会議 議事 進行 方法

会議議事進行方法 16 社員のコミュニケーションパターンを分析する

5社員のコミュニケーションパターンを分析する

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

自社の社員はどのようなコミュニケーションが得意なのか?を理解する事が良好な会議運営のキモとなります。これまでお会いした経営者の皆さんは「うちの部下は、どうしてオレ(私)の言う事を分からないんだろう?」と悩んでいる一方で、「あいつ(=ある特定の社員)は、オレが言う前に察して動けるんだよ。」と言います。
確かに、その社員はあなたの意思を推し量るコミュニケーションスキルが秀でているのでしょう。しかし、その社員があなたの意思を推し量れるのはコミュニケーションスキルが優れている理由だけではありません。
あなたと部下が同じ絵を同じように見る事が出来ているからです。あなたと思考と行動パターンが似ているのかも知れません。

本項では、人の行動パターンを知り、その人の行動パターンに応じたコミュニケーションの方法を活用して人を動かす事をお伝えします。

会議議事進行方法 15 経営と現場に対応した会議

 経営と現場に対応した会議

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将来の事、基本の決まりについて決定するのは経営。

現状の事、現場の改善について決定するのは管理職。この切り分けを正しく行います。

会議議事進行方法 14 自社の組織を理解する

4自社の組織を理解する

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各会議体を構成するためには、自社の組織の目指すべき方向と課題を理解する事が第一歩です。が、思い付きレベルで会議を開催している会社が非常に多い現状です。

会議の目的は

1.決定

2.情報共有

3.アイデア出しの3つです。

自社の組織にとって必要な会議体とその目的を整理して開催したいものです。

会議議事進行方法 13 手順×道具×コツ=基準

3手順×道具×コツ=基準

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

本項は当ホームページ内の他ブログではマニュアルとして解説している事項です。機能する会議についてのマニュアルについて解説します。

 

・手順.会議の手順を明確にします。

1.会議に招集する人員、準備事項(必要な資料、予め検討しておくべき事項)が決められている。

2.会議で議論されるべき議案について参加者に予め共有されている。

3.会議の場で議論される議案の優先順位が決定されている。

4.予め設定された会議の時間内で議論決定がなされる。

5.会議終了後〇日(時間)以内に議事録が記録されている。

 

次章で実践編として順を追って解説します。

・道具.会議の進行に当たり効果的な道具が共有されている

1.議案シート

2.議事録

3.保管されるべきフォルダ

次章の実践編で上記の道具について具体的な使用方法について解説します。

・コツ.当ブログで取り上げている内容が貴社の会議の議事進行のコツとなればと考えております。次章の実践編で具体的に取り上げます。

会議議事進行方法 12 GROWモデル

2GROWモデル

 

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学習ステップにおける実践ステップで下記GROWモデルを活用します。

GROWとは
G=Goal
R=Reality
O=Option
W=Willの略です。

ここで紹介している進捗確認はコーチングスキルであると同時に人材育成を実施できる方法です。
コーチング=管理職研修とか質問のスキルと思われがちですが、
本来はコーチ(馬車)の意味で目的地まで運ぶ馬車が語源です。
上司が部下を目的地まで運ぶためのコミュニケーションスキルです。

当ブログでもゴールと現状の差異を確認しつつ解説していきます。

会議議事進行方法 11 学習ステップ

1学習ステップ

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出来ないを出来るにするのが学習ステップの考え方です。私が基本としている人材育成のステップです。当ブログでも何度も同じ考え方をお伝えしています。物事を全く知らない段階から出来るようになるには学習の4ステップと呼ばれる段階があります。

1.出来ない事を知らない=無知

2.知る

3.意識して出来る

4.無意識に出来るの4段階です。
当ブログは会議の議事進行方法についても、この学習ステップに則って解説しています。

1.知識情報を提供し概要を理解させる

2.知っているが出来ていない事を実感させる

3.出来るまで量稽古を積ませる

4.無意識にできるレベルに体に覚えこませる

皆さんにとって「知っているよ」という事もあるかと思いますが、あえて上記ステップで解説していきます。本章は導入準備編として知識情報を提供しています。次章で具体的な実践手法を解説する事で知っているが出来ていない事を実感して頂き出来るまで実践して頂きます。皆さんが当ブログをご覧いただき出来るようになった後に今度は部下に対して同様のステップで教えていく事になるでしょう。「まどろっこしい表現や、同じ事を何度も伝える」のはこの学習ステップに則ているからです。ご理解ください。

会議議事進行方法 10 機能する会議(導入準備編)

 

1.機能する会議(導入準備編)

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「取りあえずはじめる」事の効用と弊害について考えましょう。これまでも「取りあえずはじめる」事で実行力を高めた組織も多いでしょう。私も基本的にはどんどん実行して失敗し検証し改善を加える事が大事だと常日頃から申し上げています。しかし、あるべき姿を正しく思い描かなければ「取りあえず続ける」事が目的となってしまいます。多くの組織で会議が機能していないのは取りあえず続けているからです。機能する会議とは?会議の本来のあるべき姿とは?を正しく描く事で現状との差異を確認できます。改善策を考える事が可能となります。

あなたの会社にとっての機能する会議とはどのような会議なのでしょうか?

会議で決定した瞬間から参加者がやるべき事が明確である

☑決定事項をいつまでに完了させるかが明確である

☑決定実行を完了させる事で業務の生産性が(大幅に)改善される

一度立ち止まり要件を整理しましょう。あるべき会議像について整理しましょう。

とは言え、何日もかける必要はありません。

今やっている会議体の目的と成果について一覧表にして整理するだけです。時間にして2時間程度で完了させられるでしょう。

 

会議議事進行方法 9 記録 議事録

3記録 議事録

当ブログでは、誰も教えてくれなかった「正しい会議の進め方」について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

しかし、議事を纏めるのは難しいです。特に中小企業では論理思考が出来る人材はほとんどいません。高い理解力と正確な表現力を議事録に期待するのではなく間違いの無い記録を議事録としたいものです。

私がお勧めする方法は議案シートに書き込みつつ纏める方法です。

A4用紙1枚に纏まっている議案シートに書き足してデータとして保存します。紙で配布する必要はないので容量が増えても問題ありません。パソコンで記録するのであれば話す速さで入力出来るスピードが必須ですが1週間も練習すれば対応出来ます。

さらに出来るならば、会議をICレコーダーなどで録音し記録しておけば間違いありません

意外と思われるかもしれませんが、音声データは容量が大きくありません。パソコン内が重いという事にもなりません。スマホでもアプリをインストールすれば簡単に利用できますよ。

会議議事進行方法 9 事前準備と議事進行方法

2事前準備と議事進行方法

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前項で明確となったそれぞれの会議体の目的に応じて事前準備をします。

1の意思決定を求める会議であれば意思決定するのに必要な材料をそろえます。会議の議案シートを事前に配布する事で当日の会議で紛糾する事を防げます。

2の情報共有が目的であれば、共有すべき情報

3のアイデア出しの会議は会議の進行方法が他の2つとは全く異なります。ファシリテーションの技術が必要となります。他人と違う事を言っても否定されない安心できる場所を提供する事が重要です。

会議議事進行方法 8 会議の目的と種類

1会議の目的と種類

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目的は前章で取り上げましたが、1.意思決定2.情報共有3.アイデア発想です。

もっとも大切なことが、何のための会議なのかを明確にすることです。

決定のための会議は、知識と情報と経験がある少人数で進めます。議案については事前に周知しておきます。会議参加者が事前に議案を知っている事で当日の議論が深まります。部門をまたぐ内容の場合は部門間調整も完了させておけます。最終目的の決定が速やかに行われます。

2つ目の情報共有については、関連する部署の多数で進めます。「○月○日の会議で共有された内容」として共有しやすくなります。当然、事前に議案と資料を用意しておく事で情報の幅が広がり深みを増します。

3つ目のアイデア出しについては目的により招集者が変わります。新商品開発会議などは部門を横断した参加者が集まる方が良いでしょう。

上記のように会議の目的により招集者と進め方が変わります。目的に応じた会議を行わなければ会議は機能しません。

本来は1つの目的の為に会議を招集するべきですが、現場社員の時間調整が難しいでしょう。そこでこの議案シートでは目的を記入する欄を設けています。

上記の目的を明確にしたいものです。