4月28日 人と組織の悩み“あるある” 引継ぎ出来ない

人と組織の悩み“あるある” 引継ぎ出来ない

 

どんなに慰留しても「辞める」決心を固めた社員の気持ちは変わりません。

となると、お互いに良い関係のままで会社を辞めてもらいたいです。

辞める本人から後継担当者へとスムースに仕事を引き継がせたいです。

しかし、なかなかうまく引継ぎが出来ません。

その結果、営業や顧客サービス担当の場合はお客さんを失う事があります。

製造などでは規格外品や生産性の著しい低下があります。

間接部門では事務処理のミスなどが引き起こされます。

他にも大小様々な不便を被ります。

引継ぎが出来ないのは二つの理由があります。

一つ目は、引き継ぐべき仕事とスケジュール化が出来ていないからです。

中小企業“あるある“の人に仕事が付いている状態だからです。

「○○さんだから出来る」属人仕事です。

二つ目は、引き継ぎのスケジュールが実行できないからです。

「有給消化」の壁に阻まれて仕事の引継ぎを完了できません。

一つ目の引き継ぐべき仕事を明確にするためには仕事の棚卸を実施させます。

仕事の棚卸に基づき引継ぎチェックリストを作成します。

そして、スケジュール通りに引継ぎを行います。

が、二つ目の理由に拒まれます。

有給消化の名のもとに引継ぎの後半部分が放置されるのです。

引継ぎ後継者にとって問題なのは、引き継ぐ仕事の細かい実務です。

大まかな流れは口頭で引き継げますが、仕事を行っていくうえで「聞きたい事」を聞く機会が無いのでスムースな引継ぎが出来ないままになるのです。

前任者が出社している時には「いつでも聞ける」のですが、有給消化に入ると途端に聞きたい事が溢れてきます。

でも、有給期間でずるずると聞けないままとなる。

そうしないためにも、夏休みの登校日のように指定日出社をしてもらいます。

有給休暇は自社の社員だから取得できるのです。

その期間はあくまで自社社員なのです。

転職先を探したり、転職準備をしたりには目をつぶって上げても自社の引継ぎを蔑ろにしないのは当然です。

有給消化の日程は引継ぎスケジュールの中で調整します。

例)引継ぎ期間が1か月の場合、

1週目は仕事の棚卸と全体の流れの確認。

2週目は2日出社3日有給消化

3週目は2日出社3日有給消化

4週目は1日出社4日有給消化

有給残10日でも、最終日を出社にすると飛び石の出社日に実務の引継ぎをスムースに行えます。

仕方がないですませないようにしたいものです。