人と組織の悩み”あるある” 会議の「しーん」を何とかしたい。【2019年12月】

毎月1回「人と組織の悩み“あるある”」と題して、

私が直面した人と組織の悩み“あるある”事例とその解決策を紹介いたします。

 

 

それでは、人と組織の悩み“あるある”をご紹介いたします。

 

会議の場での「しーん」を何とかしたい。

 

社員に自発的になってもらいたいとの思いの経営者は多い事でしょう。

会議の場で、

「何か意見ありませんか?」

となるべく社員の自発性を引き出そうとされているでしょう。

しかし問いかけに対して、「しーん」となってしまう現実。

結果、議長である社長が「あ~しろ、こ~しろ」と言わざるを得ない。

 

なんとか参加者から活発な意見が出る会議を運営したい。

どうしたものか?

との悩みを良く聞きます。

 

事前準備なしに会議に臨むとなかなか意見は出ません。

社長や経営陣以外はサラリーマンです。

無意識に自己防衛本能が働きます。

「変な事」を言って評価を落としたくありません。

また、自らが言い出しっぺになり自分がやらされて責任を負わされるのを避けたいものです。

 

だから、誰も口火を切りません。

人間の当然の心理です。

参加者は会議の場で安全に発言できる事の保証が欲しいのです。

そのために事前準備が必要です。

下話とか調整とか言い方は色々あります。

総じて悪い意味で使われます。

が、それは大企業などで事前に合意形成したい場合や、恣意的に意見を誘導したい場合などです。

「しーん」を打破する目的であればどんどんやるべきです。

 

会議に参加する部下に会議の数日前に相談の形でもちかけます。

相談の形で持ち掛けられれば部下は上司の話を聴かざるを得ません。

「今度の会議でこんなことを考えているんだ。みんなから意見を出してもらいたいんだ。

だけど、いつもの会議の形だとなかなか発言が出なくて困っているんだ。」と持ち掛けます。

「○○さん(部下)に口火を切ってもらいたいんだけど。」と続けます。

ここから先は、あなたと部下の関係、及び部下のレベルにもよりますが、

1.口火を切ってもらう。プラス、会議の議論をリードしてもらう。

2.口火を切ってもらう。「私はこう思います。」と自分の意見を言ってもらうレベル感。

3.口火を切ってもらう。その後はあなたが引き受けて○○さんはこう考えている。△さんはどうだろう?と呼び水にする。

といくつかの進め方を想定して進めます。

3のパターンであっても「しーん」の会議は打破されます。

 

次にご紹介する方法は、「書いてもらう」事です。

大き目の付箋紙を用意します。

「○○についてご自分の考えを書いてください。」と切り出します。

付箋紙に書いてもらいます。

5分程度の時間で書いてもらいます。

無言の時間が続きますが、しばらく待つと必ず書き始めます。

似たようなアイデアが多くありますが、時々斬新なアイデアが生まれます。

付箋紙を模造紙やホワイトボードに張り出して説明をしてもらいます。

説明が始まると参加者が突っ込み始めます。

「しーん」をワイワイガヤガヤと活気のある会議の場へと転換できます。

 

上記のような方法を採り入れる時に気を付けて欲しい事があります。

議長がすぐに結論を出したり講評をはじめない事です。

参加している社員にとって「この場は守られている。」

という安心感が欲しいのです。

雑多で凡庸なアイデアや意見かもしれませんが、発言しやすい場である事が認識され継続されることで本当に言いたいことを口にするようになります。

あくまでもこの2つの方法は社員の意見を引き出すきっかけです。

きっかけの段階で否定する事はやめたいものです。

 

今月の「人と組織の悩み“あるある”」はいかがでしたか?

 

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ありがとうございます。

日程が合わなかった方はお気軽にご連絡ください。

出張セミナーを致します。

 

それでは、

また来月お会いしましょう。

よいお年をお迎えください。