組織改革 方法 中小企業 18.職務記述書

第4章3節.1・職務記述書

当ブログの対象。社員数30~100名の中規模企業。創業社長のカリスマとパワーで急拡大した組織や社長が代替わりしたばかりの組織。部門間の縦割り。トップと現場とのギャップが大きい。などでお困りの経営者、幹部、意欲ある中堅社員(チェンジリーダー)。

 

仕事を規定するのに最適なツールが職務記述書です。私は中小企業でしか働いたことがありません。職務記述書は外資系企業では当たり前とされているものですが現物を見た事がありませんでした。会社力研究所代表で「社長のノート」などベストセラーもある私の師匠の長谷川先生に現物を見せてもらいました。見た瞬間に、「なぜ、日本の企業では使わないのか?」不思議でなりませんでした。大企業ではなく中企業には必須です。以降、当社では職務記述書を推奨しています。

下記は中規模企業の営業課長の職務記述書とマニュアルをイメージして作成しています。

 

 

職 務 記 述 書

 

作成年月日                         XXXX年XX月XX日

職      名                         営業課長

担  当  者                         氏  名

上      司                         営業部長

 

1.職務のサイズ

1) 担当部署年間売上       XXXX年目標       XXXXXXX百万円

2) 監督する部下の数       XX人

3) 年間経費予算額          別紙経費予算通り

 

  1. 職位の目的

XXX社の営業活動を行うために、営業の○○の担当について効率よい運営・管理を行う。 売上を最大にするために、売上計画・代理店(顧客)政策・人員政策などを計画、立案し、営業部会に提案、承認を得た上で、課員を指揮して課の目標を達成する。

 

  1. 職務内容

1)短期長期にわたるXXX社の販売・市場占有率並びに利益目標達成のため、担当営業課員を組織化し、実行・管理する。

2)売上目標並びに、○○目標数を部員に割り当てると同時に、目標を達成することを命令する。 課員が割り当てられた目標を達成するために、計画を立案するに当たって、適切な助言をする。

3)課員が既存の顧客と常に良好な関係を維持すると同時に、新規の顧客を積極的に開拓することを指揮・監督する。

4)最も効率的で効果的な流通網を念頭に、いつも整備を怠らない。

5)営業部長と協力して、取引制度を整備、適切な利益を確保すると同時に、顧客との友好な関係を維持する。

6)販売活動を効率的に行うため、課員を指揮して計画を立案し、実行する。

7)部門経費を効率的に活用し、利益を最適、且つ最大にするように管理する。

8)目標を達成するために、効率的な運営を心掛け、常に優秀な人材を教育する。

9) 市場調査を実施して、市場・顧客や競合他社の動向について分析、計画に反映させる。

10) セールスマニュアルに従って上司への報告を行う。

 

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上記を参考にして自分の仕事は何か?
を洗い出してください。

中規模企業の場合は、課の分け方は地区割や製品・サービスによる分け方。課員1~5名程度でしょう。売上以外に粗利を目標にされている事もあるでしょう。目標として数字として示されるものは残らず明記しましょう。

経費予算については、移動交通費と若干の交際接待費以外は上司や社長と相談となっている場合が多いでしょう。それでも経費予算を算出し課長が管理する事で会社自体を管理会計が出来る会社へと変革する礎となります。見えない部分ですが何とか定量化したいものです。

私の場合は、新聞図書費として課予算を月間2万円にしました。その予算で部下に毎月1冊、本を読ませました。「ありがた迷惑」だったかもしれません。私の考え方として部下育成のためには部下に本を読ませる事が大事だと考えたからです。あなたも課長として成し遂げたい事があると思います。予算の中で計上し実現してください。