目標達成営業部の作り方、動かし方 33 組織を動かすコミュニケーション

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【人と組織に悩む中小企業の社長、営業部長必読】
目標達成営業部の作り方、動かし方
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ヒューマン・コンフィデンスジャパン株式会社 代表取締役 内海透

組織を動かすコミュニケーション

1対1のコミュニケーションと1対多のコミュニケーションは違う。

1対1だと相手の理解度を表情や言葉から判断出来ます。

1対多に伝える場合の多くは文字や言語で伝えなくてはいけません。

簡潔で分かりやすい言葉で結論から伝える事が重要です。

相手の表情を探りながら伝える事など出来ないからです。

 

1・連絡事項の共有は文書で

口頭での説明では、正しく伝わる相手とそうでない相手を生み出します。

関係性での仕事では、分からない事は聞く事で解決出来ます。

しかし、組織を構成するメンバーが増えてくると、全員に正しく同じことを伝えることが難しくなります。

最初に説明した人と、最後に説明した人とでは内容が変わります。

徐々に説明が具体的、詳細になるのは当然です。

同じ組織でありながら具体的な説明を聞かされた人とそうでない人がいれば正しく情報が伝達出来たとは言えません。

中小企業の苦手な分野が文書での伝達です。

組織基盤を強化しようとするのであれば、連絡事項は文書化し同時に発信する事で情報の差が発生しない事が重要です。

細かい具体的な話になりますが、タイトル、宛先、発行元、日付についても漏れが無いようにしてください。

私がコンサルティングで関与する時に、数字の計算について資料提示を依頼します。

その際、各組織の基礎頭が明確になります。

多くの中小企業では上記のタイトル、宛先、発行元、日付などの記載漏れが多くみられます。

改善を繰り返す過程では過去の資料を上書きして新しい資料を作成するのですが、

「いったい、どの資料が最新版なの?」

という現実に直面します。

くれぐれも書類の抜け、漏れが無いようにしたいものです。

 

2・5W2Hを網羅した議事録を全社同時に配信

物事を伝えるのにタイミングはすごく重要です。

役職が上位の人は重要な情報を早く聴く事が出来る。

情報を早く伝えることで重要感を演出できるのだが、

本来、情報は即時性と同時性が重要。

議事録は会議終了時に確認。

誤字・脱字などの校正を完了したらスグに配信したい。

中小企業の現実と違い、世の中はスピードが加速している。

クラウド化の本質は情報共有のスピード化です。

しかし、中小企業では議事録をまとめる国語力が弱く、文字の入力も遅いためスピードアップをなかなか図れま

せん。さらに、紙ベースで印刷してから各事業所へ1日1回のメール便で送付していたらどれだけ世の中のスピードから取り残されるのでしょうか?

決定事項はその場でスグを基本として、本来の中小企業の最大の強みであるスピードを取り戻しましょう。

 

 

 

 

3・情報伝達のルートを定型化

役員会→部長→課長

などの情報伝達の正式なルートを決定しましょう。

組織が機能しないのは、正式なルートからの情報が遅く非公式ルートからの情報伝達が早いため

情報通が影の権力を握るためです。

情報通は事実以外の情報も流すため「噂」が組織内を駆け巡ることになります。

人の口に戸は立てられぬのことわざ通り、事実より噂に尾ひれがついて広がります。

肝心の決定事項は周知されないままです。

 

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当ブログで使用している漫画素材は「ブラックジャックによろしく」より借用しています。
https://note.mu/shuho_sato/n/na1c3e7c1aa60
ブラックジャックによろしく
著作者名:佐藤秀峰
サイト:漫画 on web http://mangaonweb.com

当ブログは、
組織営業力強化を目的とした中小企業経営者及び営業部長を対象に執筆しています。
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