2018年 6月 の投稿一覧

会議議事進行方法 11 学習ステップ

1学習ステップ

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

出来ないを出来るにするのが学習ステップの考え方です。私が基本としている人材育成のステップです。当ブログでも何度も同じ考え方をお伝えしています。物事を全く知らない段階から出来るようになるには学習の4ステップと呼ばれる段階があります。

1.出来ない事を知らない=無知

2.知る

3.意識して出来る

4.無意識に出来るの4段階です。
当ブログは会議の議事進行方法についても、この学習ステップに則って解説しています。

1.知識情報を提供し概要を理解させる

2.知っているが出来ていない事を実感させる

3.出来るまで量稽古を積ませる

4.無意識にできるレベルに体に覚えこませる

皆さんにとって「知っているよ」という事もあるかと思いますが、あえて上記ステップで解説していきます。本章は導入準備編として知識情報を提供しています。次章で具体的な実践手法を解説する事で知っているが出来ていない事を実感して頂き出来るまで実践して頂きます。皆さんが当ブログをご覧いただき出来るようになった後に今度は部下に対して同様のステップで教えていく事になるでしょう。「まどろっこしい表現や、同じ事を何度も伝える」のはこの学習ステップに則ているからです。ご理解ください。

会議議事進行方法 10 機能する会議(導入準備編)

 

1.機能する会議(導入準備編)

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

「取りあえずはじめる」事の効用と弊害について考えましょう。これまでも「取りあえずはじめる」事で実行力を高めた組織も多いでしょう。私も基本的にはどんどん実行して失敗し検証し改善を加える事が大事だと常日頃から申し上げています。しかし、あるべき姿を正しく思い描かなければ「取りあえず続ける」事が目的となってしまいます。多くの組織で会議が機能していないのは取りあえず続けているからです。機能する会議とは?会議の本来のあるべき姿とは?を正しく描く事で現状との差異を確認できます。改善策を考える事が可能となります。

あなたの会社にとっての機能する会議とはどのような会議なのでしょうか?

会議で決定した瞬間から参加者がやるべき事が明確である

☑決定事項をいつまでに完了させるかが明確である

☑決定実行を完了させる事で業務の生産性が(大幅に)改善される

一度立ち止まり要件を整理しましょう。あるべき会議像について整理しましょう。

とは言え、何日もかける必要はありません。

今やっている会議体の目的と成果について一覧表にして整理するだけです。時間にして2時間程度で完了させられるでしょう。

 

会議議事進行方法 9 記録 議事録

3記録 議事録

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しかし、議事を纏めるのは難しいです。特に中小企業では論理思考が出来る人材はほとんどいません。高い理解力と正確な表現力を議事録に期待するのではなく間違いの無い記録を議事録としたいものです。

私がお勧めする方法は議案シートに書き込みつつ纏める方法です。

A4用紙1枚に纏まっている議案シートに書き足してデータとして保存します。紙で配布する必要はないので容量が増えても問題ありません。パソコンで記録するのであれば話す速さで入力出来るスピードが必須ですが1週間も練習すれば対応出来ます。

さらに出来るならば、会議をICレコーダーなどで録音し記録しておけば間違いありません

意外と思われるかもしれませんが、音声データは容量が大きくありません。パソコン内が重いという事にもなりません。スマホでもアプリをインストールすれば簡単に利用できますよ。

会議議事進行方法 9 事前準備と議事進行方法

2事前準備と議事進行方法

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前項で明確となったそれぞれの会議体の目的に応じて事前準備をします。

1の意思決定を求める会議であれば意思決定するのに必要な材料をそろえます。会議の議案シートを事前に配布する事で当日の会議で紛糾する事を防げます。

2の情報共有が目的であれば、共有すべき情報

3のアイデア出しの会議は会議の進行方法が他の2つとは全く異なります。ファシリテーションの技術が必要となります。他人と違う事を言っても否定されない安心できる場所を提供する事が重要です。

会議議事進行方法 8 会議の目的と種類

1会議の目的と種類

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目的は前章で取り上げましたが、1.意思決定2.情報共有3.アイデア発想です。

もっとも大切なことが、何のための会議なのかを明確にすることです。

決定のための会議は、知識と情報と経験がある少人数で進めます。議案については事前に周知しておきます。会議参加者が事前に議案を知っている事で当日の議論が深まります。部門をまたぐ内容の場合は部門間調整も完了させておけます。最終目的の決定が速やかに行われます。

2つ目の情報共有については、関連する部署の多数で進めます。「○月○日の会議で共有された内容」として共有しやすくなります。当然、事前に議案と資料を用意しておく事で情報の幅が広がり深みを増します。

3つ目のアイデア出しについては目的により招集者が変わります。新商品開発会議などは部門を横断した参加者が集まる方が良いでしょう。

上記のように会議の目的により招集者と進め方が変わります。目的に応じた会議を行わなければ会議は機能しません。

本来は1つの目的の為に会議を招集するべきですが、現場社員の時間調整が難しいでしょう。そこでこの議案シートでは目的を記入する欄を設けています。

上記の目的を明確にしたいものです。

会議議事進行方法 7 会議はA4用紙1枚シートで劇的に変わる(概論編)

2.会議はA4用紙1枚シートで劇的に変わる(概論編

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上記が実際に使っている会議議案シートです。

A4用紙1枚のサイズです。

このシートを利用して会議を進める事で会議の生産性が飛躍的に向上します。

 

【週刊】フクキタル2想定されるQ&Aを作成

毎週日曜日は、当社コンサルタント見習い中の現役営業マネジャーのフクキタルさんの投稿です。
平日は関西出身の建材メーカーの営業マネジャーとして働いています。
今後の独立に向けて原稿を書く勉強をしています。

クレーム対応や価格改定などの場合想定されるQ&Aを作成

製品のクレーム対応や、製品の価格改定の場合は、事前にお客様から質問がくることを想定しQ&Aを作成する。

解決策

1.クレームや価格改定の場合はQ&Aの事前準備をしてお客様に訪問し説明する。

2.お客様より想定外の質問をされた場合は、即答はせず持ち帰り回答する。

具体的手順

1.クレームの場合は、発生原因を社内品質保証課で確認してもらい、考えられる発生原因を確認しQ&Aを作成してからお客様へ訪問し説明する。

2.価格改定の場合は、案内文を作成して市場動向を説明する。訪問前に、お客様から要望されると思われるQ&Aを作成する。

クレームや価格改定で想定されるQ&Aは20個以上目安に準備をする。

(コツ)

事前準備しているQ&A以外の質問や要望がきた場合は即答せず持ち帰り回答する。

私は建材メーカーの営業を26年間やっています。

私の失敗談です。

クレーム対応で謝罪訪問したさい、Q&Aを準備せずお客様に訪問しました。

結果、お客様より、普通は想定されるQ&Aの回答を準備してくるのが普通ではないのかと叱られました。

また価格改定の時に、当社だけの事情で一方的に半月ぐらいで価格改定を進めてしまった案件がありました。価格改定には移行期間が数カ月必要ではないのかという意見がでました。

想定外の意見に戸惑い困難ですという回答に先方に叱られました。

これを教訓にそれ以降は事前にお客様から質問されそうなことを予測し回答集を準備するようにしました。

Q&Aは20個以上準備したほうが好ましいです。 またQ&Aを想定し社内の関連部署で共有してから、クレーム対応や価格改定を対応したほうが交渉もスムーズにいくと思います。

会議議事進行方法 6 対多数向けの伝え方が出来ていない

3対多数向けの伝え方が出来ていない。

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

1対1と1対多では物事の伝え方が違います。

1対1では、正確ではなくても「相手」が判断出来さえすれば良いのです。しかし、1対多数では全員が理解できる必要があります。そのための伝え方が重要になります。

1対多数で必要な力が論理的思考力となります。
しかし、この論理思考力が出来ていない方が非常に多いのが中小企業の現状です。

特に営業出身の方にこの傾向が顕著に見られます。営業職は1対1で目の前の相手を「落とす」事が仕事です。論理的な整合性を求める事より相手の好きな事や相手の関心のある事で「うん」と言わせます。相手の考え方、価値観などに合わせて伝える技術が身についています。いきなり1対多数の伝え方をしようとしても「何を」伝えなくてはいけないのか?の部分でつまづきます。論理思考を鍛えなさいと言っても何をどのように鍛えれば良いのか分かりません。

そこで、当社推奨の議案シートの作製を通じて論理思考力を鍛えます。勉強のための勉強ではなく実践を通じて鍛えます。

では、次章で会議議案シートについて解説していきます。

会議議事進行方法 5 記録が無いので決定事項が実行されない

1-2・記録が無いので決定事項が実行されない。

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

記録は大切です。
議事録が無ければ参加者の記憶頼みとなってしまいます。個人の記憶は自分が発言した内容は覚えていても決定事項は忘れていたりと個人の都合により上書きされてしまいます。その結果、何度も同じことを会議で話し合わなくてはいけなくなります。
記録さえあれば一度の会議で完了させる事が出来るのですが。

政治家や官僚の

「記憶にございません。」は常套手段です。

しかし、社内でそんなことが許されてはいけません。

ですので、正しく議事録として記録したいものです。

会議議事進行方法 4 目的と招集者と進め方が間違っている。

1・目的と招集者と進め方が間違っている。

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会議=集める。出来れば全員。なぜですか?

議長=社長。がなぜか開会の挨拶。上からお説教。

議長=社長が締めの言葉。精神論か訓示を垂れる。

会議なのに式次第?

初めから話し合う気なんてさらさら無いでしょう?

だったら集める意味がありません。

 

よく見かける会議の光景です。

集まる事が目的となっていませんか?

誰かを吊し上げる事が目的となっていませんか?

社長の意見を押し通す事が目的となっていませんか?

会議は人と人とが会って議論する場です。会議を行っている時間は参加している人は個人の仕事が出来ません。人数を増やすと会社の生産性が格段に落ちます。それでも会議を行うのはそこに価値があるからです。

会議の目的は大きく3つに分けられます。

1つ目が決定する事。

2つ目が情報を共有する事。

3つ目がアイデア出しです。

上記3つの目的に応じて会議の形式と招集者と進め方が違います。

この根幹部分が明確でないため機能しない会議になっています。