自分ごと組織づくり5つのポイント 【ケース6】

当ブログは社員数30人から社員数100人程度の中規模、中企業を対象としています。
人と組織の潜在力を顕在化する組織作りのプロである内海透が執筆しています。
組織作り、組織改革、組織再構築で他人ごと組織を自分ごと組織にするポイントを記しています。

【ケース6】組織図づくりワーク
全社で30人くらいの企業規模であれば全社を対象にして実施します。それ以上の規模になると各管理職が自部門を対象に実施します。

100人規模製造業での製造部門の事例
製造部門は、製造管理課、製剤課、製品課の三課で構成されています。製造部全体で20人ほどです。
製造部長は他社から中途入社し製造部門一筋30年の60歳代の大ベテランです。しかし、各課の課長は30~40歳代が中心です。課長とは言え全てにおいて部長にお伺いを立てている状態でした。部長も「いずれ彼らに任せなくてはいけない。」と言いつつも結局自分がやった方が早いからとの理由で仕事を部下に任せていませんでした。
そこで、組織図づくりのグループワークを行いました。
まず、グループワークの事前準備として製造部長の仕事の棚卸を実施しました。現在製造部長が行っている業務を書き出しました。その横に難易度と習得までの期間を記入しました。

製造部長、製造管理課長、製剤課長、製品課長の4名でグループワークを行いました。
模造紙上に、各役職に対して現状の人員の名前を書いた付箋を貼ります。
その横に後継者候補の名前を貼ります。製造部長の後継者候補は各課長です。
次に各課長の後任候補の名前を貼り出します。
この作業を部長と各課長で行いました。各課長にとってぼんやりとしていたものが自分ごとになり始めました。

次に部長の仕事の棚卸に基づいた仕事一覧に対する引き継ぎのスケジュール化を行いました。難易度と習得までの期間を書きだしているため、何をいつから着手すべきかが明確になります。
「いつかやろう」ではなく「今から着手する」と具体的になりました。
これまでは部長頼みだった各課長の目の色が変わりました。
この会社では年間2回新商品の発売があります。新商品発売に際してやらなくてはいけない事務関係の仕事は全て部長が行っていましたが、早速その年の秋の新商品発売時期に向けて製造管理課長が事務関係を引き継ぐことになりました。
また、各課長同士が何を行っているのかを分からないという事も判明しました。月1回定期的に部会を実施する事になりました。各課長が自分ごととして取り組みました。1年半ほど後に部長となったのは製剤課長でした。元々工場の機材管理や原価管理などを行っていたため工場全般の業務の流れを把握していたからです。
部長交代時に製造管理課長が製剤課長となりました。製品課長が製造管理課長となりました。製剤課の係長が製造管理課長となりました。部会は部長、課長、係長が参加して部門内の課題を共有する場となりました。繁忙期には製造部内で各課をまたいだ応援体制を取れるようになりました。

 

【自分ごとにするポイント】
部長の仕事を誰かが引き継ぐとは分かっていても部下からは言い出せません。上司も何をどのように引き継がせれば良いのか分かりません。密室での決定とならないようにグループワークで自分ごとにしました。しかし、人事に関する事です。「押し付けられる」と感じられるような雰囲気では失敗します。「ワイガヤ」の楽しい雰囲気を作る事がポイントです。

 

 

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