後継社長のための経営力強化法 45.会議

4-10.2つの会議

1.問題提起

会議が機能している

 

解説
会議については否定的な人が多い。しかし、私は適正な会議は必要だと考えています。何のために開く会議なのかの目的が明確であればやるべきです。社長がトップダウンで決定したいのであれば会議の必要はありません。しかし、社員の知恵を集めて良い会社にしたいのであれば会議の効果は絶大です。

 

早くたどり着きたいのであれば一人で。

遠くへ行きたいのであればみんなで。です。

 

ただし、会議には正しいやり方があります。

本項ではただしい会議の方法について解説します。

意味のない会議は、目的が明確でない会議です。

 

会議の目的は大きく分けて2つです。

知恵を集めて決定する事と情報を共有する事です。

まず、会議の目的を明確にします。決定を目的とするのであれば、その課題が生じた背景・経緯を共有する必要があります。会議が長くなる。あるいは、一度決定したのに実行されないのは背景や経緯の共有が十分なされていないからです。最初のうちは時間をかけてでも背景や経緯の共有に時間を費やしましょう。

当社では、下記の会議議案シートの活用をお勧めしています。会議で何を話し合うべきか?どのような流れで話し合うべきかがこのシート1枚で完結します。その後、議事録としてまとめるのにも適しています。当社が支援した顧客の会議が効果を発揮するのはこの会議議案シートがフォーマットとして使われているからです。

 

 

  • 解決策提示

手順

  • それぞれの会議の目的を定義する。
  • 会議参加者を決定する
  • 下記議案シートを使用し議案とする。
  • 議案シートに決定事項を記入し議事録とする。

 

道具

議案シート

NO(通し番号)

日付

氏名

議案

○○の件、○○について

目的

1.意思決定 2.情報共有

会議の目的は上記いずれかです。

何のための議案なのかを必ず明記します。

 

背景・経緯

議案としてあげるに至った背景や経緯について詳細に記入します。

会議に出席している人は発議者がどのような経緯で議案として提出しているかが不明です。文章が長くなっても構わないのでこの部分で共有させましょう。

なお、当議案シートは会議の3日前までに作成するようにさせています。それは会議当日にこの背景や経緯の説明に時間を割かないためです。

 

課題

意思決定の場合には何らかの課題があります。
「○○を実行したいのだがこのような課題がある。このように解決したいと考えているが以下に続きます。」

 

機会・脅威

これはチャンスです。もしくは、今手を打たなくてはこのような脅威となるでしょう。

 

目標

進めるにあたって定量的な目標を設定します。頑張りますではなく具体的目標があるから行動できます。

 

アクションプラン

では、どのように実行するのか?について担当者と期限を明確にします。

 

経済性

費用対効果について、及び検証方法について

 

コツ

毎回の会議冒頭に「何のため」の目的を再確認。

 

 

4.得られる成果(評価基準)

意思決定、実行速度が速くなる

 

5.実践への最初の一歩行動

議案シートを使ってみる

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