後継社長のための経営力強化法 38.仕事の棚卸

4-3.仕事の棚卸で仕事を整理

1.問題提起

仕事の棚卸をしている

 

解説

中小企業の社長は「何でも屋」になりがちです。全てに目を配る事は必要ですが、全てを自分でやる必要はありません。しかし、多くの中小企業経営者に仕事の棚卸をしてもらうと驚くほど「どうでも良い仕事」に社長が時間を費やしている事が発見されます。日常業務の中で新しい仕事はどんどん降りかかってきます。社長は、社員の誰も気が付かない些細な事にまで気が付くので、つい自分でやってしまいます。定期的に仕事の棚卸を行い社長は社長にしかできない仕事に集中しましょう。

 

2.解決策提示

仕事の棚卸を実施する。自分に「しか」出来ない仕事に集中する。誰に「でも」出来る事は他の人にさせる。

・手順

1.仕事の棚卸シートにルーティン(毎日、毎週、毎月行っている)業務を記入する。

2.思いつく限りの業務を記入する。

3.右欄に「自分にしか」「誰でも」出来る業務の振り分けを行う。

・道具:仕事の棚卸シート

・コツ:1回の仕事の棚卸で全ての業務を洗い出すのは難しい。月1回程度定期的な日程を決めて何度も繰り返す。

 

3.事例紹介

ある小売店では社長が毎朝、店を開け、銀行の入出金や顧客の集金やちょっとした配達までやっていました。誰かに仕事を依頼するより自分でやった方が早いでしょう。しかし、それでは社員やバイトに給料を払って雇う意味がありません。その社長は仕事の棚卸をして愕然としました。自分なりに人を使っていたつもりだったのが全て自分で抱え込んでいたことに気が付きました。本来自分がやりたい仕事は手付かずで雑用担当になっていたからです。仕事の棚卸実施後、事務員に銀行関係の仕事、配達員に集金の徹底、店長に店舗の運営の仕事を任せていた。「つもり」は実際に事実を見ないとわからないものです。あなたの会社でも仕事の棚卸をして「つもり」を解消してほしい。

 

応用事例:

全社員の業務が棚卸されていると、人材採用時に無駄がなくなります。中小企業の事務員にお局様がのさばるのは採用時に何をさせるのかの具体的業務を明確にしていないからです。業務が忙しくなってきたから事務員を雇う。で人を雇ってしまうとお土産やおやつで仕事を頼まなくてはいけないお局社員を育てる羽目になってしまいます。ある印刷会社では、業務多忙につき事務員の募集を考えていた。募集前に全社員の棚卸と聞き取り調査を行った。「自分が行っている仕事の中で事務員に依頼できる仕事は何か?その仕事はどの程度のスキルが必要でどの程度の時間がかかるのか?」を募集要項に記載することとしました。(職務記述書の手前レベルですが。)

 

4.得られる成果(評価基準)

2章に上げた3点セットの職務記述書の要素を洗い出せます。

 

5.実践への最初の一歩行動

下記仕事の棚卸をやってみる。

 
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