2017年 12月 の投稿一覧

営業課長の仕事と役割 2.はじめに

はじめに

当ブログは社員数30~100名、営業社員10~30名程度の中規模企業向けの内容です。
対象読者の営業課長は部下を数名抱え、営業現場であるお客様を訪問するプレイングマネジャーです。
販売する製品やサービスは違っても期待される役割は次の3つです。
1.自分が担当する課の売上目標達成。
2.課員の育成。
3.情報のハブです。
さらに営業課長個人としてのこれからのキャリアのための自己研鑽。
大企業であればマニュアルや研修制度がありますが、中規模企業では自分で習得するしかありません。
私は中規模企業社員数93名、営業部員36名の会社の営業課長を経験しました。私自身の実体験を踏まえてお伝えします。

 

営業2課リーダーの25年目のリベンジ

 

今振り返ると、私はダメダメな上司でした。
本書を25年前の私が読んでいたら、
悩み、苦しみを抱え込まず、体を壊さずにすんだと思いつつ書いています。
当ブログは私の実体験をベースに編み出した
「初めて部下が出来た営業課長」が「いつも目標を達成する営業課」を作るための最短の方法です。


ちょっとだけ自己紹介を。
私は福岡県久留米市に生まれました。
教会の牧師の長男として生まれ育ちました。
いつも周囲の大人に可愛がられていました。
対人コミュニケーションは、多くの大人と接する過程で身に着きました。
人が好きで人懐っこいキャラは当時のお陰です。

北海道の大学を卒業する時に、就職先を選ぶ基準は安直でした。
歩合給要素が多くて遊ぶお金が使えそうなのでコピー機の飛び込み営業の会社に就職しました。
1週間の新人研修を受けたら即実践の毎日でした。
連日の飛び込み営業。
5月に初受注出来ました。
営業の楽しさを実感しました。
週末はウィンドサーフィンやキャンプやスノーボードや夜遊びに没頭。
それでいて、新人記録を更新。
自分の好きなやり方で好きな時間だけ働いて報奨金を貰っていました。

仕事を舐めていました。

年末に当時の上司に「辞める」と言われました。
その頃、流行始めた外資系生命保険会社が北海道進出するに当たりスカウトされたからです。
上司には「オレが辞めた後の営業2課を頼む。」と言われました。
上司のお客さんを引き継げるのであれば、
自分の売上が簡単にあがる事だと安請け合いしました。
(全ては、これが間違いの元でした。)
翌年4月から営業2課リーダー内海の新体制となるのですが...

部下は1人を除いてみんな年上の先輩ばかり。
元の上司から引き継いだお客さんは、
上司のファン客なので若造の私には手がかかるお客さんばかりでした。
それでも、何とか引継ぎを済ませると、
自分の売り上げは前年を大きくクリアすることが出来ました。
しかし、年上の部下は低空飛行のまま。
「新入りの私がこれだけやってるんだから、先輩たちもよろしくお願いします。営業2課の足りない売上は私が何とか頑張りますので。」と下手に出ても動かない。
かと言って、怒鳴り散らしても反応すらない。
一体これから先、どうしたものか...と途方に暮れました。
毎日、毎月の売上目標に追われるのは当然です。
「自分だけは頑張ろう。」
と、
飛び込みからの新規開拓や元上司から引き継いだ既存顧客の深掘りをしました。
売れる物は、何でも売りました。電卓やカメラ、傘立てに灰皿まで売りました。
それでも、営業2課の売上目標は達成出来ないままでした。
左後ろの社長席から、「内海くん、内海く~ん。」
と社長に声をかけられるたびに、ビクビクするようになりました。
次第に、左耳から「キ~ン」と耳鳴りがするようになりました。
時々、飛行機に乗った時の空気が抜けないような状態になりました。
左耳からの音が籠ったり、聞こえにくくなりました。
折り悪く、ワープロを押し売りしたお客さんが突然引っ越して、
売掛金が回収できない状態になりました。悪い時には、悪い事が重なるものです。

~遂に左耳が聞こえなくなってしまいました。
最初の診断は突発性難聴でした。
点滴を打って、薬を貰って様子を見る事しかできません。
飛行機の中でやるようなエア抜きをやると聞こえる事もありました。
聴こえる日と聞こえない日が交互にやってきて、最後は聞こえない日ばかりになりました。
現在も左耳は聞こえないままです。
「社長が悪い。言う事を聞かない部下が悪い。会社が悪い。」
と全てを他責にして逃げるように退職しました。


入社して1年5か月で退職しました。
今、振り返ると「無知は怖い」しかありません。
当時の私が知識として知っていれば良かった事を当ブログにまとめました。
リベンジ=「復讐」ですが、私の25年間の「復習」です。

部下が動かないで困っている方のお役に立てれば幸いです。

 

 

当ブログで使用している漫画素材は「ブラックジャックによろしく」より借用しています。
https://note.mu/shuho_sato/n/na1c3e7c1aa60
ブラックジャックによろしく
著作者名:佐藤秀峰
サイト:漫画 on web http://mangaonweb.com

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営業課長の仕事と役割  1.目次

営業課長の仕事と役割

当ブログは社員数30~100名、営業社員10~30名程度の中規模企業向けの内容です。対象読者の営業課長は部下を数名抱えながら、営業現場であるお客様を訪問しているプレイングマネジャーです。年齢層は30代~40代。

販売する製品やサービスは違っても営業課長に期待される役割は次の3つです。
1.自分が担当する課の売上目標達成。
2.課員の育成。
3.情報のハブ機能です。
さらに営業課長個人としてのこれからのキャリアのための自己研鑽。

大企業であればマニュアルや研修制度がありますが、中規模企業では自分で習得するしかありません。
私は中規模企業社員数93名、営業部員36名の会社の営業課長を経験しました。
私自身の実体験を踏まえてお伝えします。

 

【目次】

はじめに

第1章:営業課長の仕事と役割

1・職務記述書

2・理想の上司

3・営業課長の仕事と役割

4・情報ハブ

5・自己研鑽

 

第2章:なぜ課の売上目標は達成出来ないのか?

1・あなたの部下は今月の目標を言えますか?

2・出来る課長が陥る罠

3・目標達成する営業課は、論理×心理=合理的

 

第3章:売上目標達成営業課の作り方(論理編)

1・正しい目標達成の仕組とは?

2・模造紙分析で目標と現状の差を見える化

3・目標を達成する計画作り5つのステップ

3-1・計画は2つに分けて考える

3ー2・成行予測値を算出する

3―3・対策と数値を算出する

3―3・ヒント1.未完了の完了

3-3・ヒント2.営業ステップ改善

3-3・ヒント3.営業スキル改善

3―4・実行計画に落とし込む

3―5・計画に魂を入れる

 

第4章:目標達成営業課員の動かし方(心理編)

1・週次の進捗確認でズレを最小化
2・GROWモデルで教育
3・学習ステップ
4・マニュアルで課員のスキルを標準化
4-1・仕事の棚卸
4-2・評価基準
5・タイプ別コミュニケーション
5―1・ソーシャルスタイル
5―2・VAKタイプ
6・中学生にも分かるように伝える
6-1・5W2Hを漏らさず伝える
6―2・省略・歪曲・一般化の罠
6―3・ソクラテスメソッドで自発的に考えさせる

 

第5章:情報ハブ

1・翻訳

2・情報収集

3・情報展開

 

第6章:自己研鑽

1・本を読む

2・人に会う

3・ネタを蓄積する

4・発信する

5・継続≠反復

 

 

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後継社長のための経営力強化法 57.反復≠継続

5-11.反復≠継続

 

1.問題提起

反復ではなく、継続している

 

解説

「当たり前のことをちゃんとやる事が大事なんですね。」本書で言いたかったのは正にそのことです。しかし当たり前の事を繰り返すだけでは「反復」です。毎日の仕事の中で昨日よりも今日、今日より明日改善を繰り返す事が継続です。「ローマは1日にしてならず。大業は一朝一夕にしてならず。」など諺にも多くあるのは継続の重要性を伝えたいからです。

 

2.解決策提示

どうすれば昨日より早く確実に出来るようになるか?
些細な事でも改善策を考え実行する事が継続です。
強靭な意志に頼る精神論ではなく、継続できる仕組みを構築定着化させます。

・手順:
1.当たり前に「反復」している事を洗い出す。

2.一度に多くの事は出来ません。毎朝一つのテーマを決める

3.どうすればよりよくできるか?の改善策を考える。

4.実行する。

5.振り返る。

をひたすら繰り返します。

コツ

常に仮説検証の繰り返しを仕組みに盛り込まなければ効果が出ません。目的がぼやけないために5W2Hを明確化したテーマを設定します。継続は力を数値化した例にします。
「1%の積み重ね」を数値化すると「毎日の1%の努力1.01を365日繰り返し行う事で年間の結果は、現状の1に対して37.8となる。
毎日漫然と1の事を反復するだけの人と比べて年間ではこれほどまでに大きな違いを生み出すことになります。
3.事例紹介

創業60年ほどの会社の創業者の日課についてお伝えします。私がお会いした当時68歳の創業者は18歳でお父さんが突然交通事故で亡くなって会社を引き継ぎました。以来50年間毎日行っている日課があります。それは、毎日寝る前にその日1日の「うまくいった事とうまくいかなかった事」を振り返る事です。うまくいったことは「なぜうまくいったのか?どうすればもっと上手くできるようになるのか?」うまくいかなかったことについては、「どうすればうまくいくのか」の段取りを考えてスッキリさせてから寝たとの事です。たとえ、どんなに酔っぱらって帰っても必ず欠かさなかった日課です。
ほんの数分、その日を振り返る事をお勧めします。
ネタ帳の項目でも記載しましたが、毎日は実際に行うのは難しい。だからこそ、自ら良き習慣を作るのです。そして良き習慣の奴隷となるのが最短の道です。習慣は自ら作ることが出来る。どうせ同じことをやるのなら良き習慣の奴隷となりたいものです。
本書の冒頭で申し上げた「現状は是ではなく、非から始める」視点で一日を振り返ります。目の前の全ての仕事に改善余地を発見できるようになります。どうすればより良く出来るだろうか?を思考し実践する。反復ではなく継続となるのです。

 

 

4.得られる成果(評価基準)

お客様からの信頼。まだ見ぬ潜在顧客への認知度向上。1円も費用を掛ける事なくブランドを築くことが可能となります。

余談だが、「ローマは1日にしてならず」の諺はよく知られています。しかし、ローマ帝国の完成まで何日かかったのか?
古代ローマ帝国が最大になるのに500年の歳月を要したそうです。大きな事を成すには時間がかかるものです。目の前の事ばかりではなく、大所高所に立ち長期的視点で継続を続けたいものです。

 

5.実践への最初の一歩行動

前述のネタ帳など当ブログを読んでやってみようと思った事をはじめてみる。

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当ブログ内容を福祉事業向けに加筆修正しました。
   当社代表内海が2015年6月~2年半関わってきた事例を盛り込んだ内容のブログです。 

 福祉事業経営者のための経営講座

 

 

Special thanks

校正:内海創(中学二年生)私の息子です。
後継社長のための経営力強化法は中学生でもわかるように執筆しました。
彼に意味が通じるかを確認しました。
忌憚のない率直過ぎる指摘に感謝。

後継社長のための経営力強化法 56.セルフコミュニケーション自問自答

5-10.セルフコミュニケーション

 

1.問題提起

自問自答している

 

解説

学生と社会人の一番の違い。
或いは社員と社長の一番の違いは問いを発する立場か答える立場かの違いです。
学校教育は先生が質問し生徒が答えます。社会人になると自分で問い自分で答えていくようになります。しかし、中小企業で自分で問いを考え自分で答えられる程レベルが高い社員はあまり見かけません。社長が社員に質問(指示)し、社員が答えるレベルです。

社長には社員に良い問いかけを行い自発的に行動させる質問のスキルが必要となります。社員に質問する前に自分に問いかけ自分で答える自問自答は欠かせません。

 

あなたは自問自答しているだろうか?

 

2.解決策提示

自問自答を習慣とする。

・手順

1.自分が望む最高の人生を自問自答する。

  大きな課題に限定する必要はない。短期的な目標でも構わない。

2.望んでいる状態を具体化する質問を自分に投げかける。

  自分へSMARTの質問をする。

3.具体化された目標を実現する方法を自問自答する。

  5W2Hで質問する。

 

参考

コミュニケーションの実習で良く使っている方法を紹介します。

「なりたい自分、なりたい人生」を思い描くには体を動かす実習が効果的です。会議室などの広い場所で行う。椅子を3脚用意します。1つ目の椅子は中央に置く。この椅子は現在を表します。2つ目の椅子は前部に置く。この椅子は未来を表します。3つ目の椅子は後部に置く。この椅子は過去を表します。時間軸は半年、1年、10年とあなたが自問自答したい課題設定に合わせてください。

 

現在から過去の自分への質問

未来から現在の自分への質問

と時間軸をずらしながら自問自答する。

未来と過去は同じ時間に設定し、過去出来たことの延長に未来を思い描く。未来に自分がお手本とする人を設定し、その人が自分に問いかけるとしたらどのような質問をするか?

を考えて自分に質問する。

その上で、自分のなりたい姿と現状の差異を自分へ問いかける。

自問自答の習慣化で現状の延長ではなく、思い描いた人生を生きることができる。

 

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後継社長のための経営力強化法 55.ネタ帳

5-9.ネタ帳のすすめ

 

1.問題提起

ネタ帳を持っている

 

解説

世の中は変化する。その変化に対応するのが経営です。世の中がどのように変化しているのか?どのように対応するのか?
についてすぐに良い判断が出来るようになるにはネタ帳の存在が必須です。日記やノートです。日頃感じた事。気になったことを記録しておく事です。常日頃からの情報収集の癖が大切です。どんな小さな事でもネタとして蓄積する。あなたはネタ帳をもっていますか?

 

2.解決策提示

ノートや手帳を常に携帯し「気が付いたことをメモ」し続ける。

コツ1.ノートや日記などの記録を毎日続ける事は難しい。だから毎日続ける事を目指すのではなく、常にノートを持ち続けて、気が付いた事を気軽に書き留めるようにします。毎日書く事を目的とすると書く事が苦痛になります。毎日ノートを持ち歩くだけだと気楽です。私は30歳頃からA4サイズのノートに過去50冊以上いろいろなアイデアを書き続けている。現在パソコンにはネタとして1,000以上になりました。
方法・手段は違えども「ネタ」を蓄積することが事業を改善するための一番の近道です。

 

コツ2続けるコツは「立派な事」を書かない事。何か新しい事を始めても継続出来ないのは、最初が一番「立派」で徐々に尻すぼみになるからです。どんなに「気楽に」始めると言っても、最初の1件には1~2時間かけてしまいます。翌日はその1時間の時間が取れなくなる。さらに数日たつと益々時間を取れなくなる。その結果、最初の1件の立派な内容を超える事が出来なくなる。やがて「ネタ」切れを起こしてしまう。毎日毎回「立派な事、スゴイ事」ばかり考え出するのは苦痛です。最高の文章を書くことが目的ではありません。年に3~400件程度のネタを出すことを目的とします。その中に1つか2つ「アタリ」が出ればラッキーの水準で始めてはいかがでしょうか?

3年も継続すると10や20の「アタリ」が出てくる。その結果、益々ネタ帳が充実してきます。

この時点まで到達できれば、項目ごとの整理を実施したい。業種により様々ですが、自社の事、競合の事、外部環境の事、社長として意識したい事、社員への期待など自分なりに分類する事でただのネタ帳が社員に対する教育マニュアルになります。社長なりの業界分析、世の中の見方、社員への方針など大きなテーマから小さなテーマまで数多くの内容が集まっていることでしょう。中小企業では、社長が一番の教育担当者です。自分が気づいた事や問題と思っている事を日々書き連ねたネタ帳は社員にとっての最良の教材となります。

(アイデアマラソン発想法考案者の樋口氏のアイデアノートの棚写真。)

記憶ではなく、記録の繰り返し。体験・経験したことが無い人に物事を伝えるには自分の主観的な記憶だけで伝えられません。何気ない日常の過去の出来事の記録を点と点で結びつける。線となり、面となりやがて体系化することが出来るようになります。ネタ帳は点の記録。本書も過去のネタをひっくり返しながら執筆しました。毎回、新しい事をゼロから考え出すことは至難の業です。前作の「トイレには走っていけ」同様にネタ帳を用意していつでもネタを引き出せるようにしました。

 

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後継社長のための経営力強化法 54.スリーサークル

5- 8.スリーサークル

1.問題提起

関係性の違いを理解している

 

解説

ファミリービジネスアドバイザー協会の西川理事長のお話を伺う機会がありました。
100年、200年と永続するファミリービジネス(同族企業)の研究結果に興味を抱きました。経営への関わり方を3つの円で表す考え方です。

F(Family):家族、血縁、創業時の苦楽を共にした関係者

B(Business):事業上の関係者

O(Owner):所有者、株主

自社の幹部はどの位置で自社に関わっているだろうか?

関わり方の違いで彼らが得たい成果が違います。

予め関わり方の違いを分かっていれば対応の方法も変える事が出来ます。

悲惨な骨肉の争いに至らせずにすみます。

 

 

2.解決策提示

経営幹部が、ファミリーとしてビジネスとしてオーナーとして自社と関わりたいかを確認する。どのような成果を得たいのかを予測しておく。

 

手順

1.信頼できる人間と上記スリーサークルの考え方について共有する。

2.自分なりに分類する

3.それぞれの関わり方で得たい成果を算出する

4.「まさか」の事態を想定し持ち株数、職務権限について歯止めをかける

5.想定を繰り返す

 

コツ

それぞれのグループを想定し関わり方を変える。

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後継社長のための経営力強化法 53.傾聴

5-7.傾聴

1.問題提起

傾聴している

 

解説

コミュニケーションのほとんどの問題はどう話すか?ではなく、どう聞くか?に集約されます。大事なことは相手が話しやすい聞き方です。人は、自己重要感、自己肯定、承認の欲求を持っています。その欲求に応えるのが傾聴です。コミュニケーションが上手な人は話しが上手な人ではなく聴くのが上手な人です。あなたは人の話を上手に聴いていますか?

 

2.解決策提示

傾聴の技術を習得する。

手順
1.傾聴とはどのような聞き方か理解する。

頷き、相槌、言葉がけの効果的な方法

2.演習を通じてコツをつかむ

3.実践を通して傾聴の技術を習得する。

 

コツ

人の話を無心に聞いてみる。まずは、自分が話しやすい状態を把握する。その上で相手が話しやすい状態を作る。自分と相手が同じ状態が話しやすいとは限りませんが今より良い状態は作れるでしょう。

 

3.事例紹介

自分自身の事を振り返ってみてください。
人の話を聞いているときにあなたは何を考えていますか?
特に部下、後輩が相手の場合には、
話を聞きながら「アドバイス」しようとしていることでしょう。
奥さんが相手の場合は「反論」「言い訳」を用意しているかもしれません。
対上司であれば「言い訳」を考えているかもしれませんね。

このような事を考えている時間は相手の話を聞いていない時間です。
もし、自分が逆の立場であればどうだろうか?
あなたが相手のアドバイスや反論を望んでいない時に、
相手から即座にアドバイスや反論されると不愉快になるでしょう。
あなたが相手の話を丁寧に聴くだけで相手はあなたの事を居心地の良い相手だと感じてくれます。
5-2の良い場を作るで説明したコミュニケーションの場をより良く出来るのが傾聴の力です。
傾聴により相手が心を開いて話を出来る場を作って欲しい。

 

・アクティブリスニング(頷き、相槌を多用して能動的に聴く。)

演習:2人で対面になって行います。一人が話し手になります。もう一人が聞き手になります。1回目は、聞き手は頷き相槌を一切しません。しかし、相手の話を全て肯定します。2回目は、聞き手は頷き相槌を大げさにします。しかし、相手の話は全否定します。この演習を行うと、ほとんどの話し手は1回目より2回目の方が話しやすかったと答えます。実際には自分の言ったことは全て否定されているにもかかわらずです。

 

演習:ことばがけ

話が続かない人が苦手としている。
問題の原因になる事や相手の価値観や相手の物事の捉え方が相手の発言から引き出せるのではないかと思う時にかける言葉。
「~と、言いますと?」「もう少し詳しく話して下さいませんか?」「それで?」「それから?」と言葉をかけて相手が話しやすくする方法です。相手が具体的な話をすることで話し手と聞き手との距離が縮まります。この際、注意したいのは「なぜ?」と聞かない事です。「なぜ?」と聞かれた相手は、言い訳を探してしまうからです。思考のプロセスを辿るはずのことばがけが理由を探す詰問になってしまいます。口調によっては「責められている」感を相手が持ってしまうのです。

 

 

参考

話を聞いてくれと言うと
あなたは忠告をはじめる
私はそんなことを頼んでいない

話を聞いてくれと言うと
そんなふうに考えるんじゃないとあなたは言う
あなたは私の心を踏みにじる

話を聞いてくれと言うと
私の代わりに問題を解決してくれようとする
私が求めていたのはそんなことではない

聞いてください!
私が求めているのはそれだけだ
何も言わなくていい、何もしてくれなくていい
ただ私の話を聞くだけでいい

忠告など安いものだ
新聞を買うお金さえあれば
いろんな有名人が人生相談に答えている

それくらいは自分で出来る
たしかに少し弱気になり、迷ってはいるが
それくらいなら自分でできる

だから、ただ私の話を聞いてください
そして、もしあなたが話したいのなら
自分の順番を待っていてください
そうしたら、私もあなたの話を聞きましょう

「豊かな人間関係を築く47のステップ」

グレン・Vエカレン著より

 

4.得られる成果(評価基準)

傾聴出来るようになるとコミュニケーションの質が上がる。
部下が腹を割って相談に来る

 

5.実践への最初の一歩行動

明日は1日「聞く日」にすると決める。私は聞く人だと決める。

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後継社長のための経営力強化法 52.省略・一般化・歪曲

5-6.省略・一般化・歪曲の罠

1.問題提起

省略・一般化・歪曲の罠にはまっていない

 

解説

省略・一般化・歪曲の罠に陥っていないか?私たちは言葉によるコミュニケーションを行う時に無意識で 「省略」「歪曲」「一般化」を行っています。 このため、言った事が相手に伝わらないという問題が発生します。 特に、会社など同じ環境の「空気」を共有している場であれば、 伝えた側は部下に「分かるだろう」と「空気」感で強要してしまいがちです。

 

2.解決策提示

省略・一般化・歪曲とはどのようなものであり、どうすれば防げるのかについて解説します。

省略とは、体験の特定の側面に選択的に注意を向け、他の側面を除外する事です。
例えば「うまくいってません。」「ちゃんとやります。」などの場合、「基準、レベル、誰にとって、何が、」など具体的な事が省略されています。省略は親しい関係になると頻繁に行われるが、対象である(誰)(どこ)(何)を省略すると理解できにくくなります。自分が伝えたい全てを言語化して伝える事は出来ません。言語化の能力だけでなく、時間的な制約もあるからです。まどろっこしい会話を好む人はいませんが、省略しすぎた会話は成り立ちません。

一般化とは、その経験が一例であるにも関わらず経験全体を表すようになる事です。
例えば、「一度もうまくいった事が無い。」「男(女)なんて...」「みんな、そう言っている。」などが一般化です。本当に一度もうまくいった事が無いのか?全ての男(女)性があてはまるのか?みんなとは、本当に全員か?を考えずに無意識で使っています。
「みんな持ってるもん。だから、買ってよ。」は、子供たちが親に物をねだるとき見受けられる光景だが、大人になっても一般化している人は少なくありません。

一般化は自分の正当性を主張するときに使われます。「みんな」と一般化するものの言い方は、上司の言う事を聞かない社員が良く使う言葉です。彼らは社員を代表して上司に物を言っているつもりです。「みんなそう言っています。」と言われた時に、「みんなとは誰の事か?」と落ち着いた口調で問い返して欲しい。

歪曲とは事実ではなく主観に基づいた意味づけや決めつけの事です。
「あなたはいい加減な仕事しかしないね。だらしないね。」など、人による基準が違う「いい加減」「だらしない」を強調して歪曲しています。聞き手として歪曲して受け止める事もあります。批判や指摘された事実を受け止めるのではなく、自分の人格を否定されたかのような受け止め方をしている場合です。自分の価値観を相手に押し付ける場合に歪曲した表現が使われます。人は生まれ育った環境が違い独自の価値観で物事を判断しています。事実を事実として伝えるのではなく各自が自分の価値観を通して物事を伝えるので歪曲が起こります。

 

省略・一般化・歪曲を理解した上で前述の5W2Hを明確にした伝え方を徹底する事で曖昧な表現は防ぐことが出来るようになります。

しかし、日常会話では省略も一般化も歪曲も当たり前に行われており、「省略・一般化・歪曲」を完全に取り入れたり、排除する事は出来ません。
まずは、 5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、どこで、なぜ、どのように、どれだけ)を明確に伝える。一方、聞き手として、相手の発した言葉が理解出来ない時には「具体的にはどういう事ですか?」「何がそうさせないのですか?」「全てですか?」「絶対にですか?」と質問する事で5W2Hを明確にする。部下を教育するときは、しつこいくらいでよいのです。「具体的にすべきことが分かった。」「自分がこんなことを考えていたのかが明確になった。」「他にもこんな考え方があるな。」などの意識変換や気づきを起こせるとより良いでしょう。
なお、5W2Hを明確にする質問は多用しすぎると尋問、詰問となりかねません。部下を観察しながら行いましょう。

NLP(神経言語プログラミング)のトレーニングではこうした質問の技術を習得することが可能です。興味、関心ある方はNLPプラクティショナー(実践)コースを受講してみると良いでしょう。私の友人である池江氏が代表を務めるノーザンライツの講座は特にお勧めです。

http://northernlights.jp/

 

4.得られる成果(評価基準)

省略・一般化・歪曲の存在と解決が出来る事により思考の整理が可能となる。

 

5.実践への最初の一歩行動

他人との会話の中で省略・一般化・歪曲されやすものを観察する。

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 福祉事業経営者のための経営講座

後継社長のための経営力強化法  51. 5W2Hの明確化

5-5.5W2Hの明確化

1.問題提起

5W2Hを明確にして伝えてい

 

解説

物事は抽象的なままでは相手に伝わりません。具体化して伝えます。そのためには5W2Hを明確化させて伝えます。あなたは周囲の人に5W2Hを明確にして伝えていますか?抽象的なまま伝えていないでしょうか?

 

2.解決策提示

小学生の国語で作文を書くときには、「5W1Hを使って相手にわかるように伝えなさい。」と習った。伝わる文章として例に出される新聞記事も5W1Hが明確である。5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)の事である。それに加えてビジネスの世界では、いくら(How much)が欠かせない。本書ではこれから何度も5w2hについて記すが、事実を事実として伝えるために5W2Hはどれだけ徹底しても徹底しすぎるという事はない。ぜひ、5W2Hを徹底したい。

 

手順

1.まず、書き言葉で5W2Hを明確化する。

2.話し言葉でも漏れなく伝える。

 

いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、

何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)

いくら、どれだけ(how much)

 

コツ

最初から話し言葉で5W2Hを漏れなく伝えることは難しい。初めは書き言葉で漏れなく伝える方法を習得します。各書類を5W2Hを表示する書式にして癖付けします。

また、中学生に伝わるように伝えようとすることで、文章も平易になる。

「人間には、自分に興味・関心のない事は理解しようとしない。」習性があります。中学生頃までに自分の趣味・嗜好が定まります。 逆説になりますが、自分に興味・関心の無いことは中学生レベルの知識・情報しか持っていないと理解した方が伝わりやすいのです。中学生レベルは比喩的な表現だが、誰かに話をする前に、「この内容で中学生に伝わるだろうか?」と振り返る事であなたの伝えたい事が伝わりやすくなります。

「なぜ」の重要性

5W2Hの中で特に重要な要素が「なぜ=Why」だ。相手を動かすときに、なぜそうして欲しいのか?を言葉として伝えなくては伝わりません。相手は方法手段を聞くとそこで理解するからです。「言われたことしかやらない」と嘆いている上司は部下に対して、なぜ動いてほしいのかの意図・目的を伝えていません。

ある会社の営業部長に聞いた話です。彼はその会社の売上責任者なのだが、「部下を動かして予算を達成しなくてはいけないのはわかっています。部下が動かないのです。部下の話をちゃんと聞いていますよ。自発的に行動してもらうように質問をしていますよ。だけど、部下が動かないんです。売り上げ予算が高すぎるというのが一番の問題だと思いますが。」彼が言いたいことは部下がダメだということと会社の目標が高すぎると言う事だけです。
残念ながら、彼の部下は動きません。なぜなら、彼自身が売り上げ予算を他人事として捉えているからです。自分がなぜこの予算を達成しなくてはいけないのか?を理解していなくて部下を動かすことなど出来るわけがありません。なぜを他人に言うためには自分自身が肚に落としていなければ言えないからです。そもそも論として、社長がこの営業部長に対して「なぜ、この売り上げ目標なのか?」を伝えていないからです。
正しい5W2Hとは、いつ、どこで、誰が、何をどのように、どれだけやるのか。の4W2Hのそれぞれの項目について「なぜ」なのか明確に答えられる文章となる。

あなた自身が「なぜ」を自分に説明できないのであれば、部下を動かすことはできません。

 

4.得られる成果(評価基準)

5W2Hを正しく伝える事で、会話が具体的になり、ズレがなくなります。何度も説明する必要がなくなります。1回のミーティングの質が向上します。

 

5.実践への最初の一歩行動

手帳に「5W2H」と書き込む。

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1.問題提起

 

解説

人はそれぞれ物事の捉え方が違います。にもかかわらず相手も自分と同じ様に物事を捉えて解釈していると決めつけていませんか?
あなたは相手によって伝え方を変えていますか?
五感のうち受動感覚により視覚を重視する人、聴覚を重視する人、体感覚を重視する人がいます。人それぞれの捉え方の違いを知り伝え方を変える事で伝わり方が変わります。

 

2.解決策提示

五感による受け取り方の違いを解説します。読んで実践してほしい。
これから紹介する方法はNLP理論に則った方法です。

NLPとは、Neuro Linguistic Programming(神経言語プログラミング)の略です。

人間は、「神経」(=五感【視覚・聴覚・味覚・嗅覚・触覚】)と、「言語/非言語」の脳での、意味づけによって物事を認識し、体験を記憶しています。その認識や記憶は今までの人生体験に基づいて各人の中に「プログラミング」し、その「プログラミング」のとおりに反応し行動していると考えられています。そのプログラムを理解する事で普段のコミュニケーションをより良くできるという考え方です。私たちは生まれて以来五感を通じて得た情報を脳に送り、それぞれの意味づけをしています。この意味づけの方法や反応・行動の仕組みが人それぞれに違います。

五感のうちコミュニケーションに使われる主なものは、V=Visual(視覚)A=Audhitory(聴覚)K=Kinesthetic(触運動覚)です。この3つのタイプを知り活用する事で、コミュニケーションの質を高める事が可能になります。

 

相手のタイプを知る。

たとえば、「ごはん」という言葉を聞いたらあなたは「最初に」どう反応しますか?

Aさん「湯気が立ち上るおわんに盛られた白く輝くご飯が思い浮かんだ。そして、その周囲には味噌汁やおかずなどが思い出されました。」と答えますた。AさんはV(視覚)が優先されるタイプです。

Bさん「食事の時の団欒の声が思い出されました。メニューは~でした。」と答えました。
A(聴覚)が優先されるタイプです。

Cさん「ご飯の香り、噛んでいる感触そして舌触りや味わいが思い出されました。」と答えました。
K(触感覚)が優先されるタイプです。

 

私がよく使っている簡単な見分け方としては、「話が見えない。」というタイプは視覚優位。会話好きなタイプは聴覚優位。体を動かすのが好きなタイプは体感覚優位と判断しても良いでしょう。上司と部下とのコミュニケーションの工夫としてVタイプの部下には図やグラフで物事を伝える。Aタイプの部下には会話の時間を増やす。Kタイプの部下には共同作業を通して伝えるなどの工夫で伝わり方が変わります。

 

4.得られる成果(評価基準)

相手の受け取り方を知ったうえで伝え方を変えられるようになると、効果的なコミュニケーションが出来るようになる。

 

5.実践への最初の一歩行動

周囲の人はどのような人か観察して今までと伝え方を変えて伝えてみる。

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