2017年 6月 の投稿一覧

中小企業経営者のための経営力強化方法 29.良い場を作る

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Q:聴くよ話すよの場を作っているか?

○問題提起:コミュニケーションは意思疎通。重要なことは場づくり。「これから話しますよ。聞いてください。」の場が出来ていないままコミュニケーションを始めていないだろうか?あなたがどんなに熱く語っても相手が聞く耳を持っていなければコミュニケーションは成り立たない。有効なコミュニケーションを成立させる場を作る必要がある。
○解決策:ラポールにより場を作る。ラポールとはフランス語で「橋を架ける」という意味。相手との間に橋を架けて距離を縮めお互いの信頼を得ること。いきなり話し始めるのではなく聞き手と話し手との間に橋を架けてから会話を始める。
・手順1.相手を観察する
毎日のように顔を合わせるからこそ、相手を観察したい。
2.共通点を探す
営業などで初めてお客様を訪問した時に無意識に行っていることが共通点探しだ。出身地、好きな食べ物、趣味などを尋ねたり尋ねられたりしたことはあるだろう。何らかの共通点から話題を展開するとお互いの距離は縮まりやすい。
3.ペースを合わせる
話す速さだけでなく、呼吸までも合わせると相手も話しやすくなる。同時に相手の真似をすると相手は居心地の良い空間を感じる。ペースを合わせる、真似をするの2つの技術を習得するだけでも、聴くよ話すよの良い場づくりが出来る。
4.場が成立する
話す→聞く→話す→聞くが交互に繰り返される。自分の伝えたい事を相手伝わりやすいように伝える。相手が分からないことを率直に聞ける。良い場があれば良質なコミュニケーションが成り立つ。
・コツ:一度に全て行うことは難しい。話す速さを合わせるペーシングから始めると始めやすい。普段は早口で話す人は少しだけゆっくりと話す。すぐに出来る具体的な行動の中で実感してほしい。

ペーシング演習
2人1組で向かい合う。一人が大きく深呼吸を繰り返す。この時、大きく肩を動かすように深呼吸をする。もう一人は相手に合わせて深呼吸をする。呼吸は相手の肩の動きをみるとわかりやすい。
事例:赤ちゃんを抱っこしたままお母さんも寝てしまう。赤ちゃんを寝かしつけているお母さんが赤ちゃんと一緒に寝てしまうのは、無意識に赤ちゃんの呼吸に合わせ無意識にペーシングを行った結果だ。本当に信頼しあっている親子だから無意識に寝てしまう。

ミラーリング演習
人間鏡です。一人が動き相手が真似をする事を繰り返す。実際には、すべてを真似するとわざとらしいので大きな動きがあった後にすぐに真似する程度にとどめたい。
事例:昔、誰かが煙草に火をつけると次から次へと煙草に火が付いた。などの話を良く聞いた。飲み会の席などでは、話すタイミングと飲むタイミングがあるので相手がグラスに口をつけるタイミングで自分もグラスに口をつけると相手にとっても良い間となる。相手が足を組み替える時に足を組み替えたり、相手が腕を開くときに腕を開いたりと鏡の様に真似する。

○良い場を作ることで得られる成果はコミュニケーションの改善だ。話す技術や聴く技術以前に良い場があることで上手に話せない人や人の話の真意をくみ取れない人も人との意思疎通が億劫でなくなる。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 28.コミュニケーションの原則

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コミュニケーションの原則

Q:あなたが伝えたいことは部下に正しく伝わっているか?

○問題提起:コミュニケーションの原則は「あなたが伝えたと思っている事と相手に伝わった事」は違うだ。「下記は有名な老婆の絵です。アンデルセン童話やグリム童話に出てくるようなおばあさんですね。」と私が説明を始めると、読者の皆さんは「おばあさん」を探し始めるだろう。

一方、「高貴な貴婦人」があちらを向いています。顔が見えないのが残念ですが...」と説明を始めるといかがだろうか?
老婆の絵として見ている人と貴婦人の絵として見ている人では同じ絵を見てもそれぞれ違った絵として理解する。コミュニケーションの大原則として、人はそれぞれ違った捉え方をしているとの前提に立つ必要がある。同じ絵を見ていても違って見える。違う絵を見ている人同士であれば違った理解をするのは当然だとの前提に立つことがコミュニケーションの大原則だ。この絵を老婆だと見ている人はあなた一人かも知れない。
実は、この絵は「老婆か貴婦人」だけの話ではない。帽子の所に猫が寝ている。老婆か貴婦人の話に捉われている時に、別の人は猫が気になっていたとする。三者が全く違う会話をすることになるだろう。それぞれが自分の意見を主張し始めれば、意思の疎通は出来なくて当然だ。この節の見出しは最初の段階では、「伝えた事は伝わった事」としていた。私は「(自分が)伝えた事は、(相手に)伝わった事(でしかなく、自分が伝えたい事が全て伝わっているのではないよ。)」の意味で見出しとしたつもりだった。しかし、ある研修講師の方と話していたら、「自分の伝えたい事が相手に正しく伝わっている」との誤解を招くかもしれないと指摘された。
○解決策:本書で正しい伝え方を習得する
・手順1.「伝えたい事は正しく伝わらない」事を前提とする。
2.そのうえでコミュニケーションの技術を本章で習得する。
3.日々の実践で伝心力を強化する。
・コツ:「コミュニケーションは成立しにくい。」の前提から始める。
伝えたい事を正しく伝える技術を習得出来るようになると、人を動かせるようになる。経営者に必要な「人を動かす」力の中で技術で対応出来る部分は技術で対応したい。人を動かす技術は危険な技術だ。人を動かす=操作的になると誰もあなたについてこなくなる。最後に全てを決するのは、あなたの経営者としての真摯な態度に他ならない。技術を習得しても、技術に溺れないで欲しい。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 27.1年先のスケジュール

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1年先のスケジュール

Q:1年先のスケジュールを立てているか?

○問題提起:定期的行事は1年先までスケジュール化することで判断の回数を減らすことが出来る。例えば忘年会など、ギリギリになって「どうしよう?」では会場を押さえる事すら出来ない。あるいは何軒にも電話してムダな時間を費やす事になる。あなたの会社では予め決まっている行事は1年先までスケジュール化しているだろうか?

○解決策:年間、月間、週間で定期的に開催している行事や会議などを洗い出す。定型化出来る行事は1年先までスケジュール化する。
・手順1.年間、月間、週間で定期的に開催している行事や会議などを洗い出す。
2.1年先までのスケジュールを決定する。
3.本日の業務が終了したら、1年後の予定を決定する。
・道具:グーグルカレンダーやチームギアなどのスケジュール管理ソフト。手帳やカレンダー。
・コツ:定例行事であれば「毎月第○○曜日」と決める。
○事例:当社では毎年の忘年会開催時に次回の忘年会の日程を決めている。そして忘年会に参加して下さった方にはその場で来年の忘年会の出欠を確認している。1年前から予定が分かっていると助かると言われている。12月になって慌てて忘年会の会場予約を行うようでは時間と労力の無駄だ。他の行事も1年先のスケジュールを全て決めている。毎月の定例会議の司会や書記は社員が持ち回りで担当している。時間が無くて準備出来ませんでしたと誰も言わなくなる。早め早めに自分の役割を全うする。また、毎年1月最終週に社内研修を合宿形式で行っている。この研修についても1年前からスケジュールを組み込んでいる。研修で使う会議室の予約も1年前であれば確実に確保できる。ギリギリになって右往左往しない。
○実践:直近の行事を振り返る。来年も同じ時期に行うのであれば今の段階で来年の手帳、カレンダーに予定を記入する。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 26.見えると動ける

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Q:あなたの会社は見える化しているか?

○問題提起:問題を見える化する事で実行力を高める事が出来る。上司の言うことに口では「はい」と答えながら行動しない面従腹背社員が多い会社では効果的だ。「私は危機感を持って仕事をしています。」と言うのは誰でも言える。口が上手な人や演技が上手な人は「らしく」見せる事が出来る。本当に危機感を感じていても伝える事が下手な人は傍から見れば、「あいつ、危機感ねえな。」となる。意識は見えないからだ。問題を見える化することで意識の見える化が可能となる。危機を見せる事で行動に繋げているだろうか?
○解決策:もっとも簡単な方法は目標対実績の進捗状況の見える化だ。東日本大震災の時の夏に電力消費予想が毎日テレビで流れていた。視聴者は知らず知らず節電の意識付けがされていた。黄色や赤の色は目に飛び込んでくる。自社でも色分けした進捗確認表で社員に見える化する。A4の用紙に今月の目標と実績を記入する。クリアファイルに挟み込む。
毎日の目標を朝出社時に記入する。退社時に実績をクリアファイルの上から記入する。目標を達成したら青、達成できなければ赤で記入する。
・道具:クリアファイル進捗確認表
・コツ:瞬時に見える場所、見える形で実施する。「パソコンを開かなくては見えない。」や、印刷したものを貼り付けるのでは継続できない。誰にも見える場所で誰でも簡単に更新できる方法で実行する事がコツ。
○事例:当社事例
当社では、クリアファイルではなく、ホワイトボードで進捗状況を確認している。壁面に貼るタイプのホワイトボードシートを正面入り口から見えない壁面に貼っている。全社員の年間、月間、週間の目標対実績を記入、更新している。目標の数字を黒、進捗状況は目標未達成だと赤、達成だと青に塗り分けているため一目で分かる。全社員が毎週月曜日の朝礼時に進捗状況の報告と今週1週間の行動予定を発表している。

○事例:食器棚で進捗状況を見える化アサヒルミエル
川崎市にある新聞販売店のアサヒルミエル社では、食器棚の脇に物品販売の目標と実績を対比している。昨今の少子高齢化や紙離れ、活字離れの影響もあり新聞購読者を増加させるには厳しい社会環境が続いている。彼らの会社では新たな売上の確保のために物販に力を入れている。しかし、新聞販売以外の販売の経験もノウハウもないため、「頑張ろう!」の掛け声だけでは人が動かない。皆の見える台所の棚にクリアファイルを貼り更新する事で目標達成に対する意識付を行っている。

○見える化による成果は、見えると動けるを実感できる事。今まで数字は他人事だった社員の目の色が変わる。これまで導入した企業では必ず実績が向上した。過去の事例では前年比140%以上の売上実績を計上した会社もあった。次はあなたの会社の番だ。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 25.チェックリスト

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3-8.チェックリスト

 

Q:仕事のチェックリストで仕事の成果を明確にしているか?

 

○問題提起:仕事が出来ているか出来ていないか?について基準が無ければ判断出来ない。好きか嫌いかが判断基準となる。仕事の成果ではなく好き嫌いで判断して良いものだろうか?

○解決策:各仕事についてチェックリストを作成し基準値を越えているかどうかを判断する。

1.仕事の棚卸を実施する

2.各項目について基準値を設定する。

最初は○×レベルで可。

なぜ、○なのか?×なのかについて説明を加える。

3.○×だけでなく、基準値を数値で示せるように改善を加える。

チェックリストを使い、出来ている事と出来ていない事を明確にする。人を育てるとは、どうすれば「期待」を超える「成果」を上げる事が出来るのかを考え、実行し、改善させることだ。そのプロセスを多く経験させる事だ。そのためには自分の仕事のチェックリストを作成し、上司が確認する。

応用例:ダメな社員を退職させるための方法としての応用例。上記チェックリストに基づいて定期的に個別ミーティングを行う。やっていない事を明らかにする。毎回「いつまでにやるのか?」を本人に宣言させる。その内容について「やったのか?やらなかったのか?」について確認する。本人に「やっていない」事を自覚させる。毎回のミーティングで自分がその仕事や役割をやっていない事を自覚すると降格や退職を自分から言い出すことになる。言い訳するようであれば、「なぜ」で追及する。

・コツ:出来ていなければ出来るように教育する。職務上の怠慢(出来ることをやっていない)は許さない。

良く聞くダメな社員は年上の部下の場合が多い。先代社長の腰巾着だったり役員だったりする。「責任回避。既得権益を守る。仕事をしない。言うことを聞かない」のに高い給料を払っているが、どうにかしたい。そうした場合には、チェックリストに「役員」「部長」などの上司の仕事。「専門職」の仕事。「仕事の基本」の項目を上げる。その上で毎週面談を行う。チェックリストの項目は具体的であればあるほど良い。「仕事の基本」の項目で締め付けると大抵は逃げ出す。どうしても追い出したい場合にのみ使って欲しい方法だ。

 

○チェックリストを導入し、仕事の基準を明確にすることで意欲のある社員の成長が促進される。意欲のない社員は淘汰される。

 

○実践:前出の仕事の棚卸を行う。その後部下と面談しながらチェックリストを完成させる。

 

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中小企業経営者のための経営力強化方法 24.TODOリスト

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Q:今日すべき事は、今日完了させているか?

○問題提起:朝から出社して「今日は何をやろうか?」のぶら下がり社員は不要だ。毎朝、社員に今日やるべき仕事をリスト化させて夜には完了させる。TODOリスト、やるべきことリストなど、呼び名は何でもよいが、社員にその日暮らしをさせないために朝書かせることは必須としたい。そうでなければ、「自分のやりたいようにやりたいやり方でやれば良いんだ。」の生産性を考えない社員ばかりとなってしまう。

○解決策:毎朝社員が出社したらTODOリストを提出させる。各項目と時間配分のバランスを確認する。上司が見て1日の仕事量が多すぎたり少なすぎたりする場合は調整させる。
夕方の退社時にその日1日を振り返り実行出来たかを確認する。
・手順
1.下記書式に毎朝記入させる。
2.上司が毎朝仕事の分量をチェックする。
3.リスト上の仕事が完了したら消す。
4.毎晩上司がその日のTODOの完了状況をチェック。
5.仕事全体の中での優先順位付け、漏れの有無について部下と確認。
・コツ:毎朝、毎晩の確認を自然な流れで出来るようにする。
具体例:わざわざ上司の前に出向く事は部下にとっては億劫でプレッシャー。朝礼時に上司が全員分のTODOを受け取る。その後ひとりづつと確認していく。こうすることで「忘れてました。」を言わせない。毎日定例化していれば、習慣となる。社員一人一人が「今日は○○をやる。」が明確に会社は結果を出せる。
○事例:当社では社員のタイプによってTODOリストの実行のさせ方を変えている。中堅クラスの社員で実行力不足の社員に対しては社長が毎日確認している。前述の仕事の棚卸と連動させることで、仕事の抜け漏れが無くなる。また、なかなかTODOリスト通りに仕事が進まない社員に対しては、TODOの項目をさらに細分化して進捗状況を追わせるようにしている。細分化することで、一つの項目の中で得意なことと不得意なこととが見えてくるからだ。ベイビーステップと呼ばれるのだが、赤ちゃんは、ハイハイ⇒つかまり立ち⇒一人だちと一歩一歩と段階を経て歩けるようになる。TODOリストの項目を細分化することで一つづつ確実に実行できるようになる。

また、現在はスマートフォンアプリなどが便利だ。グーグルカレンダーはスケジュール管理だけでなくTODOリストも無料で使える。営業職などでなかなか会社に戻れない社員がいる環境ではこうしたアプリを使った方法もお勧めだ。各社の状況に合わせて活用したい。
○TODOリストを活用し今日すべき事を今日完了させる事が出来るようになると、仕事の抜けや漏れが無くなる。
○実践:仕事の棚卸を行う。仕事の優先順位を整理したうえで毎月→毎週→毎日行うルーティン業務と期限までに完了させなければいけない仕事とに分けたうえでリスト化する。TODOリストとして日々更新する。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 23.箸の上げ下ろしに分解

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中小企業の社長、経営幹部必読】
フレームワークで学ぶ経営力強化ドリル
~事業再生コンサルタントが伝授する90日で人と組織が生まれ変わる経営力強化法~
ヒューマン・コンフィデンスジャパン株式会社 代表取締役 内海透

3-5.箸の上げ下ろしに分解

マニュアルは手順・コツ・道具

「何事も小さな仕事に分けてしまえば、特に難しくない。」

とはマクドナルドの仕組みを作ったレイクロックの言葉です。

彼は、業務用ジューサーのセールスマンを経て50代でマクドナルド兄弟からハンバーガーショップの権利を買い取り、フランチャイズ展開で世界的企業に育て上げました。マクドナルドの味はマクドナルド兄弟。仕組みはレイクロックが作り上げました。組織化とは仕組作りに他なりません。新入社員をぶらぶら遊ばせる事なくすぐに仕事を出来るようにするためにマニュアルは欠かせません。出来ない人が出来るようにするためには、「箸の上げ下ろしレベル」まで分解されている必要があります。出来れば「見てすぐに分かる」イラストや動画で解説出来れば尚良いでしょう。仕事を人に教えるときや標準的な仕事を共有化するためにマニュアルを作成している会社は多い。しかし、マニュアルのレベルがまちまちだったり、ずいぶん前に一度作って更新がされていなかったりします。せっかくマニュアルを作っても使われないのであれば意味がありません。随時更新して使えるマニュアルとしたいものです。あなたの会社では箸の上げ下ろしレベルに分解されたマニュアルを用意し更新していますか?

 

マニュアルの作り方(理論編)

箸の上げ下ろしに分解したマニュアルを作成、運用する。

・手順・道具・コツ

本書は中小企業の組織化マニュアルとも言えるでしょう。マニュアルは、それを理解できれば誰でも同じように再現できる方法です。「〇さんだから出来る」=属人的要素を排し、正しい手順通り行う事で誰もが再現可能となります。

マニュアル作りには欠かせない3つの要素があります。

  • 手順、2.道具、3.コツです。

例えば、掃除を例に説明します。

1.の手順は、上から下に掃除をする。天井から床にかけて掃除をする。なぜならゴミは上には上がらず下に溜まるからです。また、真ん中から四隅に向けて掃除する。ゴミは隅に溜まりやすいからです。一つ一つの手順が理に適っているため誰が行っても同じように掃除が出来るのです。

2.の道具ははたき、ほうき、ちりとり、掃除機、雑巾、洗剤、空雑巾、ワックスなど手順に応じて決まります。

3.コツ(独自の方法)については昔であれば一子相伝的に現場を一緒に経験しないと伝わらない事とされていました。しかし、現在ではこのコツをどのように社内で素早く共有できるかが会社の競争力の源泉となっています。前述の掃除の会社では、毎週木曜日の早朝勉強会で気づきを共有しパートさんも月1回の研修会でコツを共有しています。

余談だがコツとは骨の事です。表からは見えない本質的な部分でもっとも大事な事との意味が語源です。

本来は、OJTのように現場を一緒に経験する事が一番望ましいのですが、研修などで事例を通じてコツに触れる事が可能となりまする。あなたの会社ではコツをどのように共有させることが出来るでしょうか?

・コツ:出来ることに分解する。マニュアルの目的は教育です。最初から全ての仕事を出来る人はいません。何も出来ない所からスタートします。にも関わらず、最初から全て出来ることを期待してしまう。学校を卒業したばかりの新入社員には名刺交換の仕方や挨拶などの当たり前の事から教える。そして、営業であれば上司と同行してお客様の所へ訪問する。一つ一つの出来る事の精度を高める。それら出来る事を高い精度で組み合わせていくのが仕事です。名刺交換と挨拶ができるようになれば飛び込み営業は出来る。会社の説明、商品の説明が出来るようになれば一人でお客様を訪問させる事が出来る。出来なかった事を一所懸命練習すれば良い。「やった事の無い事」は出来ないのだから仕方がない。ただ、出来ると思える事が高い精度で出来ているかが問題です。他の人に「どうだ!」と自信を持って見せられる水準である。分解された一つの部分を出来るようになると自信を持って次のステップに進める。中途半端な水準で次のステップに進んでも、全てが中途半端なままとなります。

 

マニュアルの作り方(実践編)

・動きのある仕事

普段の仕事をカメラやスマホで撮影する事から始めても良いでしょう。スクラム社ではシートの加工を写真で撮影しマニュアル化しています。もっともオーソドックスなマニュアルの作成方法です。

なかなか時間が取れない方はあえて○○教室を開催する事で自分たちを追い込む事が可能となります。
ゼネック社ではサボンちゃんの楽々お掃除教室を地域で月1回開催しています。
毎回掃除のコツを伝えています。一般の人に掃除のコツを教えつつ自分たちはその素材を基に研修し社内のレベルを高めています。

 

最近は動画や写真の編集も簡単に出来るようになりました。内部向けであればスマートフォン1台で撮影したものをマニュアルとして活用しても良いでしょう。

 

・動きが見えづらい仕事

パソコン上の仕事など動きが見えづらい仕事の場合はプリントスクリーンを使うと分かりやすいでしょう。当社の「ユーチューブを使って検索上位になる方法」のセミナー資料です。プリントスクリーンで画面を切り取りウインドウズ標準装備のペイントを使ってマニュアル化しています。

 

・動きが見えない仕事

最近はこの仕事が増えています。考える仕事です。当社のようなコンサルティングなども動きが見えません。大きな流れは、現状分析→課題抽出→解決策立案→提案→実行です。

しかし、課題のレベルや優先順位などはコンサルタントの経験値や相手の危機意識で変化します。また、伝え方も相手によって変わります。コンサルタントのこれまでの背景により理解度も違います。それでも全体の流れやポイントについて自分が伝えられる事は全て言語化するしかないと考えています。私が恵まれている事は自分のやり方を伝える事が不自然ではない事です。

最後は口伝(くでん)口伝えで伝えるしかありません。

 

 

マニュアルの活用法

江戸川区の家事代行を行っているゼネック社ではパートさんも月1回の研修会でマニュアルを使った勉強会を実施しています。各パートさんが「気になった事」や「注意点」を発表し、マニュアルを定期的に改善しています。

 

また、家事代行部門責任者の求由美氏は自社の掃除方法をユーチューブ動画で「サボンちゃんの楽々お掃除教室」として投稿しマーケティングにも有効活用しています。

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3-4.知的腕力

Q知的腕力を行使して実行させているか?

○問題提起:「やれ!」と言ってもやらない。動かない社員に対しては知的腕力が必要だ。時として断固とした姿勢と態度が必要な場合がある。あなたは、言わねばならない時、やらねばならない時に断固とした態度で知的腕力を行使しているか?前述の逆算スケジュールを設定してもスケジュール通りに進まない事がある。そうした場合に、何が何でも実行させているか?

解決策:自主性に委ねる部分と断固とした態度で接する部分を明確にする。必要な時は断固とした態度で知的腕力を行使する。
・手順1.出来なくてやれないのか。出来るのにやらないのかを見極める。
2.出来るのにやらない事は「悪」の姿勢を貫く。
3.それでもやらない場合は断固とした態度で知的腕力を行使する。
・コツ:叱るときには本気で叱る。中途半端が最悪。後述するが社長には演技力が必要。肚から声を出し青ざめさせる。しかし、優しい二代目社長は本気で叱る事が出来ない。「親の仇か天敵」だと思い込み、一喝する。

事例
ある会社の新規開拓プロジェクトの進捗確認会議で、期日までに担当者がテレアポをしていなかった。「今すぐ電話しなさい。」と伝え担当者は渋々電話した。担当者が電話している間は会議を中断した。自分が電話しなかった事で他の参加者に迷惑をかけた事を自覚させた。その日以降、その担当者は決めた事は必ず実行するようになった。時として、このような強制力を働かせる必要がある。私たちは知的腕力と呼んでいる。

実践:週次の進捗確認で計画と行動と結果のズレを極小化する。ショートインターバルコントロールという方法だ。これは、短期間に修正改善を実行する事で目標達成の確度を高める方法だ。1週間ごとの途中指標を定めることにより、「なぜ、出来ないんだ!」と怒鳴りたてるのではなく、上司と部下とで方法の妥当性検証、改善策立案が可能となる。1カ月単位で進捗状況を確認すると修正、改善が後手に回る。時として「取り返し」が付かないこともある。1週間程度の短期間であれば修正、改善を繰り返す事で再生計画を実現できる。私たち外部のコンサルタントが効果を発揮するのは、週一回程度定期的に訪問するため外圧として機能するからだ。私たちは、お客様の会社の事情を知らないし、事情には合わせない。客観的に計画との進捗状況を確認する。前回訪問後に突発的なアクシデントが起こっても、決めた日程に訪問し、決めた事が出来ていたかを確認する。出来ていなければ、「今すぐやりなさい。」と厳しく知的腕力を発揮する。言い訳が正しくてもやっていなければ数字は上がらない。目標達成のスケジュールを逆算で組んでも全てが予定通り進むことはない。下記図の理想の目標達成直線通りには進まない。週次で修正することで初めて目標達成できる。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 21.約束は必ず守る

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3-3.約束は必ず守る

Q:どんな約束でも必ず守っているか?

問題提起:人間同士の信頼関係を一瞬で壊すのが約束を破ること。
しかし、忙しくなってくると自分勝手に約束に順位をつけて「守るべき約束」と「守らなくても良い約束」を作ってしまう。相手が誰であっても、どんな約束も守るのは当然だ。約束を守っているか?

解決策:当社では約束を守ることの癖付けのために会議は全て時間厳守で行っている。物事を決めた時間内で完結させるには日頃の意識付が必要だからである。また、何事にも、準備・段取りが欠かせない。例え社内会議でも常に時間厳守で行うのは当然である。社内会議の開始時間厳守を徹底するために会議の司会者(準備担当者)は10分前に机、イスのセッティング、プロジェクターとパソコンのセッティングを始める。5分前には「定例会議を始めます」と全社員に呼びかける。3分前には社長自らが会議室で着席する。約束を守る会社にするためにはやはり社長自らが約束を守らなければ誰も守らなくなる。率先垂範である。

・手順1.定例化している事であれば細かく分けて順次徹底させる。
2.先約優先を徹底する。
優先順位を変更するほど大きな出来事は家族や親類、取引先の不幸、取引先の倒産など数えられる位だろう。優先順位を変更しない事項は全て先約優先ルールを守る。
3.ドタキャンしない
コツ:一度決めたルールを厳守する。例外を作らない。相手が目の前にいる場合には手帳を見せながら「先約がある。」をその場で伝える。

事例
ある社団法人の理事は、経営者でありながら講師としても活動している。講演の日程調整時には、常に先手を打ち「その週であれば○日の〇時からの1時間か、△日の○時からの2時間か、□日の△時以降であれば大丈夫です。」を相手に示している。最近は紙の手帳ではなくスマホでスケジュール管理する人も多い。しかし、相手と対面しながらその場でスケジュール調整行うには紙の手帳が便利だと言っていた。お客様名や講演主催者名などについては、本人だけが分かるアルファベットで記入しているという。目の前で手帳を開かれると相手も対応しやすい。また、相手と話しながら決定するためただの記録ではなく、記憶が伴うので忘れにくくなるとのことだ。「信頼関係は決めた約束を守り続ける事で成り立つ。」と仰っていたのだが約束に重きを置く人は信頼されることを体現されている人だった。一方、ドタキャン=土壇場でのキャンセルは誰にとっても一番迷惑な行為だ。ドタキャンをする人の傾向は、誰にでも良い顔をして優先順位をつけられない人だ。主観的だが創業社長より二代目社長の方がドタキャン率は高い。創業社長は自由奔放だと思われがちだ。だからドタキャンしがちだと思われている。しかし、彼らは出欠についてハッキリとした態度は取るが、一度決めたことは必ず守る。私の周囲にはそうした人が多い。一方の二代目社長は、出欠について曖昧な言葉でその場を誤魔化す。平気でキャンセルする。約束を守ることが仕事上での信頼関係構築の鉄則なのに残念だ。だから、私は二代目社長には、「必ずですよ。」「言いましたよね。」と念押ししている。本当はやりたくないのだが他の方の迷惑になっては困るからだ。

商売の基本は信用。約束を守る事は信用の第一歩。

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中小企業経営者のための経営力強化方法 20.目標浸透力

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3-2.目標浸透力

Q:あなたの部下は今月の目標を言えるか?

○問題提起:目標が共有されていない。(目標を知らない)私が企業のコンサルティングに入る時に最初にする質問がある。それは、朝礼など全員が集まる場所で「あなたの今月の目標は何ですか?」と一人一人に質問する事だ。朝礼時に前方にいる社員は経営への参画意識が高い社員が多いのですらすらと答えられるが、隠れるように列の後ろの方にいる社員は大体答えられない。(余談であるが、前方から見るとどの社員が答えられそうなのかが分かる。)また、答えられない社員が多い会社では総じて目標達成できていない。朝礼終了後に答えられなかった社員と1対1で話を聴くのだが、彼らは「目標と言っても上司から押し付けられた数字だし、暗記できませんよ。」「パソコンの中に入っています。」と答える。
私が問題としているのは、彼らが目標の金額を暗記していないことではなく、目標を達成する事が仕事だと認識していない事である。
あなたの部下は自分の目標が何かを答えることが出来るか?

○解決策
目標の見える化と進捗状況の見える化を実施する。毎月、毎週、毎日の目標と進捗状況が見えるようにする。社員一人一人が暗記する程度にまで何度でも刷り込む。「目標を達成することが仕事だ!」と自覚させる。
・手順:1.毎月の目標を設定する。
中小企業では目標すら設定していない会社が多い。
2.今月の目標を毎日見る場所に掲示する。
手帳、ホワイトボードなど場所は問わないが、毎日見る場所。
3.毎日進捗状況を更新する。
朝一もしくは夜の定時更新。
・道具:クリアファイル、手帳
○部下が今月の目標を諳んじられる程度になると、会社の目標は達成するようになる。社員の仕事の目的が明確になるからだ。朝、なんとなく出社して、何となく仕事をして帰る事が仕事だとの勘違いが是正されるからだ。

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