組織図作り方 考え方 中小企業

組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 14.マニュアル

第3章1節.2・マニュアル

「何事も小さな仕事に分けてしまえば、特に難しくない。」
とはマクドナルドの仕組みを作ったレイクロックの言葉です。
彼は、業務用ジューサーのセールスマンを経て50代でマクドナルド兄弟からハンバーガーショップの権利を買い取り、フランチャイズ展開で世界的企業に育て上げました。
マクドナルドの味はマクドナルド兄弟。仕組みはレイクロックが作り上げました。
組織化とは仕組作りに他なりません。

新入社員をぶらぶら遊ばせる事なくすぐに仕事を出来るようにするためにマニュアルは欠かせません。
出来ない人が出来るようにするためには、「箸の上げ下ろしレベル」まで分解されている必要があります。
出来れば「見てすぐに分かる」イラストや動画で解説出来れば尚良いでしょう。
仕事を人に教えるときや標準的な仕事を共有化するためにマニュアルを作成している会社は多くあります。
しかし、マニュアルのレベルがまちまちだったり、ずいぶん前に一度作って更新がされていなかったりします。せっかくマニュアルを作っても使われないのであれば意味がありません。随時更新して使えるマニュアルとしたいものです。
あなたの会社では箸の上げ下ろしレベルに分解されたマニュアルを用意し更新していますか?

マニュアルの作り方(理論編)
箸の上げ下ろしに分解したマニュアルを作成、運用する。
手順・道具・コツ
本書は中小企業の組織化マニュアルとも言えるでしょう。
マニュアルは、それを理解できれば誰でも同じように再現できる方法です。
「〇さんだから出来る」=属人的要素を排し、正しい手順通り行う事で誰もが再現可能となります。

マニュアル作りには欠かせない3つの要素があります。
1. 手順、2.道具、3.コツです。
例えば、掃除を例に説明します。
1.の手順は、上から下に掃除をする。天井から床にかけて掃除をする。
なぜならゴミは上には上がらず下に溜まるからです。
また、真ん中から四隅に向けて掃除する。
ゴミは隅に溜まりやすいからです。
一つ一つの手順が理に適っているため誰が行っても同じように掃除が出来るのです。

2.の道具ははたき、ほうき、ちりとり、掃除機、雑巾、洗剤、空雑巾、ワックスなど手順に応じて決まります。
3.コツ(独自の方法)については昔であれば一子相伝的に現場を一緒に経験しないと伝わらない事とされていました。しかし、現在ではこのコツをどのように社内で素早く共有できるかが会社の競争力の源泉となっています。前述の掃除の会社では、毎週木曜日の早朝勉強会で気づきを共有しパートさんも月1回の研修会でコツを共有しています。
余談だがコツとは骨の事です。表からは見えない本質的な部分でもっとも大事な事との意味が語源です。
本来は、OJTのように現場を一緒に経験する事が一番望ましいのですが、研修などで事例を通じてコツに触れる事が可能となりまする。あなたの会社ではコツをどのように共有させることが出来るでしょうか?

・コツ:出来ることに分解する。マニュアルの目的は教育です。
最初から全ての仕事を出来る人はいません。
何も出来ない所からスタートします。にも関わらず、最初から全て出来ることを期待してしまう。学校を卒業したばかりの新入社員には名刺交換の仕方や挨拶などの当たり前の事から教える。
そして、営業であれば上司と同行してお客様の所へ訪問する。
一つ一つの出来る事の精度を高める。
それら出来る事を高い精度で組み合わせていくのが仕事です。
名刺交換と挨拶ができるようになれば飛び込み営業は出来る。
会社の説明、商品の説明が出来るようになれば一人でお客様を訪問させる事が出来る。
出来なかった事を一所懸命練習すれば良い。
「やった事の無い事」は出来ないのだから仕方がない。
ただ、出来ると思える事が高い精度で出来ているかが問題です。
他の人に「どうだ!」と自信を持って見せられる水準である。
分解された一つの部分を出来るようになると自信を持って次のステップに進める。
中途半端な水準で次のステップに進んでも、全てが中途半端なままとなります。

 

マニュアルの作り方(実践編)
・動きのある仕事
普段の仕事をカメラやスマホで撮影する事から始めても良いでしょう。
ある看板製作の会社ではシートの加工を写真で撮影しマニュアル化しています。
もっともオーソドックスなマニュアルの作成方法です。

なかなか時間が取れない方はあえて○○教室を開催する事で自分たちを追い込む事も良いでしょう。ゼネック社ではサボンちゃんの楽々お掃除教室を地域で月1回開催しています。毎回掃除のコツを伝えています。一般の人に掃除のコツを教えつつ自分たちはその素材を基に研修し社内のレベルを高めています。

最近は動画や写真の編集も簡単に出来るようになりました。内部向けであればスマートフォン1台で撮影したものをマニュアルとして活用しても良いでしょう。

・動きが見えづらい仕事
パソコン上の仕事など動きが見えづらい仕事の場合はプリントスクリーン(スクリーンショット)を使うと分かりやすいでしょう。下図は当社の「ユーチューブを使って検索上位になる方法」のセミナー資料です。プリントスクリーンで画面を切り取りウインドウズ標準装備のペイントを使ってマニュアル化しています。

 

・動きが見えない仕事
最近はこの仕事が増えています。考える仕事です。
当社のようなコンサルティングなども動きが見えません。
大きな流れは、現状分析→課題抽出→解決策立案→提案→実行です。

しかし、課題のレベルや優先順位などはコンサルタントの経験値や相手の危機意識で変化します。また、伝え方も相手によって変わります。
コンサルタントのこれまでの背景により理解度も違います。
それでも全体の流れやポイントについて自分が伝えられる事は全て言語化するしかないと考えています。私が恵まれている事は自分のやり方を伝える事が不自然ではない事です。

最後は口伝(くでん)口伝えで伝えるしかありません。

 

マニュアルの活用法
江戸川区の家事代行を行っているゼネック社ではパートさんも月1回の研修会でマニュアルを使った勉強会を実施しています。各パートさんが「気になった事」や「注意点」を発表し、マニュアルを定期的に改善しています。

また、家事代行部門責任者の求由美氏は自社の掃除方法をユーチューブ動画で「サボンちゃんの楽々お掃除教室」として投稿しマーケティングにも有効活用しています。

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 13.職務記述書

第3章1節.1・職務記述書で職務を明確化

私は中小企業でしか働いたことがありません。
職務記述書は外資系企業では当たり前とされているものだそうですが
現物を見た事がありませんでした。
先日長谷川先生に現物を見せてもらいました。
見た瞬間に、なぜ、日本の企業では使わないのか不思議でなりませんでした。
大企業ではなく中小企業には必須です。以降、当社では職務記述書を推奨しています。

良い物はすぐに真似しましょう。

 

しかし、前述の通り全体から部分へブレイクダウンするのが難しい中小企業では、マニュアルと評価基準を基に職務記述書を固めていきます。さらに仕事の棚卸を並行して行う事で部分と全体の整合性が取れるようになります。

営業部長の場合、職務記述書で何をやるのかを営業マニュアルでどうやるのかを評価基準でどこまで出来れば出来たのかを明記します。

一度使ってみると非常に分かりやすいです。

「あなたの仕事は○○です。具体的に▽▽を期待しています。いつまでに〇○の結果を出してください。」と明確に出来るのです。

当社では、コンサルティングの案件のゴール設定に使っています。お客様にとって費用対効果が分かりやすいからです。

 

こういったツール活用のコツは、「出来なくてもやってみる。」です。社風が凝り固まった会社ではなかなか導入できません。柔軟な対応が出来ない事=トップの頭が固まっているです。自社で出来るか分からなくても「やってみましょう!」

 

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 12.組織を動かす

第3章:組織を動かす

組織図を作っても、組織は動きません。組織図は設計図です。
動くのは人。
動かすのは社長です。
本章では組織を動かす方法について解説します。

 

第3章1節.職務記述書・マニュアル・評価基準の三点セット

「人に仕事がつくのではなく仕事に人がつくようにしたい。」
との相談を良く受けます。

「そのために何をしているのですか?」
と尋ねても、
「何度も言ってるんですけどね~」と答えにならない答えが返ってきます。

当社では、下記の三点セットの活用を徹底しています。

職務記述書で何をするのかを明確化。
マニュアルでどうやるのかを明確化
評価基準で評価する。

スッキリですね。
「それが出来れば苦労しないよ。だからコンサルタントは机上の空論ばかりで困るんだよ。」
ええ、そうです。皆さんが出来れば私の出る幕はありません。分かっちゃいるけどなかなか出来ないから私たちがお手伝いしてるんです。

余談になりますが、
コンサルタントには2通りあります。
魚釣りに例えると、魚を釣ってあげる仕事をする人=代書屋さんや代行屋さんです。
補助金や助成金などの書類(経営計画までも)を代わりに書く仕事。
税金の申告を代わりにやってくれる税理士さんや営業代行などの仕事。


私は、魚の釣り方を教える仕事をしています。
上記三点セットの使い方を教えてお客さんが自分たちで出来るようになる事が
私たちの仕事のゴールです。
以下で各ツールについて解説します。

 

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 11.金:財務と経理

第2章2節.4・金:財務と経理

財務の視点はとても重要です。しかし、中小企業では何をどう考えれば良いか分かる人はほとんどいません。中小企業経営者がPL(損益計算書)は読めても、BS(貸借対照表)が苦手な人が多いためでしょう。財務はまさにBS(貸借対照表)活動です。どこでお金を調達し、どのように活かすかが財務の仕事です。未来を予測する活動です。経理の仕事は、売上からかかった経費を記録をする事が主な仕事です。過去の活動を間違いなく記録する事が最重要です。中小企業の現場では経理のおばさんが領収書を入力する事が仕事だとの認識ですね。
しかし、黒字倒産という言葉があるように損益計算書だけを見ていても会社の存続は出来ません。社長が財務視点を勉強する事で生き残る会社を作る事が出来るようになります。また、税務会計と管理会計の考え方の違いについても押さえておきたいポイントです。

日本の中小企業の会計はほとんどが税金の計算のための税務会計です。税理士さんは税金の金額を算出する事が仕事です。社長は利益を出す事が仕事です。利益を出すためには管理会計の考え方が必要です。各部門に予算を割り当てる。目標と実績の乖離を無くすために活動する。管理会計の考え方を全社に導入する事で利益を出せる体質に変わります。

最近読んだ本でとても参考になる考え方をご紹介します。

投資に関する意思決定(投資の決定)と、その投資に必要な資金調達に関する意思決定(資金の調達)と、そして運用して得たお金をどう配分するかという意思決定(配当政策) が財務の仕事~ざっくりわかるファイナンス:石野雄一(著)より引用。

 

私が監事を務めているNPO法人の例を紹介します。福祉は補助金事業です。〇人来たら〇円が決まっています。私が関与したばかりの時は、「今月は〇円だった。良かった~。」のレベルでした。しかし、管理会計を導入するようになってからは、「今月は〇人に来てもらうために○○をします。」と数字に対する執着が出て来ました。管理会計の導入の効果です。

 

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 10.人:人事と労務

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第2章2節.3・人:人事と労務

経営3資源の中で、人に関する項目です。2017年現在ではもっとも重要なテーマです。「良い人が来ない」どころか、「人が来ない」から仕事はあっても潰れる状況になっています。どのように採用・育成するのかを考える事が人事の仕事です。
採用した人材の労働時間管理や環境整備は労務管理として行います。「中小企業だからそんなに大げさに考えなくても良いのではないか」と言う方もいます。「だから、中小企業どまりなんですよ。

毎年30万人以上の人口が減少している日本。日経新聞で特集されていた記事「大廃業時代の足音:中小「後継未定」127万社」は現実です。人を採用するためのマーケティングが必要です。そのためには、自社が何を行っているのか?何を目指しているのか?計画的な情報発信が必要となります。これまでのように学校を回って担当者との関係を築いて… では遅すぎます。「出来の良い子」は自分の頭で就職先を探すようになります。ただでさえ中小企業の採用は難しい状況下で益々差が広がるでしょう。

 

また、労務管理=仕事の成果と支払う給料も一律ではなくなります。自社の考え方と合う人材と個別契約となるでしょう。短時間正社員の雇用も当たり前となるでしょう。

政治と財界がもたもたして追いつかない状況となりそうですね。外資に優秀な人材をもっていかれて日本は本当に空洞化してしまう危機感を持っています。

コンサルタントは既にそのような働き方になっています。1人日あたり○○円。で仕事を引き受けます。フルタイムでどこかの企業に雇用される働き方は益々減少するでしょう。労務管理の考え方が20世紀型製造業をモデルとしていますが現場では働き方が変わっています。ルールは守らなくてはいけませんが、ルールによって競争力が失われては本末転倒です。働き方改革は政府主導ではなく働く人主導だと私は考えます。「どのように生きるか?」「どのように働くか?」の結果として労務管理です。人事戦略で将来像を描き現実的な運用を行いたいものです。

 

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 9.売る:マーケティングと営業

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第2章2節.2・売る:マーケティングと営業

認識から購入までの心理変化5段階と営業活動及びツールサミュエル・ローランド・ホールがRetail Advertising and Sellingにて紹介したAIDMA理論を日本の中小企業の現場に合わせたのが当社考案の心理変化に応じた営業ステップです。
焼き鳥屋が煙を外に出して、香ばしい香りで人を誘うのは人間の嗅覚に訴えるからです。
テレビコマーシャルに綺麗なお姉さんが出るのはオッサンの男性性に訴えるからです。
太っている人がダイエット食品を買うのは、
ビフォーアフターのPOPや写真などの広告を見て自分もそうなりたいと思うからです。

人間に心理変化を引き起こし購入させるまでのステップを理解し、組み立てる事で売上を向上させることが可能となります。

 

大企業などでは、マーケティングと営業を分けている場合が多くあります。
営業については販売会社や代理店などにさせるケースも多くあります。
中小企業では販売会社を除いてマーケティングと営業を一貫して自社で行います。
社長や経営幹部は自社のマーケティングを徹底的に考える。
その上で営業活動は「マニュアル化」して「誰にでも」出来るように落とし込みます。

 

マーケティングと営業の違い

マーケティングと営業の言葉の違いについて再定義します。
マーケティングとは市場と自社の商品・サービスを適合させていくことです。
「Market+ing」と理解すると理解しやすいです。
上記の心理ステップではお客様が当社商品・サービスを認識し、関心を持ち欲しくなるまでの3ステップに該当します。
営業とは見込顧客と自社の商品・サービスと合致させる事です。
見込顧客の潜在的な悩みや欲求を解決できる商品・サービスを顕在化させて決断させる事です。
上記の各ステップを中小企業では自社内で完結させる事が望まれます。
だからこそ商品開発とマーケティングは経営が考えなければなりません。

前節で商品開発について頑張って欲しいと記しました。
もう一つ頑張って欲しい事が「マーケティング」です。
経営の神様と言われるドラッカー氏は、「マーケティングは営業を不要にする」と言っています。営業の人間にとっては「カチン」とくる言葉ですね。
私はコピー機の飛び込み営業が最初の仕事でした。なおさらでした。
しかし、その真意を理解すると「御意」となりました。
マーケティングでお客様に目の前にまで来てもらえたら営業の仕事の効率は飛躍的に高まります。適切な市場を見出し適切なツールでお客様の心を動かす事がマーケティングです。
是非、マーケティングに注力して欲しいものです。

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 8.機能別組織図の作り方(実践編)

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組織化の階段を昇れず忸怩たる思いをしている経営者必読!
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第2章2節. 機能別組織図の作り方(実践編)

これまで組織図の作り方の考え方について解説しました。
以下では、実践編として貴社への落とし込み方を具体的に解説します。
組織の機能として4つに大別しました。1番目が商品やサービスを提供する機能。2番目に売るための機能。3番目と4番目は間接部門の重要な機能である人と金に関する機能です。更にこれらの機能は考える部分と動く部分に分けて考えます。
※いかに自分自身が考えずに動いていたのかが明らかになります。

 

 

第2章2節.1・提供する:開発と提供(製造・サービス)

私が中小企業に一番期待しているのが「開発」です。
真にイノベーションを起こし世の中を変えて欲しいです。
私は事業再生コンサルタントを行っていたので、
中小企業には、人・モノ・金の資源が乏しいのは重々承知しています。
それでも新商品開発を行って欲しいのです。
目先を変えて誤魔化し補助金や助成金でお金を貰う。
そんな小手先の商売は止めて欲しいです。
お客様にとって良い物、世の中を変えるものを作り出して欲しいです。
そのためには「うんと」勉強しなくてはいけません。
が、それが出来るのが中小企業だと思います。
大企業が過去の「モデルチェンジ」で茶を濁している間に
「アイデア」と「スピード」で大企業をぎゃふんと言わしてください。

一方、過剰品質で大企業と競うのはやめましょう。
中小企業の「おもてなし」「ホスピタリティ」は素晴らしいのですが、
それらは全てコストです。

マスコミなどで取り上げられれば良いでしょう。
しかし、、毎回同じ労力をかけて同じ値段で過剰サービスに陥っている事例を多く見かけます。
単純労働はどんどんAI(人工知能)にシフトします。

師匠の長谷川先生は「AIが進化しても経営者の勘」には勝てない。
経営者は勘を磨きなさい。と仰っていました。
プラウドフット代表の長谷川社長とお会いした時に「これからは大抵の仕事はAIに置き換わる。一方で手足を動かし「感覚」を伝える原始的な仕事は誰もやらない。
原始的な仕事を知的にやる事がコンサルティング会社の生き残る道だ。」と仰っていました。


AIと戦う事なく人間に出来る、原始的、感覚的な仕事を磨く事がこれから益々重要となります。

現場実践は当然大事です。
しかし、現場=現実視点です。妄想や空想はなかなか描きにくいのが現実です。
「旅に出る事。人に会う事。本を読む事。」で視点を高く、視野を広げて欲しいのです。
私は近しい経営者とは一緒に旅に出ています。
現実視点から脱却できないという方はご連絡ください。
是非、ご一緒しましょう。

 

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 7.経営と現場

第2章1節. 経営と現場

組織全体としてPDCAサイクルを回します。

経営が決定する。

現場が実行する。

現場が検証・改善する。
その結果を経営が検証する。

大きなPDCAサイクルを回すために組織は経営と現場に分かれます。

管理職が不在の会社の場合は全て社長が意思決定を行う事になりますが今後組織化を考える上で知っておきたい事です。

 

組織と意思決定の関連性

社長と社員数名の時代は社長が意思決定+動く+検証+改善。社員は手足として動く。

社長と社員10名~の時代は社長が意思決定。社員は動く+検証+改善。社長が検証。

社長と社員10名~管理職ありの時代は、社長が意思決定。管理職は部門意思決定+動く+検証+改善。社員は動く+検証+改善。

社長と役員+管理職

と組織の成長に応じて意思決定・実行・検証の場が移ります。

しかし、変わらないのは組織全体でPDCAを回す事です。

組織が機能しないのは、PDCAを同じ人(社長)だけが回しているからです。

30人を超える規模になってきたら、社長は決定と検証が仕事になります。

社長が忙しく働き過ぎているのは組織のPDCAが回っていない証拠です。

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 6.組織図は会社作りの設計図

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第2章:組織図は会社作りの設計図

組織図を作る時の考え方について解説します。

なかなか組織化出来ないのは設計図を描かずにいきなり組織を作っているからです。
そして組織図は現状を絵にしただけのものとなってしまいます。
また、現状からの積み上げ思考では組織作りに時間がかかります。
それは、「出来るようになったら」次のステップへ進む考え方だからです。
「本来のあるべき姿と現状の差」が見えるとその差異を埋めるために頑張ります。
圧倒的にスピーディーです。
そのためにも設計図としての組織図が重要です。

 

 

当社が提唱する組織設計図としての組織図では、
人・モノ・金の経営三資源をどのように機能させるのかを組織図で表します。
中小企業では黄色の現場の部分を無駄なく効率よく機能させるかが重要です。
社長は黄色い部分を部下に任せ、白い部分=考える部分を担う事になります。
黄色い部分を部下に任せるためにも黄色部分のマニュアル化が重要です。
黄色い部分のマニュアルを作り、
部下が出来るように教育するのが組織化を目指す社長の最初の仕事です。

私の師匠の長谷川先生は、
「どのような組織が最適か?」
との問いに対して、
「経営者が経営しやすい組織が良い組織だ。」と答えています。
最初期の段階で経営しやすい組織とは、
社長が分かっている事を部下が手足となって動いてくれる事です。
何度も繰り返しますが、マニュアル化です。

 

 

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組織図作り方考え方中小企業 3ステップ完成 5. 1枚の組織図で経営が見える

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コラム:1枚の組織図で経営が見える

多くの上場企業ではIR情報で組織図を掲載しています。
組織図を見れば、この企業は何をしたいのかが明確な意思として伝わってきます。
また、「○部門」が強いなどの企業の強みが分かります。
「△部門」を強化しているのは△の市場を狙っているなどの経営基本方針が分かります。
会社の沿革と合わせて読み解く事で○部門のトップが次期社長候補になるのかも見えてきます。
人事異動ではテコ入れなのか失脚なのかも明らかになります。

組織図1枚で経営が見えます。

 

私たちが事業再生コンサルタントとして現場に入る前に最初に組織図を徹底的に読み込みました。

「この部署何やってるの?」

「この人、ここにもいるよね?」

「あれ、この間を繋ぐ機能が無いのは変だよね?」
とプロジェクトチームで組織機能についてディスカッションを行います。
その上で、現場に入り込みます。
現場の動きと組織図の配置の矛盾を見出します。
改善のヒントは組織図を読み込む事が第一歩でした。

多くの中小企業には残念ながら組織図がありません。
あっても、「なんちゃって組織図」しか無いのが現状です。
あれば、改善の着眼点になるのですが、無ければ問題が起きている事すら気づきません。

無い場合には第2章以降の組織図の作り方をご覧頂き是非作ってみてください。
「組織図はあるよ」という方も第1章をご覧いただき、
自社の不備な点があれば修正を加えてください。

 

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