人と組織の悩み“あるある” 仕事が出来る人ばかりに仕事が集中する

3月17日 人と組織の悩み“あるある” 仕事が出来る人ばかりに仕事が集中する

 

中小企業あるあるに留まらず、どこの会社でもあるあるになっています。

仕事が出来る人は仕事を自分の管理下に置きます。一方の仕事が出来ない人は自分を仕事の管理下に置きます。仕事を自分の管理下に置くという事は、「この仕事の難易度は?」「いつまでにこの仕事を終わらせる。」「優先順位は?」を自分で設定できます。いつでも手すき状態を作れます。一方、仕事の管理下に置かれている働き方では常に仕事に振り回されています。その結果何も完了させることが出来ず常に振り回されています。

仕事が出来る人は忙しいにも関わらず他の人の仕事を引き受け順調に完了させていきます。

仕事が出来ない人は忙しさばかりをアピールしています。

 

では、どうすれば良いのでしょうか?

「仕事の平準化」を目指すことになります。

が、結論から言えば、平準化は出来ません。

仕事が出来る人はやはり次から次に新しい仕事を見つけて来ますし、出来ない人は新たな出来ない理由を言い出すからです。

それでも、仕事を見える化し平準化する事は方向として間違いではありません。

過大な期待をせずに進めましょう。

仕事の平準化を進める手順は

1.現状の仕事の棚卸を行う。

2.仕事の難易度を分析する。

3.難易度が低い仕事は誰にでも出来るようマニュアル化する。

4.難易度が低い仕事を誰もが実施出来るような仕組みを作る。

5.徐々に誰でも出来る仕事の難易度を上げていく。

となります。

1の仕事の棚卸については、 https://hcj.bz/oc019/ 記事にあるシートを使って全員の仕事を棚卸します。

2の難易度については全員の仕事の棚卸シートが完成した時に「経営」もしくは「管理職」レベルですり合わせを行います。

自部門の自分の仕事の分析だとどうしても主観的になってしまいます。そこで、他部門や全体を俯瞰できる経営が行います。

3のマニュアルの作成については、それらの仕事について「手順・道具・コツ」を網羅して完成させます。

※本日の記事も手順1→5の順序。道具は仕事棚卸シート。コツは分析時に自分たちでやるのではなく俯瞰できる視点の人が分析するのように記しています。各企業によってコツは違うのは当然です。

4の難易度が低い仕事を誰もが実施できるようにするためには、仕事のシフトの組み方や交代制でその仕事をさせる事などで実施させます。

※余談になりますが、昨今の働き方改革は中小企業には負荷の重い押し付けです。有給休暇を取らせなさいとのお達しなどはなかなか実行できないのではないでしょうか。しかし、難易度の低い仕事は他部門の仕事であっても誰でもカバーできるようにすることで有給休暇の取得が可能になります。

5については、4が出来るようになればもう一つ上の段階を目指そうとする事で可能になります。

前述したようにここまで実施しても仕事のできる人の負荷が減るわけではありません。仕事が出来る人は難易度の高い仕事をやっているからです。しかし、難易度の低い仕事は誰でも出来るようになります。結果として、底上げに繋がります。

仕事が出来る人と出来ない人との差を無くすことは出来ませんが改善とはなります。

ご参考となれば幸いです。