません。それでも自分だけは数字を上げようと必死で頑張りました。「足りない部分はなんとかするから、みんなも頑張ってくれ。」と毎日掛け声をかけていました。が、2年目のリーダーが足りない数字を埋めるほどの売上を作れるわけもありません。笛吹けども踊らずとはこういうことをいうんだろうなと実感しました。最初のころは「内海君、頑張っているな~」と言ってくれた社長も3か月たった6月には「営業2課だけだよ。目標を達成していないのは!」と怒られる毎日になりました。「うつみくん、うつみくん」と呼び掛けられるのが苦痛でした。時々聞こえないふりをしていましたが最後には本当に聞こえなくなりました。(社長の席は私の左後方です。私の前に5人の部下がいるのですが部下と話していると本当に聞こえづらい事もありました。)週末にはクラブで踊ってストレス発散していましたが大音量のクラブで時々耳がキーンとなって飛行機の離陸の時のような耳が抜けない状態が時々発生するようになりました。鼻をつまんで空気を入れると聞こえる事もあったので大したことないと自己診断していました。しかし、ライブに行った日の夜に聞こえない状態が続いたので心配になり病院に行きました。「夕べ大音量の中で踊っていたら急に音が聞こえなくなりました。」と伝えたのが悪かったのか突発性難聴と診断されました。点滴を打って診察終了でした。(あの時にもっと丁寧に説明していたら症状の悪化を止められたかもしれません。)会社にも行きたくなくなりました。「会社が悪い。社長が悪い。言う事を聞かない部下が悪い。」と全てを他責にして会社を辞めました。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント【ケース12】

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【ケース12】ソクラテスにならう
部下を動かす方法には3つあります。力で指示命令し従わせる。動くように仕向ける。自ら考え自ら動くようにする。最良の方法は自ら考え自ら動く部下を育てる事です。
問いかけで自ら考え、実行出来る部下を育てるソクラテスメソッドを実行します。ソクラテスを知っていますか。ソクラテスには著書がありません。しかし、彼には優れた弟子が数多くいました。ソクラテスにはプラトンやアリストテレスなどの優秀な弟子がいて、彼らを通じてソクラテスの考え方は世に知られるようになりました。ソクラテスメソッドとは、上司が答えを教えるのではなく、部下に考えさせる理論です。(私が勝手にそう呼んでいます。)あなたが部下を育てたいのであれば、部下に教えるのではなく、部下に考えさせる事が重要です。そのためには適切な質問をすることです。人は質問されると考えます。そして答えます。そして行動します。質問によって自ら考え、実行できるようになります。

 

オートクラインとパラクライン

コミュニケーション理論にオートクラインとパラクラインと呼ばれる考え方があります。人間が物事を理解する際に自分が発した言葉を最初に聞くのは自分です。言葉に出しながら、その言葉を聞いて理解を深めているのです。上司による質問が部下に考えさせて自分ごとにさせるメカニズムです。

 

【自分ごとにするポイント】
部下を動かす最重要ポイントは「傾聴」です。部下がいかに自ら口を開き話せるように聴く事が出来るかがカギになります。私はもっとも難しいコミュニケーション技術が傾聴だと考えています。どうすれば部下が口を開きたくなるのか?まずは上司の聴く姿勢作りです。前述の壁面を使う方法で「私はこう思う」と言えるようにすることで対面しても自分の意見を言えるようになります。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント【ケース11】

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【ケース11】共通の敵と戦う
課題を真ん中におく事で客観化し見える化する。上司と部下が正対してしまうと、部
下は無意識のうちに防御心理を引き起こします。正対するコミュニケーションではな
く問題を客観化し部下と共に解決策を考える見える化について解説します。セミナー
などで実演するのですが、私が上司役をやり受講者に部下役をやってもらいます。最
初は対面の場を創ります。そこで、私が「当社が売上目標達成できないのはなぜだろ
うか?」と尋ねて受講者に感想を聞くと、「思わず、言い訳を探しそうになります。」
「尋問、詰問を受けている感じになる。」と多くの方が答えます。ちょっと意地悪に部
下役の方の目をまっすぐに厳しく見つめるのでなおさらでしょう。本当の上司と部下
であればもっと厳しくなる事でしょう。(上司には部下をいじめたい悪意は決してなく
てもそのように伝わってしまうものです。)

次に模造紙上に問題点を貼り出します。貼り出された問題を一緒に眺めながら問いか
けます。すると、「○○が出来ていない事が問題ですね。」との答えに変わります。

前述の模造紙による問題発見は共通の敵である問題を一緒に解決するパートナーの図
になるための方法です。私たちが問題を見える化する時に模造紙上でPDCAサイク
ルを検証する事が多いです。

お客様の会社の目標達成までの帳票類を全て貼りだします。事業所(部門)別予算、
個人別予算などの目標に関する資料は数多くあります。また、実績に関する資料も多
くあります。しかし、具体的な計画や実行量に関する帳票類が欠如している会社がほ
とんどです。私たちはパートナーとして一緒に問題解決を図るスタンスで見える化し
ています。(提案を聞くよ。と仰る寛大な経営者の方でもコンサルタントから「ダメ出し
」ばかりではやる気も失せる事でしょう。)

良い問題解決の第一歩は敵対となりがちな正対ではなく共に問題解決するための場を
作ることです。問題を共通の課題とする事が出来るようになると、部下がこれまで言
えなかったアイデアや改善を提案するようになります。
自分ごととして捉える第一歩です。

 

【自分ごとにするポイント】
まずは、ホワイトボードや壁面を中心に置いて会話をしてみる。「私はこう思う。」で
会話をリードする事がポイントです。部下が「私は~」と言えるような場を整える事
に留意します。

 

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自分ごと組織づくり5つのポイント       ポイント4:目標を自分ごとにする【ケース10】

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ポイント4:目標を自分ごとにする

【ケース10】今月の目標を言えない営業マン
あなたの部下は今月の売上目標を言えますか?
私はお客様の会社を最初に訪問する時に必ず行う事があります。
それは、朝礼など全員が集まる場所で
「あなたの今月の(売上)目標は何(いくら)ですか?」と一人一人の社員に質問す
る事です。
どの会社でも答えられずに困った顔で固まってしまう社員がいます。
朝礼終了後に上記の質問に答えられなかった社員に話を聴くと、
「目標と言っても上司から押し付けられた数字だし覚えていませんよ。」
「パソコンの中に入っているので咄嗟に答えられませんでした。」と答えます。
私は、彼らが目標の詳細な金額を暗記していないことを問題にしているのではありま
せん。問題なのは、彼らが「目標を達成する事が自分の仕事」だと認識していない場
合です。
・上司に押し付けられた
・達成してもしなくても変わらない
・行ったらラッキー
など、目標を達成する事が自分の仕事ではないような社員に対しては厳しい態度で臨み
ます。社員にとっては給料ですが、会社にとっては費用です。費用対効果に見合わな
い人材は不要です。私たちは彼らに不要な人材になってもらいたくないので厳しい態
度を取らざるを得ないのです。
人も組織も問題解決を通して成長します。その目標を自分の事として捉えていない人
が問題解決など出来るわけがありません。だから、私たちは社員一人一人に確認して
います。

【自分ごとにするポイント】
どうすれば今月の目標を忘れられないか?
が、自分ごとにするための第一歩です。
具体的にはクリアファイルを使って進捗状況を見える化する事などが取り組みやすいでしょう。

黄色や赤の色は目に飛び込んで来ます。色分けした進捗確認表で社員に見える化しますす。A4の用紙に今月の目標と実績を記入します。その紙をクリアファイルに挟み込みます。毎日の目標を朝出社時に記入します。退社時に本日の実績をクリアファイル上から記入します。目標を達成したら青、達成できなければ赤で記入する事で簡単に進捗状況が見える化されます。
コツとして誰でも目に付く見える場所で見える形で実施する事が大事です。「パソコン
を開かなくては見えない。」や、印刷したものを貼り付けるのでは継続しなくなります。
誰にも見える場所で誰でも簡単に更新できる方法で実行する事がコツです。

食器棚で進捗状況を見える化している新聞販売店
川崎市にある新聞販売店では、食器棚の脇に物品販売の目標と実績を対比しています。昨今の少子高齢化や紙離れ、活字離れの影響もあり新聞購読者を増加させるには厳しい社会環境が続いています。その会社では新たな売上の確保のために物販に力を入れています。しかし、新聞販売以外の販売の経験もノウハウもないため、「頑張ろう!」の掛け声だけではなかなか目標達成出来ませんでした。皆の見える台所の棚にクリアファイルを貼り更新する事で目標達成の仕組みとして機能しています。

 

 

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