後継社長のための経営力強化法  51. 5W2Hの明確化

5-5.5W2Hの明確化

1.問題提起

5W2Hを明確にして伝えてい

 

解説

物事は抽象的なままでは相手に伝わりません。具体化して伝えます。そのためには5W2Hを明確化させて伝えます。あなたは周囲の人に5W2Hを明確にして伝えていますか?抽象的なまま伝えていないでしょうか?

 

2.解決策提示

小学生の国語で作文を書くときには、「5W1Hを使って相手にわかるように伝えなさい。」と習った。伝わる文章として例に出される新聞記事も5W1Hが明確である。5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)の事である。それに加えてビジネスの世界では、いくら(How much)が欠かせない。本書ではこれから何度も5w2hについて記すが、事実を事実として伝えるために5W2Hはどれだけ徹底しても徹底しすぎるという事はない。ぜひ、5W2Hを徹底したい。

 

手順

1.まず、書き言葉で5W2Hを明確化する。

2.話し言葉でも漏れなく伝える。

 

いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、

何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)

いくら、どれだけ(how much)

 

コツ

最初から話し言葉で5W2Hを漏れなく伝えることは難しい。初めは書き言葉で漏れなく伝える方法を習得します。各書類を5W2Hを表示する書式にして癖付けします。

また、中学生に伝わるように伝えようとすることで、文章も平易になる。

「人間には、自分に興味・関心のない事は理解しようとしない。」習性があります。中学生頃までに自分の趣味・嗜好が定まります。 逆説になりますが、自分に興味・関心の無いことは中学生レベルの知識・情報しか持っていないと理解した方が伝わりやすいのです。中学生レベルは比喩的な表現だが、誰かに話をする前に、「この内容で中学生に伝わるだろうか?」と振り返る事であなたの伝えたい事が伝わりやすくなります。

「なぜ」の重要性

5W2Hの中で特に重要な要素が「なぜ=Why」だ。相手を動かすときに、なぜそうして欲しいのか?を言葉として伝えなくては伝わりません。相手は方法手段を聞くとそこで理解するからです。「言われたことしかやらない」と嘆いている上司は部下に対して、なぜ動いてほしいのかの意図・目的を伝えていません。

ある会社の営業部長に聞いた話です。彼はその会社の売上責任者なのだが、「部下を動かして予算を達成しなくてはいけないのはわかっています。部下が動かないのです。部下の話をちゃんと聞いていますよ。自発的に行動してもらうように質問をしていますよ。だけど、部下が動かないんです。売り上げ予算が高すぎるというのが一番の問題だと思いますが。」彼が言いたいことは部下がダメだということと会社の目標が高すぎると言う事だけです。
残念ながら、彼の部下は動きません。なぜなら、彼自身が売り上げ予算を他人事として捉えているからです。自分がなぜこの予算を達成しなくてはいけないのか?を理解していなくて部下を動かすことなど出来るわけがありません。なぜを他人に言うためには自分自身が肚に落としていなければ言えないからです。そもそも論として、社長がこの営業部長に対して「なぜ、この売り上げ目標なのか?」を伝えていないからです。
正しい5W2Hとは、いつ、どこで、誰が、何をどのように、どれだけやるのか。の4W2Hのそれぞれの項目について「なぜ」なのか明確に答えられる文章となる。

あなた自身が「なぜ」を自分に説明できないのであれば、部下を動かすことはできません。

 

4.得られる成果(評価基準)

5W2Hを正しく伝える事で、会話が具体的になり、ズレがなくなります。何度も説明する必要がなくなります。1回のミーティングの質が向上します。

 

5.実践への最初の一歩行動

手帳に「5W2H」と書き込む。

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