会議 議事 進行 方法

会議議事進行方法 7 会議はA4用紙1枚シートで劇的に変わる(概論編)

2.会議はA4用紙1枚シートで劇的に変わる(概論編

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

上記が実際に使っている会議議案シートです。

A4用紙1枚のサイズです。

このシートを利用して会議を進める事で会議の生産性が飛躍的に向上します。

 

会議議事進行方法 6 対多数向けの伝え方が出来ていない

3対多数向けの伝え方が出来ていない。

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

1対1と1対多では物事の伝え方が違います。

1対1では、正確ではなくても「相手」が判断出来さえすれば良いのです。しかし、1対多数では全員が理解できる必要があります。そのための伝え方が重要になります。

1対多数で必要な力が論理的思考力となります。
しかし、この論理思考力が出来ていない方が非常に多いのが中小企業の現状です。

特に営業出身の方にこの傾向が顕著に見られます。営業職は1対1で目の前の相手を「落とす」事が仕事です。論理的な整合性を求める事より相手の好きな事や相手の関心のある事で「うん」と言わせます。相手の考え方、価値観などに合わせて伝える技術が身についています。いきなり1対多数の伝え方をしようとしても「何を」伝えなくてはいけないのか?の部分でつまづきます。論理思考を鍛えなさいと言っても何をどのように鍛えれば良いのか分かりません。

そこで、当社推奨の議案シートの作製を通じて論理思考力を鍛えます。勉強のための勉強ではなく実践を通じて鍛えます。

では、次章で会議議案シートについて解説していきます。

会議議事進行方法 5 記録が無いので決定事項が実行されない

1-2・記録が無いので決定事項が実行されない。

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

記録は大切です。
議事録が無ければ参加者の記憶頼みとなってしまいます。個人の記憶は自分が発言した内容は覚えていても決定事項は忘れていたりと個人の都合により上書きされてしまいます。その結果、何度も同じことを会議で話し合わなくてはいけなくなります。
記録さえあれば一度の会議で完了させる事が出来るのですが。

政治家や官僚の

「記憶にございません。」は常套手段です。

しかし、社内でそんなことが許されてはいけません。

ですので、正しく議事録として記録したいものです。

会議議事進行方法 4 目的と招集者と進め方が間違っている。

1・目的と招集者と進め方が間違っている。

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

会議=集める。出来れば全員。なぜですか?

議長=社長。がなぜか開会の挨拶。上からお説教。

議長=社長が締めの言葉。精神論か訓示を垂れる。

会議なのに式次第?

初めから話し合う気なんてさらさら無いでしょう?

だったら集める意味がありません。

 

よく見かける会議の光景です。

集まる事が目的となっていませんか?

誰かを吊し上げる事が目的となっていませんか?

社長の意見を押し通す事が目的となっていませんか?

会議は人と人とが会って議論する場です。会議を行っている時間は参加している人は個人の仕事が出来ません。人数を増やすと会社の生産性が格段に落ちます。それでも会議を行うのはそこに価値があるからです。

会議の目的は大きく3つに分けられます。

1つ目が決定する事。

2つ目が情報を共有する事。

3つ目がアイデア出しです。

上記3つの目的に応じて会議の形式と招集者と進め方が違います。

この根幹部分が明確でないため機能しない会議になっています。

会議議事進行方法 3 なぜ、会議は機能しないのか?

1なぜ、会議は機能しないのか?

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

小学生では学級会、中学、高校生では生徒会や部活や委員会など。大学生ではサークルなどで多くの会議に参加してきました。会社に入ってからは朝会、部会、管理職会議、経営会議(取締役会)様々な会議に参加しています。

しかし、会議室を後にした参加者からは

「会議は何の意味もないよ~。」と口々に。

本当にそうでしょうか?

一人では思いつかない新しい事を皆の知恵を集めて生み出す

全員が同じ方向を向いて行動する。

のが本来の会議のあるべき姿のはずです。

本章では、なぜあるべき姿にならないのか?

について解説します

会議議事進行方法 2 目次

目次

1.なぜ、会議は機能しないのか?

1-1・目的と招集者と進め方が間違っている。

1-2・記録が無いので決定事項が実行されない。

1-3・対多数向けの伝え方が出来ていない。

2.会議は議案シート1枚で劇的に変わる(概論編)

1会議の目的と種類

2事前準備と進行方法

3記録と周知

3.機能する会議(導入準備編)

1学習ステップ

2GROWモデル

3手順×道具×コツ=基準

4自社の組織を理解する

経営と現場に対応した会議

5社員のコミュニケーションを分析する

ソーシャルスタイルに応じた会議

4.機能する会議(実践編)

1会議議案シートの記入法

1目的を明確にする

2なぜ?を繰り返し背景・経緯を練り上げる

3真因を課題とする

4解決策を見える化する

5アクションプランへ落とし込む

2会議の成否は書記次第

3まとめと宣言で実行力を強化する

5.実践、検証、改善を繰り返し定着化する。

1ショートインターバルコントロール

2議案→議事録の繰り返しで思考力を強化する

3継続≠反復

 

会議議事進行方法 1

会議議事進行方法

 

当ブログでは、誰も教えてくれなかった「正しい会議の進め方」について解説します。社員数10人迄の会社は社長のトップダウンで意思決定出来ます。目標設定、計画作成、決定、実行、検証、改善について社長が全てを把握し加速出来るからです。社員数30人を超えるようになると社員からの衆智を集められる会社のみが成長出来る(生き残る)会社となります。現場の知恵を経営に活かすためにも正しく会議を進めたいものです。

 

はじめに

あなたの会社の会議を振り返ってみてください。下記の症状が現れていませんか?

✔誰が言ったか?で決まる

✔特定の人しか発言しない

✔ダラダラと始まり何も決まらず時間切れ

✔盛り上がると脱線の連続で何を話していたか分からなくなる

✔トップがエラソーに訓示を垂れて終了する

 

私は現場に入り込む組織改革コンサルタントとして1,000回以上の会議に参加しました。残念ながらどこの会社の会議も似たり寄ったりです。大体上記のような会議を繰り返しています。会議後の喫煙室では「意味無えんだよな~。」とか、「時間の無駄。」とかのボヤキ合戦が始まります。さらに、その後に飲み会などあれば「会社が悪い、上司が悪い。部下が悪い。○○が悪い。」と酒の勢いに任せて元気に発言する人ばかりです。(会議中に少しは発言しろよ。と思います。)

会議とは一人の知恵では足りないものを衆知を集めてより良くするためのものです。

が、間違った会議では衆愚に成り下がっています。

これは仕方のない事です。

それは、誰も正しい会議の方法を教えてくれなかったからです。私たちは小学校時代の学級会に始まりそれなりに数々の会議に参加しました。しかし、誰も正しい会議の方法は教えてくれませんでした。日本の学校教育では「先生」という絶対存在があります。最後は先生が纏めてくれました。会社の会議でも「社長」が絶対で纏めてくれる事を期待します。社員数10名未満の小さな会社では社長が決めて実行させる事が早く間違いがありません。

アフリカには、

「早く行きたいなら一人で、遠くへ行きたいならみんなで行け

(If You Want To Go Fast, Go Alone. If You Want To Go Far, Go Together)」

という諺があります。

当ブログでは、衆知を集めて遠くへ行ける組織を作るための会議を行いたい方向けに執筆しました。

 

当ブログが皆様の会社、団体、法人などの組織で「会って議する会議」の価値を最大化し、遠くへ行ける組織作りの一助となれば幸いです。