組織改革のコツ 書記による文書記録

当ブログは社員数30人から社員数100人程度の中規模、中企業を対象としています。人と組織の潜在力を顕在化する組織作りのプロである内海透が執筆しています。組織作り、組織再構築のコツを記しています。1~3分程度でサクッと読める内容です。

組織改革のコツ  書記による文書記録

「言った。言わない」の認識のズレはお互いの記憶に頼っているからです。
記憶ではなく記録し記録を参照する文化を作る事が組織作りには不可欠です。

組織が機能していない会社では書記が不在か、いても記録が活用されていません。中小企業では会議に必要な人が不参加の場合もあります。その時に書記が記録内容を補足することでズレが減少します。(多少の認識のズレは発生しますが。)会議を始める際に議長(社長の場合が多いでしょう。)が書記を任命する。前回の振り返りを行う。そして本日の会議の目的を宣言する。

私はある行政の外部団体の理事をやっています。議案の目次が式次第となっているのには最初ビックリしました。実際の運営は事務局が作成した式次第にのっとり議長が遅滞なく進めていました。中小企業であれば事務方のレベルが大きく違うかと思われます。管理職会議などでは書記を持ち回りで実施しレベルを高めていくのも一つの方法です。

繰り返しになりますが、文書化のコツは議案書と議事録の目次づくりです。

式次第のイメージです。はじめは式次第通りの進行は難しいかもしれません。が式次第がある事によりズレを修正できます。毎週定例的に行っているのであれば予めひな形を作成してしまいます。
形から入る事がコツです。

 

 

【無料】プレゼント
当ブログで好評の「組織図の作り方」を小冊子にまとめました。
ご希望の方は下記ページよりお申し込みください
http://bit.ly/2F2lHsD