2018年 6月 の投稿一覧

会議議事進行方法 3 なぜ、会議は機能しないのか?

1なぜ、会議は機能しないのか?

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

小学生では学級会、中学、高校生では生徒会や部活や委員会など。大学生ではサークルなどで多くの会議に参加してきました。会社に入ってからは朝会、部会、管理職会議、経営会議(取締役会)様々な会議に参加しています。

しかし、会議室を後にした参加者からは

「会議は何の意味もないよ~。」と口々に。

本当にそうでしょうか?

一人では思いつかない新しい事を皆の知恵を集めて生み出す

全員が同じ方向を向いて行動する。

のが本来の会議のあるべき姿のはずです。

本章では、なぜあるべき姿にならないのか?

について解説します

会議議事進行方法 2 目次

目次

1.なぜ、会議は機能しないのか?

1-1・目的と招集者と進め方が間違っている。

1-2・記録が無いので決定事項が実行されない。

1-3・対多数向けの伝え方が出来ていない。

2.会議は議案シート1枚で劇的に変わる(概論編)

1会議の目的と種類

2事前準備と進行方法

3記録と周知

3.機能する会議(導入準備編)

1学習ステップ

2GROWモデル

3手順×道具×コツ=基準

4自社の組織を理解する

経営と現場に対応した会議

5社員のコミュニケーションを分析する

ソーシャルスタイルに応じた会議

4.機能する会議(実践編)

1会議議案シートの記入法

1目的を明確にする

2なぜ?を繰り返し背景・経緯を練り上げる

3真因を課題とする

4解決策を見える化する

5アクションプランへ落とし込む

2会議の成否は書記次第

3まとめと宣言で実行力を強化する

5.実践、検証、改善を繰り返し定着化する。

1ショートインターバルコントロール

2議案→議事録の繰り返しで思考力を強化する

3継続≠反復

 

会議議事進行方法 1

会議議事進行方法

 

当ブログでは、誰も教えてくれなかった「正しい会議の進め方」について解説します。社員数10人迄の会社は社長のトップダウンで意思決定出来ます。目標設定、計画作成、決定、実行、検証、改善について社長が全てを把握し加速出来るからです。社員数30人を超えるようになると社員からの衆智を集められる会社のみが成長出来る(生き残る)会社となります。現場の知恵を経営に活かすためにも正しく会議を進めたいものです。

 

はじめに

あなたの会社の会議を振り返ってみてください。下記の症状が現れていませんか?

✔誰が言ったか?で決まる

✔特定の人しか発言しない

✔ダラダラと始まり何も決まらず時間切れ

✔盛り上がると脱線の連続で何を話していたか分からなくなる

✔トップがエラソーに訓示を垂れて終了する

 

私は現場に入り込む組織改革コンサルタントとして1,000回以上の会議に参加しました。残念ながらどこの会社の会議も似たり寄ったりです。大体上記のような会議を繰り返しています。会議後の喫煙室では「意味無えんだよな~。」とか、「時間の無駄。」とかのボヤキ合戦が始まります。さらに、その後に飲み会などあれば「会社が悪い、上司が悪い。部下が悪い。○○が悪い。」と酒の勢いに任せて元気に発言する人ばかりです。(会議中に少しは発言しろよ。と思います。)

会議とは一人の知恵では足りないものを衆知を集めてより良くするためのものです。

が、間違った会議では衆愚に成り下がっています。

これは仕方のない事です。

それは、誰も正しい会議の方法を教えてくれなかったからです。私たちは小学校時代の学級会に始まりそれなりに数々の会議に参加しました。しかし、誰も正しい会議の方法は教えてくれませんでした。日本の学校教育では「先生」という絶対存在があります。最後は先生が纏めてくれました。会社の会議でも「社長」が絶対で纏めてくれる事を期待します。社員数10名未満の小さな会社では社長が決めて実行させる事が早く間違いがありません。

アフリカには、

「早く行きたいなら一人で、遠くへ行きたいならみんなで行け

(If You Want To Go Fast, Go Alone. If You Want To Go Far, Go Together)」

という諺があります。

当ブログでは、衆知を集めて遠くへ行ける組織を作るための会議を行いたい方向けに執筆しました。

 

当ブログが皆様の会社、団体、法人などの組織で「会って議する会議」の価値を最大化し、遠くへ行ける組織作りの一助となれば幸いです。

 

【週刊】フクキタル1「メールには表題をつける」

毎週日曜日は、当社コンサルタント見習い中の現役営業マネジャーのフクキタルさんの投稿です。
平日は関西出身の建材メーカーの営業マネジャーとして働いています。
今後の独立に向けて原稿を書く勉強をしています。

「メールを送る場合は表題をつける。」

 

ビジネスでメールでのやり取りが多い時代です。
メールを送る場合、表題をつけないと要件がわかりません。

  • お客様へメールを送信する場合表題をつける。
  • ビジネス文書本を読み正しいメールの使い方をする。

(自分が体験した事例)

私は建材メーカーの営業を26年間やっています。
私の失敗談です。
ビジネスメールを普通に20年ぐらい使用していました。
ある日、お客様より、私が、
「メールを送る場合、私の場合表題がないので急ぎかどうかがわからないと言われました。」
私の、表題は、会社名のあとに名前を書いただけでした。
□□□□会社の□□です。
という表題でした。
そのお客様より指摘されたのは要件をメールの表題にしないと、わからないと言われました。
お客様曰くメールも1日多いときでは100件ぐらいみているので、
表題がないメールは緊急なのかそうでないのかわからないので困る。
また、ビジネスメールは要件を表題にするのが当たり前と言われました。
私はもちろん、悪気があって表題をつけていなかったのではありません。
そのかたに注意されて初めて気がつきました。
本当に私にとっては、ありがたいお叱りでした。

過去のお客様とのメールを確認した結果、
受信メールでは要件を表題にしているメールがほとんどでした。

なかなかお客様から指導やお叱りを受けることはありません。
お客様は私には成長してもらいたいので、あえて注意をしたと言われました。
現在私はビジネスメールでは表題をつけていますが、
そのかたにご指導いただいてなければ、
いまも表題が会社名、名前のままと思うと、そのかたに感謝の気持ちで一杯です。

営業とは人の出会いがあり仕事を通じて成長させて頂くことが実感できました。
営業職は色々な人と出会うのが仕事です。
自分の接し方次第でお客様も親身になりアドバイスやご教示してもらえます。
社会人になって営業を26年間続けられているのも、
このように良いかたと出会いがあるお陰です。

他人事を自分事にする見える化実行計画 12.他人ごとを自分ごとにする「見える化実行計画」の作り方

3・他人ごとを自分ごとにする「見える化実行計画」の作り方

当ブログは、組織化を目指す中小企業社長のために執筆しています。組織化の要である管理職が現場を巻き込み自分ごとにさせる実行計画を作る方法です。当事者意識を持たせたくても、他人事で傍観者の評論家である現場社員を「見える化実行計画」作成の過程で自分事にさせて実行力を強化します。当社12年1,800社以上の実績が証明する中堅と現場を巻き込む組織改革に最適な方法です。

タイのバンコクで営業研修講師として登壇しました。 

当社代表の内海が、
2018年5月26、27日にタイのバンコクで営業研修講師として登壇しました。

日本国内で実施していた営業研修をタイで行いたいとの要請を頂きました。
タイには70,000人以上の日本人が暮らしています。
日本人同士のコミュニティも多く存在します。
日本人を対象に事業活動を行っている会社も多くあります。
今回は、
日本人を対象に日本語で営業活動を行う時の基本について研修を行いました。

 

主催の小田原氏のご挨拶。
(パーソネルコンサルタント社代表)

考える→書く→実習する。
国が変わってもやる事は同じです。

他人事を自分事にする見える化実行計画 10.学習ステップ

学習ステップ

当ブログは、組織化を目指す中小企業経営者のために執筆しています。組織化の要である管理職が現場を巻き込み自分ごとにさせる実行計画を作る方法です。当事者意識を持たせたくても、他人事で傍観者の評論家である現場社員を「見える化実行計画」作成の過程で自分事にさせて実行力を強化します。当社12年1,800社以上の実績が証明する現場を巻き込む組織改革法です。

 

出来ないを出来るにするのが学習ステップの考え方です。人材育成のステップです。物事を全く知らない段階から出来るようになるには学習の4ステップと呼ばれる段階があります。

1.出来ない事を知らない=無知

2.知る

3.意識して出来る

4.無意識に出来るの4段階です。
当ブログはこの学習ステップに則って記しています。

1.知識情報を提供し概要を理解させる

2.知っているが出来ていない事を実感させる

3.出来るまで量稽古を積ませる

4.無意識にできるレベルに体に覚えこませる
皆さんにとって「知っているよ」という事もあるかと思いますが、あえて上記ステップで解説していきます。

他人事を自分事にする見える化実行計画 8.正対ではなくトライアングル

・正対ではなくトライアングル

当ブログは、組織化を目指す中小企業経営者のために執筆しています。組織化の要である管理職が現場を巻き込み自分ごとにさせる実行計画を作る方法です。当事者意識を持たせたくても、他人事で傍観者の評論家である現場社員を「見える化実行計画」作成の過程で自分事にさせて実行力を強化します。当社12年1,800社以上の実績が証明する現場を巻き込む組織改革法です。

問題を解決するには上司と部下が正対するのではなく、問題を客観的に捉えられるようにする事が効果的です。上司と部下が対面すると部下は上司に何か言われると「責められている」と感じます。部下は無意識に防御姿勢を取ってしまうからです。

ホワイトボードを使ったり、壁に模造紙を張り出すのは上司と部下が「問題」を共有するためです。対象物を共有しながらの会話ではアイデアが湧いてきます。「誰が悪いか?」の犯人捜しではなく、「何が悪いか?」の問題探し」へと視点を切り替える事が出来るのです。