自分ごと組織づくり5つのポイント 【ケース4】

当ブログは社員数30人から社員数100人程度の中規模、中企業を対象としています。
人と組織の潜在力を顕在化する組織作りのプロである内海透が執筆しています。
組織作り、組織改革、組織再構築で他人ごと組織を自分ごと組織にするポイントを記しています。

【ケース4】管理職会議を機能させるには
管理職会議を機能させるためには記憶ではなく、記録の蓄積が重要です。体験・経験したことが無い人(新しく入ってきた人)に物事を伝えるには自分の主観的な記憶だけで伝えられません。また、記憶は人による差異が大きくなります。記録として残すことで一度に多くの人が物事を共有できるようになります。
当社のお客様には下記の会議議案シートと議事録の活用を勧めています。(ただし、その会社のレベルを見定めた上でとなりますが。
会議で何を話し合うべきか?決定すべき事なのか?共有すべき事なのか?どのような流れで話し合うべきかがこのシート1枚で完結します。その後、議事録としてまとめるのにも適しています。当社が支援した顧客の管理職会議が機能するのはこの会議議案シートをフォーマットとして使っているからです。

管理職会議を機能させる手順
1. 会議の目的を定義します。
2. 下記議案シートを使用して会議を開催します。
3. 議案シートに決定事項を記入し議事録とします。

議案シートについて
記載事項
1. NO(通し番号)
2. 日付
3. (議案作成者の)氏名
4. 議案:○○の件、○○について
5. 目的について1.意思決定 2.情報共有について明らかにします。
6. 背景・経緯(意図・根拠)
議案としてあげるに至った背景や経緯について詳細に記入します。
会議に出席している人は発議者がどのような経緯で議案として提出しているかが不明です。文章が長くなっても構わないのでこの部分で共有させましょう。
なお、当議案シートは会議の3日前までに作成するようにさせています。それは会議当日にこの背景や経緯の説明に時間を割かないためです。
7.課題
意思決定の場合には何らかの課題があります。「○○を実行したいのだがこのような課題がある。このように解決したいと考えているが以下に続きます。」
8.機会・脅威
これはチャンスです。もしくは、今手を打たなくてはこのような脅威となるでしょう。
9.目標
進めるにあたって定量的な目標を設定します。頑張りますではなく具体的目標があるから行動できます。
10.アクションプラン
どのように実行するのか?について担当者と期限を明確にします。
11.経済性
費用対効果について、及び検証方法について

ある会社では経営会議を決定機関、管理職会議を検証機関と決定しました。30人程度の規模であれば、どちらも一緒になりがちです。あえて2つの会議体とすることで意思決定が迅速となりました。

 

【自分ごとにするポイント】
組織化とは関係性での仕事のやり方から合理的な仕事のやり方への転換です。関係性の中では空気を読む事が重要です。「何が正しいか?」ではなく「誰が正しいか?(誰につくと良いか?)になりがちです。一方空気を読まない合理的な仕事のやり方では「何が正しいか?」について議論出来る組織基盤を構築します。その際に必要とされるのが論理的思考です。「なぜ」を正しく伝えて「どうするのか?」を共有する事が可能となります。そのためのツールとして議案シートを活用します。
しかし、急に論理的になれと言われてもなかなか出来ません。月1回の管理職会議以外に隔週程度で議案の作り方の検証を各部門を対象に行います。
「こんな感じで意味通じるでしょうか?」などを管理職相互でやり取り出来るようになると自ら学習する組織の礎になります。

 

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