2017年 9月 の投稿一覧

営業部長の仕事と役割47部下の強みを見出す

部下の強みを見出す

 

中小企業経営者が生き残るのに必要な能力が部下の強みを見出す力です。

優秀でバランスの取れた無難な人材は中小企業では皆無と言ってよいでしょう。「あれは出来るけど、こっちはからっきしダメ。」な社員を何とか戦力にする事が仕事です。

すべき事、できる事、したい事の考え方はここでも有効です。

まずは、本人のしたい事と出来る事を聞き出します。
その上で会社としてのすべき事との兼ね合いを見出します。本人の考えている出来る事は、往々にして出来ていない事だったりしますが。それでも本人の意向を聞き出す事により、本人も自分がやるべき事としての自覚が芽生えます。

その逆が問題探しではなく犯人捜しに追われる事です。

「大企業では薄まるからね。」とある大企業の会社員の方が言った言葉を忘れません。
大企業では、人は組織の機能として働いています。その人がいなくても他に代わりの人がいます。誰かひとり休んだくらいで大勢に影響無いとその方は自虐的に言っていました。

一方、中小企業は人で動いています。
「どこの会社の○○さん」の関係性がそのまま仕事に直結します。多くの中小企業では転勤も人事異動もありません。入社して退職するまで同じ仕事をする事も普通です。そのような環境では、機能ではなく人に焦点があたるのは無理からぬ事です。
しかし、属人要素だけの営業部には限界があります。

組織営業力を強化したいのであれば、やはり犯人探しではなく問題探しへと視点を変えたいものです。

しかし、私たちが最初に聞く話は
「課長の○○がダメだ。」
「○○さんにはやる気が感じられない。」
「△△さんは、数字は上げるんだけど人を育てられないんですよ。」
と、犯人捜しの話ばかりです。特に犯人を捜す方向に向きがちなのは、職人気質の古参社員です。社長にしてみると、仕事は出来るが人を育てられない年上の部下だったりします。そうなると、厄介な状態です。
常に誰かを犯人にしないと気が済まない職人気質の古参社員が会社を仕切っている状態となってしまいます。犯人を捜すのは勝手ですが、犯人を見つけたからと言って目標を達成できるようになるのでしょうか?これまで私が支援したどの会社でも犯人を見つけても何の解決にもなりませんでした。私自身も中小企業で10数年働いていたので良く分かります。頭では「犯人探しをしていても何の問題解決にもならない。」ってのは分かっています。しかし、怒りというかモヤモヤしたものをどこかにぶつけないと納まらない。のが現実です。
「あいつがやってくれたら…。」「何で分かってくれないのか?」
となり、誰かのせいにしていました。

私が最初に就職した会社を「社長が悪い。」「出来の悪い部下が悪い。」
と誰かのせいにして辞めました。
これからお伝えする内容で、犯人捜しではなく問題探しへと視点を切り替えてくれたらと思います。

問題が見えないから、問題を発生させた人を責める。
問題を見える化する事で問題を解決出来るようになる。

中小企業は「人」が財産です。
せっかくのご縁で一緒に働いている人を犯人にするのではなく、英雄にしたいものです。

 

人の強みではなく弱みに焦点を合わせる者をマネジメントの地位につけてはならない。人のできることは何も見ず、できないことはすべて知っているという者は、組織の文化を損なう」
現代の経営:ドラッカー

 

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組織営業力強化を目的とした中小企業経営者及び営業部長を対象に執筆しています。
ヒューマン・コンフィデンスジャパン株式会社
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営業部長の仕事と役割46 成功体験

小さな成功体験を積み重ねさせる

 

人間は褒められると嬉しい動物です。目標達成したのに、誰も関心を持ってくれず褒めてもくれないのは寂しいものです。目標達成した月・4半期には祝勝会を開催しましょう。派手にやる必要はありません。ある会社では自動車通勤者が多かったので昼食時にお弁当でお祝いしました。経営者の中には成功体験に浮かれるのではなく、厳しい環境に身を置くからこそ人は成長出来ると考える方もいます。経営者の心構えとしては大事ですが、同じように考えている社員はどれだけいるでしょうか?残念ながら、「楽が出来て安定していて給料が高い会社が良い会社。」の認識が一般的だと思います。しかし、中小企業の現実は給料は安く基盤は不安定です。
そのような環境の中では、「やれば出来る」の小さな成功体験を積ませる事です。また、あの人と働きたいの著者でレストラン・ル・クロのオーナーの黒岩さんの話を聞く機会がありました。
「成功体験とは勘違いです。多くの勘違い体験をさせることで人は成長する。」
との言葉が胸に響きました。
ル・クロには、一度辞めた社員が戻ってくるのは、その職場での成功体験と仲間としての記憶が心に残っているからでしょう。それほどまでに「成功体験」は人にとって重要です。あなたの会社では、社員が勘違い出来る程の成功体験を積ませているでしょうか?

「もちろん、勝って兜の緒を締めよ。」で緩ませ過ぎないようにするのも上司の役割です。
祝勝会の翌朝には、先月上手く達成できた理由を分析しましょう。悪くなったときに、「何故悪いんだろう。どうしたらいいだろう」と悩むことがあるが、既に手遅れだからです。いい時に何故よかったのかを分析・記録しておくことが成功体験を積み重ねるために重要な要素です。そして、悪くなったときは、いい時の記録を見て思い出せばよいだけですから。

 

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営業部長の仕事と役割45

7・仕事の棚卸で現在の仕事量と改善余地を見出す

 

あなたの会社では仕事の棚卸をしていますか?

中小企業の社長と営業部長は「何でも屋」になりがちです。全てに目を配る事は必要ですが、全てを自分でやる事は不可能です。しかし、皆さん頑張って何でもやろうとしています。中小企業経営者はに仕事の棚卸をしてもらうと驚くほど「どうでも良い仕事」に社長や幹部が時間を費やしている事が明らかになります。その上日常業務で新しい仕事はどんどん降りかかってきます。社長は、社員の誰も気が付かない些細な事にまで気が付くので、つい自分でやってしまう。定期的に仕事の棚卸を行い社長は社長にしかできない仕事に集中したいですね。

 

・手順
1.仕事の棚卸シートにルーティン(毎日、毎週、毎月行っている)業務を記入します。
2.すべての仕事を思い出すのは難しいので、その場で思いつく限りの業務を記入します。
3.その後、右欄の誰の仕事かの項目に「自分にしか」「誰でも」出来る業務の振り分けを行います。

・道具:仕事の棚卸シート

・コツ:1回の仕事の棚卸で全ての業務を洗い出すのは難しい。月1回程度定期的な日程を決めて何度も繰り返す。

 

 

事例:ある小売店では社長が毎朝、店を開け、銀行の入出金や顧客の集金やちょっとした配達までやっていました。誰かに仕事を依頼するより自分でやった方が早いのは事実です。しかし、それでは社員やバイトに給料を払って雇う意味がありません。その社長は仕事の棚卸をして愕然としていました。自分なりに人を使っていたつもりだったのが全て自分で抱え込んでいたことに気が付きました。本来自分がやりたい仕事は手付かずで雑用担当になっていたからです。仕事の棚卸実施後、事務員に銀行関係の仕事、配達員に集金の徹底、店長に店舗の運営の仕事を任せました。「つもり」は実際に事実を見ないとわからないものです。あなたの会社でも仕事の棚卸をして「つもり」を解消してください。

応用事例:全社員の業務が棚卸されていると、人材採用時に効率が良くなります。中小企業の事務員にお局様がのさばるのは採用時に何をさせるのかの具体的業務を明確にしていないからです。業務が忙しくなってきたから事務員を雇います。人を雇ってしまうとお土産やおやつで仕事を頼まなくてはいけないお局社員を育てる羽目になります。ある印刷会社では、業務多忙につき事務員の募集を考えていました。募集前に全社員の棚卸と聞き取り調査を行いました。「自分が行っている仕事の中で事務員に依頼できる仕事は何か?その仕事はどの程度のスキルが必要でどの程度の時間がかかるのか?」を募集要項に記載することとしました。
前述の職務記述書と合わせる事で自社のレベルが応募者に正しく伝わるようになりました。
応募者との人材のミスマッチが最小化されました。

 

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営業部長の仕事と役割44 評価と給与

「ここまでやる」と「こうなる」が見える給与体制

 

評価と給与が分かりやすいのが一番良いですね。

 

当社の事例を紹介します。当社はコンサルティング会社です。

商品開発とマーケティングは経営の仕事です。各コンサルタントは自分の担当顧客を管理します。売上の35%がコンサルタントの歩合給です。理論上は月間20社=4,000千円まで対応出来る計算です。最大4,000千円を担当すると月間の給料は1,400千円となります。しかし、上司やパートナーのヘルプが入るとその分は勘案されます。月間20社の対応は普通にやっていれば精神的にも肉体的にも厳しいです。そこで、何らかの工夫が生まれます。とは言え、一度は忙しさの極限まで自分を追い込むことで次が見えてくるためギリギリまで追い込ませるようにしています。

 

「頑張り」と給料が連動しないのは働いていても辛いものです。

通常の賃金テーブル以外に「頑張り」を評価できる仕組みを取り入れたいものです。

 

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営業部長の仕事と役割43 マニュアル化

あるべき姿と現状の差異を見える化するマニュアル

 

箸の上げ下ろしに分解されたものがマニュアルです。

仕事を人に教えるときや標準的な仕事を共有化するためにマニュアルを作成している会社は多くあります。しかし、マニュアルのレベルがまちまちだったり、ずいぶん前に一度作って更新がされていなかったりします。せっかくマニュアルを作っても使われないのであれば意味がありません。随時更新して使えるマニュアルとしたい。あなたの会社では箸の上げ下ろしレベルに分解されたマニュアルを作成し更新していますか?

箸の上げ下ろしに分解したマニュアルの作成法。本書は営業部長育成マニュアルとも言えます。マニュアルは、それを理解できれば誰でも同じように再現できる方法です。「〇さんだから出来る」=属人的要素を排し、正しい手順通り行う事で誰もが再現可能となります。

マニュアル作りには欠かせない3つの要素があります。

1.手順

2.道具

3.コツ

です。

例えば、掃除を例にとると1.の手順で、上から下に掃除をします。天井から床にかけて掃除をします。なぜならゴミは上には上がらず下に溜まるからです。また、真ん中から四隅に向けて掃除をします。ゴミは隅に溜まりやすいからです。一つ一つの手順が理に適っているため誰が行っても同じように掃除が出来ます。コツ(独自の方法)については昔であれば一子相伝的に現場を一緒に経験しないと伝わらない事とされていました。しかし、現在ではこのコツをどのように社内で素早く共有できるかが会社の競争力の源泉となっています。前述の会社では、毎週木曜日の早朝勉強会で気づきを共有しパートさんも月1回の研修会でコツを共有しています。

余談ですがコツとは骨。表からは見えない本質的な部分でもっとも大事な事との意味が語源です。本来は、OJTのように現場を一緒に経験する事が一番望ましいですが、事例を通じてコツに触れる事が可能となります。あなたの会社ではコツをどのように共有出来るでしょうか?

 

・コツ:出来ることに分解する。

マニュアルの目的は教育です。最初から全ての仕事を出来る人はいません。何も出来ない所からスタートします。にも関わらず、最初から全て出来ることを期待してしまいます。学校を卒業したばかりの新入社員には名刺交換の仕方や挨拶などの当たり前の事から教えます。そして、営業であれば上司と同行してお客様の所へ訪問します。一つ一つの出来る事の精度を高め、それら出来る事を高い精度で組み合わせていくのが仕事です。名刺交換と挨拶ができるようになれば飛び込み営業は出来ます。会社の説明、商品の説明が出来るようになれば一人でお客様を訪問させる事が出来ます。出来なかった事を一所懸命練習すれば良いのです。「やった事の無い事」は出来ないのだから仕方がありません。ただ、出来ると思える事が高い精度で出来ているかこそが問題なのです。他の人に「どうだ!」と自信を持って見せられる水準になることです。分解された一つの部分を出来るようになると自信を持って次のステップに進めます。中途半端な水準で次のステップに進んでも、全てが中途半端なままなのです。

○マニュアル作成で得られる成果は、一般的な仕事は誰でも簡単にさせられるようになることです。教育の際に出来る事に分解して教育することで教える側の負荷が軽くなります。教わる側も何が出来て何が出来ないかが明確になるため習得が早くなります。

○実践:「手順、道具、コツ」が明確化されたマニュアルを今すぐ作りましょう。前述の仕事の棚卸で洗い出された項目から始めとよいでしょう。

 

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営業部長の仕事と役割42 出来ないを出来るにする学習ステップ

出来ないを出来るにする学習ステップ

 

物事を始めから全て出来る人はいません。出来ない事を学習する事で出来るようになります。本項では出来ない状態から出来る状態になるための学習ステップについて解説します。

みなさんは、人材育成の学習ステップをご存知ですか?

物事を全く知らない状態から出来るようになるまでには学習の4ステップと呼ばれる段階があります。

1.出来ない事を知らない=無知→2.知る →3.意識して出来る →4.無意識に出来るの4段階です。

これらの各ステップを知ったうえで人材育成プログラムを作ります。学校卒業したての新入社員であれば、ほとんどの事が「1」の状態です。中途入社の社員で同業他社で同様の仕事をしていた場合でも自社については新入社員同様です。新入社員に比べたら育成時間は少なくて済むが上記のステップを経るのは同様です。上記のステップを踏まえたうえで教育するプログラムが必要となります。
下記で上記の4ステップに則った教育の実践方法を解説します。

・手順
1.知識情報を提供し概要を理解させます
2.知っているが出来ていない事を実感させます(何が出来て、何が出来ていないかを分からせます。)
3.出来るまで量稽古を積ませます
4.無意識にできるレベルに体に覚えこませる

「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ褒めてやらねば、人は動かじ。」は山本五十六の言葉です。

出来ないから出来るへのステップアップで重要なことは上司の率先垂範と量稽古です。

自動車の運転免許を取得した時のことを思い出してください。初めて教習所に行ったときにどのような気持ちだったでしょうか?「みんな運転しているんだから自分でも運転できるだろう。」と思いつつも不安だったことでしょう。学科で知識や情報を教えられ、横に教官が乗った状態で教習所内のコースを何度も運転した事でしょう。知らない=無知の状態から知識を得て安全な場所で何度も運転することでようやく「意識すれば出来る」状態になります。更に何度も運転することで無意識に運転できるようになります。無事に免許を取得し、プライベートで運転したり仕事で運転する事を繰り返し無意識で運転できるようになった。音楽を聴いたり、会話をしたりしながら長距離ドライブにも行けるようになります。

仕事も同様です。最初はスーツにネクタイ姿もままらなず「おっかなびっくり」で出社した時期があったはずです。上司や先輩に教わりながら仕事を覚えてたことでしょう。やがて一人で無意識に仕事が出来るようになりました。随分昔の事で忘れた人もいるかもしれませんが。

このように新しい物事を知り出来るようになるためには必ず学習ステップの階段を登ります。上司は部下が今どの段階にいるのかを知ったうえで教育したいものです。

物事を習得するのに学習ステップを経る事が分かると、部下にイライラしなくてすむようになり精神的に楽になります。

 

 

 

 

 

 

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営業部長の仕事と役割41 営業会議

営業会議は議案シートで課題と思考法を共有

 

会議については否定的な人が多いです。しかし、私は適正な会議は必要だと考えています。何のために開く会議なのかの目的が明確であればやるべきです。社長がトップダウンで決定したいのであれば会議の必要はありません。しかし、社員の知恵を集めて良い会社にしたいのであれば会議の効果は絶大です。

早くたどり着きたいのであれば一人で。

遠くへ行きたいのであればみんなで。

です。

ただし、会議には正しいやり方があります。本項ではただしい会議の方法について解説します。意味のない会議は、目的が明確でない会議です。

会議の目的は大きく分けて2つです。

知恵を集めて決定する事と情報を共有する事です。

まず、会議の目的を明確にします。決定を目的とするのであれば、その課題が生じた背景・経緯を共有する必要があります。会議が長くなる。あるいは、一度決定したのに実行されないのは背景や経緯の共有が十分なされていないからです。最初のうちは時間をかけてでも背景や経緯の共有に時間を費やしましょう。


当社では、会議議案シートの活用をお勧めしています。

会議で何を話し合うべきか?どのような流れで話し合うべきかがこのシート1枚で完結します。その後、議事録としてまとめるのにも適しています。

当社が支援した顧客の会議が効果を発揮するのはこの会議議案シートがフォーマットとして使われているからです。

 

 

 

 

 

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営業部長の仕事と役割40 対面しない

対面しない

 

問題は誰か?
ではなく、
問題は何か?
で取り組むためには対面しない事が大切です。

上司と部下が対面すると敵と味方の場を作りやすくなります。
上司にその気はなくても部下は身構えてしまいます。
良いアイデアを生み出すための会話をしたくても対面が関係を悪化させることがあります。
あなたは、対面して部下を問い詰めていませんか?
部下を問い詰めるのではなく、問題を解決することが目的のはずですよね。

解決したい問題を客観的に取り扱う事で、犯人捜しではなくなります。

手順:                              

1.自社の問題をホワイトボードや模造紙などに書きだします。

2.上司と部下は正対せずに問題を中心に見る位置に座ります。
  問題を中心とした三角形のイメージです。

3.ホワイトボードや模造紙上で問題解決を行います。
  すぐ出来る事はすぐに改善する。

 

コツ:

上司は部下の問題解決の支援者、パートナーとして一緒に知恵を出し合います。
「誰が悪いか?」ではなく、「何が悪いか?」思考へと切り替えましょう。
「どうすれば解決できるか?」を部下と一緒に考えます。
この方法が効果的なのは上司と部下が現場で検証を行う事ですぐに改善できる提案が出やすくなることです。
問題が客観化されることでアイデアを出す上司も部下も最適解を求めるようになります。
上司の指摘を気にせずすむからです。

セミナーなどで実演するのですが、私が上司役をやり受講者に部下役をやってもらう。
最初は対面の場を創ります。
そこで、私が「当社が売上目標達成できないのはなぜだろうか?」と尋ねて受講者に感想を聞くと、
「思わず、言い訳を探しそうになります。」
「尋問、詰問を受けている感じになる。」との答えを多く受けます
(ちょっと意地悪に部下役の目をまっすぐに見つめるのでなおさらですが。)
本当の上司と部下であればもっと厳しくなるでしょうが。

問題を真ん中に置いて客観的に物事を捉え事。
にプラスしてラポールを取り入れると良い場を作れるようになります。
良い問題解決の第一歩は良い場を作ることです。

対面せず問題を共通の課題とすることが出来るようになると、
部下がこれまで言えなかったアイデアや改善を提案するようになります。

 

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営業部長の仕事と役割39 見える化進捗確認

2.見える化進捗確認で部下を育てる

 

あなたの会社は見える化していますか?

問題を見える化する事で実行力を高める事が出来ます。当事者意識を持たせる事が出来るからです。上司の言うことに口では「はい」と答えながら行動しない面従腹背社員が多い会社では効果的な方法です。「私は危機感を持って仕事をしています。」と言うのは誰でも言えます。口が上手な人や演技が上手な人は「らしく」見せる事が出来ます。本当に危機感を感じていても伝える事が下手な人は傍から見れば、「あいつ、危機感ねえな。」と映ります。意識は見えないからです。問題を見える化することで意識の見える化が可能となります。

では、効果的な見える化について解説します。

 

もっとも簡単な方法は目標対実績の進捗状況の見える化です。

 

東日本大震災の時の夏に電力消費予想が毎日テレビで流れていました。視聴者は知らず知らず節電の意識付けがされていました。黄色や赤の目立つ色は目に飛び込んできます。

当社ではクリアファイルを使った方法を薦めています。色分けした進捗確認表で社員に見える化する方法です。A4の用紙に今月の目標と実績を記入します。その用紙をクリアファイルに挟み込むだけの方法です。毎日の目標を朝出社時に記入します。退社時に実績をクリアファイルの上から記入します。。目標を達成したら青、達成できなければ赤で記入するだけです。

 

・道具クリアファイル進捗確認表
・コツ瞬時に見える場所、見える形で実施すします。「パソコンを開かなくては見えない。」や、印刷したものを貼り付けるのでは継続できません。誰にも見える場所で誰でも簡単に更新できる方法で実行する事がコツです。

 

○事例:当社事例
当社では、クリアファイルではなく、ホワイトボードで進捗状況を確認しています。壁面に貼るタイプのホワイトボードシートを正面入り口から見えない壁面に貼っています。全社員の年間、月間、週間の目標対実績を記入、更新しています。目標の数字を黒、進捗状況は目標未達成だと赤、達成だと青に塗り分けているため一目で分かります。全社員が毎週月曜日の朝礼時に進捗状況の報告と今週1週間の行動予定を発表しています。

○事例:食器棚で進捗状況を見える化    アサヒルミエル
川崎市にある新聞販売店のアサヒルミエル社では、食器棚の脇に物品販売の目標と実績を対比しています。昨今の少子高齢化や紙離れ、活字離れの影響もあり新聞購読者を増加させるには厳しい社会環境が続いています。彼らの会社では新たな売上の確保のために物販に力を入れています。しかし、新聞販売以外の販売の経験もノウハウもないため、「頑張ろう!」の掛け声だけでは人が動きません。皆の見える台所の棚にクリアファイルを貼り更新する事で目標達成に対する意識付を行っています。

○見える化による成果は、見えると動けるを実感できる事。今まで数字は他人事だった社員の目の色が変わります。これまで導入した企業では必ず実績が向上しました。過去の事例では前年比140%以上の売上実績を計上した会社もありました。次はあなたの会社の番です。

 

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営業部長の仕事と役割38 第四章:進捗確認で部下育成 1・進捗確認は、営業会議ではなく定期的な1対1ミーティングで

1・進捗確認は、営業会議ではなく

        定期的な1対1ミーティングで

あなたには、部下は何人いますか?営業会議とは言い1対1のミーティングを同時間、同じ場所で行っているだけではありませんか?営業部長以外でそこに参加する人たちにとって価値のある時間になっているでしょうか?そうでないならば、是非、1対1のミーティングに切り替えてください。自分の番以外はそこにいるだけ。聞いているだけの参加者にとって無意味です。

 

週次の進捗確認で計画と行動と結果のズレを極小化します。

ショートインターバルコントロールという方法です。
短期間に修正改善を実行する事で目標達成の確度を高める方法です。1週間ごとの途中指標を定めることにより、「なぜ、出来ないんだ!」と怒鳴りたてるのではなく、上司と部下とで方法の妥当性検証、改善策立案が可能となります。1カ月単位で進捗状況を確認すると修正、改善が後手に回り時として「取り返し」が付かないこともあります。1週間程度の短期間であれば修正、改善を繰り返す事で再生計画を実現できます。

 

私たち外部のコンサルタントが効果を発揮するのは、週一回程度定期的に訪問するため外圧として機能するからです。私たちは、お客様の会社の事情を知らないし、事情には合わせません。客観的に計画との進捗状況を確認しに来ます。前回訪問後に突発的なアクシデントが起こっても、決めた日程に訪問し、決めた事が出来ていたかを確認するだけです。出来ていなければ、「今すぐやりなさい。」と厳しく知的腕力を発揮します。知的腕力を行使できるようになると、部下に対する接し方にメリハリがつきます。硬軟両方の対応で部下の力を引き出し伸ばすことが可能となります。

 

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ブラックジャックによろしく
著作者名:佐藤秀峰
サイト:漫画 on web http://mangaonweb.com

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