組織改革のコツ

当ブログは社員数３０人から社員数１００人程度の中規模、中企業を対象としています。人と組織の潜在力を顕在化する組織作りのプロである内海透が執筆しています。組織作り、組織再構築のコツを記しています。１～３分程度でサクッと読める内容です。

魂を入れる

枠組みや計画を作ってもやるのは現場です。
時々出来過ぎる経営者とお会いします。
「社員にとって良い計画や良い仕組みだったらやるだろう。」とおっしゃいます。
が、現場は押し付けられたとしか感じません。次から次へと上が勝手に押し付けてくる。と避けるようになります。
実際、それらの枠組みや考え方を拝見すると従業員の事を考えた素晴らしいものだったりします。
不公平な賃金の仕組みを変える。皆が定時で帰られるようになる。従業員のモチベーションアップを期待している報奨制度。全てが正しく機能すれば「良い会社」になるはずです。
が、枠組みや計画を実行してくれません。
理由は部下を巻き込めていないからです。
全面的に部下の意見を採り入れる必要はありません。
一部の社員で構わないので喧々諤々の議論をする場が必要なのです。
最終的に経営が思い描いたものと一致すれば良いですし修正が必要であれば修正すれば良いのです。
「現場の声をちゃんと聴いているよ」というプロセスを経る事が大事です。
リアルな言葉が反映されるとなお良いですね。
例えば、煩雑な管理システムではなく面倒くさい入力などのように現場で実際に使われている言葉です。
現場の〇さんが言った言葉だとなお良いです。
枠組みや計画は作ったもののなかなか実行されずに困っている経営者にお勧めのコツです。

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率先垂範

１００の言葉より１つの行動＝汗をかく
という名言があったかは疑問ですがトップが社内の社長室でふんぞり返っていては部下は動きません。
トップ自らが率先して行動する。
どこかのコンサルタントみたいに上から目線で
「やっとけ！」
じゃなくて
「俺もやるから一緒にやろうよ！」
が伝わらなくては部下は動きません。
このような話をすると部下と同じ行動をしてしまう社長がいます。
営業系の会社は社長が個人の営業力でこれまでの地盤を固めました。
部下に負けるはずがありません。
同じ事で競っても部下をへこませるだけです。
既存事業は部下に任せる。
自分は新事業や広報などで目標を設定して行動し結果を出す。
新事業の場合には
「何となく」「こっそり」始めるのではなく全社員の前でコミットメントを発表する。
自ら退路を断つ覚悟が部下には伝わります。
広報とは社内の暗黙知を言語化して発信する活動から始めます。
会社の歴史や業界環境、自社と他社との違い、自社の特徴、強みを言葉にすることは難しい事です。
が、週に１つネタを纏めるなどと発表して実現させていくと社内へのメッセージが強化されます。マスコミなどで取り上げられると社員の士気も高まります。
トップが汗をかいて動いている会社は部下も汗をかくのが当然の風土になります。
組織の風土が変わります。

意識ではなく行動を変える結果が組織改革となります。

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１アクションまでにとどめる。

組織が機能していないので組織改革を行いたい。
現状を変えたい。
だから、あれやこれやと試したい。
のは、分かります。
今やっている事で現場はパンクしそうな状態です。（働いている人にとってはなおさらです。）何か新しい仕事を追加する事はやめたいものです。せいぜい１アクション。すぐに取り掛かれる事だけにします。
ある会社の事例を紹介します。
スケジュール管理が出来ていない部下に対して管理させたいという上司。
その部下は、手帳にスケジュールを記入してエクセルベースの報告書に当日の記録を記入していました。手帳の書き写しが出来ていないためスケジュールに穴を空けていました。
上司はエクセルに手帳の予定を入力させようとしました。
が、それでは今までと同様の間違いを起こします。さらに記入漏れが増える可能性があります。
そこで、手帳の予定を写メで撮影して上司へ送る事にしました。
部下は手帳の予定を上司に送る時に自分のスケジュールを再度確認するようになりました。
手書きだったものをエクセルに入力させたり、毎日更新していたものを週次でも取りまとめさせたりと．．．
とかく上司の指示は仕事を増やす事ばかりです。
１アクションで出来る事までにとどめたいです。
部下が成功体験を持った時点で抜本的に仕事のやり方を変えましょう。
それまでは、現状を改善できるレベルにとどめましょう。

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２つの理念

経営理念、ミッション、使命などいろいろな言い方があります。何のためにこの会社は存在しているのか？の想いを言い表す言葉です。その組織、会社で働くすべての人たちが同じ想いで働くことで組織は一体感を持てるようになります。決定と実行のスピードが速まります。組織の生産性が向上します。利益が上がります。

ところが、一つの会社にも関わらず違う理念が併存する組織があります。トップの理念がぐらついていたり弱かったりする組織です。そのような組織で働くと従業員は疲弊します。自分が何のために働いているのか？と自問自答するとトップとの考え方の違いが浮き彫りになるからです。トップの理念が間違っているのではありません。
理念が違うのです。
働く目的が違えばその方法手段である仕事のやり方も違います。
会社の理念と個人の理念が違えば自分の思い通りの仕事が出来ません。自分の居場所が見つかりません。
一つの会社に二つの理念は存在しえません。
自分が立ち去るか理念を変えるしかありません。
苦しそうに働いているのは違う理念を共有しようとしているからではありませんか？

会社にとっても働く人にとっても苦しいのです。

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言い出しっぺを殺さない

会社などの組織で「言い出しっぺ」は貴重な存在です。
みんな小さいころから分かっています。
自分が何かを言い出したら自分がやらなくてはいけないことを。
自分がやり始めたらその責任も自分になります。
失敗したら自分の責任になります。
言い出しっぺになると予定調和を崩します。
嫌われるかもしれません。

メリットとデメリットをはかりにかけると「言い出しっぺ」はデメリットばかりで損になります。
しかし、
言い出しっぺには唯一のメリットがあります。
現状を変えたいという欲求を満たすことです。
あなたの会社や組織で変革の先頭に立つのは、「目立ちたがり屋の言い出しっぺ」です。
彼らの欲求をうまく引き出すことが出来たら組織変革のスタートを軌道に乗せやすくなります。
しかし、かじ取りが大変です。
言い出しっぺは面白い事、楽しい事に関心が向きがちだからです。
言い出しっぺのやる気を削がないように承認しつつも全面同意はしないようにして言い出しっぺを殺さないようにしましょう。

ま、彼らは彼らで面白い事が好きなので自分で見つけてきます(笑)
次の面白い事を見つけたら会社を辞めちゃうかもしれません。
言い出しっぺは飽きっぽいのも事実ですので(-_-;)
それでも言い出しっぺの力をうまく使えると組織変革の最初の一歩を軌道に乗せやすくなります。
２０年前の会社員時代に当時の上司が社長になった時に私は言い出しっぺとして寝食を忘れて組織変革の先頭を走っていました。その後独立してこの道を進んだのは今は亡きＩ社長のおかげです。彼が意図して私をうまく使ったのかは今となっては確認するすべはありませんが。

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書かせる会議

社長が一言発すると全社一致で結論となってしまいます。そうならないために全員に発表させる工夫をする会社を見かけます。が、社長以外にも社内には影響力がある人がいます。その人が言ったあとにはその人の意見への補足や言い換えた意見ばかりになります。反対意見は出にくくなります。結果として社長が決定する会議と同じく「考えない」会議になってしまいます。
毎回座る場所を変える。司会の右側から発言する。や司会が何らかのルールにのっとって発言する人を指名する。さらに会議の司会と書記を交代制で担当させるなど誰が言ったかに振り回されないようにすることで影響力のある人に振り回されにくくなります。私は考えていることを書かせるようにします。一番使うのが付せんを使った方法です。参加者に付せんに自分の意見を書かせます。書いた付箋を壁面やホワイトボードに張りつけます。ホワイトボードに貼り出した付せんにはこれまでと違った多様な意見が貼り出されていることでしょう。
いきなり初回には良い意見は出てきません。なぜなら、これまでは自分の意見を言わずにすませていた参加者です。こちらが工夫をし宝と言ってすぐに反応してくれるほど甘くはありません。そのような時には小さなテーマに対して数多く意見を書き出させることをお勧めします。５個書き出させるようにすれば１つや２つは本音が出てきます。他には賛成２つと反対１つを書き出させる方法も効果的です。「賛成だとしても１００％賛成はあり得ない。どこかにくすぶっている想いがあります。」などの前振りをしたうえで反対意見を書き出させます。会議は誰かに従うのではなく自分の意見を言って良い場所にしていきます。

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