後継社長のための経営力強化法 20.マニュアル

 

2-7.3点セット(マニュアル)

1.問題提起

マニュアルがある

 

解説

仕事を人に教えるときや標準的な仕事を共有化するためにマニュアルを作成している会社は少なくありません。しかし、マニュアルのレベルがまちまちだったり、ずいぶん前に一度作って更新がされていなかったりと有効活用されていません。せっかくマニュアルを作っても使われないのであれば意味がありません。随時更新して使えるマニュアルとしたい。

あなたの会社では箸の上げ下ろしレベルに分解されたマニュアルを用意し更新しているだろうか?

 

2.解決策提示

箸の上げ下ろしに分解したマニュアルを作成、運用する。本書は後継・二代目社長向けの経営マニュアルとも言えます。マニュアルは、それを理解できれば誰でも同じように再現できる道具です。「〇さんだから出来る」=属人的要素を排し、正しい手順通り行う事で誰もが再現可能となります。

マニュアル作りには欠かせない3つの要素があります。

1.手順、2.道具、3.コツです。
そして水準を明確にする評価基準です。
下記手順に則りマニュアルを作成しましょう。

職務記述書と同様の考え方ですが、全体像→部分へ落とし込む。
ですが、いきなり全体像を描くのは難しいので仕事の棚卸をしたうえでレベルをそろえていきましょう。

 

手順・

1.仕事の棚卸を行う。

2.一つの仕事を箸の上げ下ろしまで分解する

3.手順、道具、コツを網羅する。

4.仕事が完了した基準について具体化する

5.定期的に更新する。

 

道具・

 

コツ

徹底的に分解する。

マニュアルの目的は教育です

最初から全ての仕事を出来る人はいません。何も出来ない所からスタートする事になります。にも関わらず、社員を採用したら最初からすぐに全て出来ることを期待してしまいます。

学校を卒業したばかりの新入社員には名刺交換の仕方や挨拶などの当たり前の事から教えています。そして、営業であれば上司と同行してお客様の所へ訪問しています。一つ一つ出来る事を増やして精度を高めています。それらの出来る事を高い精度で組み合わせていくのが仕事です。名刺交換と挨拶ができるようになれば飛び込み営業は出来る。会社の説明、商品の説明が出来るようになれば一人でお客様を訪問させる事が出来る。出来なかった事を一所懸命練習すれば良い。「やった事の無い事」は出来ないのだから仕方がない。

ただ、出来ると思える事が高い精度で出来ているかこそが問題です。

分解された一つの部分を出来るようになると自信を持って次のステップに進めます。中途半端な水準で次のステップに進んでも、全てが中途半端なままになってしまいます。だから徹底的に分解していくのです。細分化された項目の精度が高まれば結果として全体の精度向上へとつながるからです。

 

 

3.事例紹介

例えば、掃除を例にとり紹介します。
1.の手順で、上から下に掃除をする。天井から床にかけて掃除をする。なぜならゴミは上には上がらず下に溜まるからだ。また、真ん中から四隅に向けて掃除する。ゴミは隅に溜まりやすいからだ。一つ一つの手順が理に適っているため誰が行っても同じように掃除が出来る。コツ(独自の方法)については昔であれば一子相伝的に現場を一緒に経験しないと伝わらない事とされていた。しかし、現在ではこのコツをどのように社内で素早く共有できるかが会社の競争力の源泉となっている。前述の会社では、毎週木曜日の早朝勉強会で気づきを共有しパートさんも月1回の研修会でコツを共有している。

余談だがコツとは骨。

表からは見えない本質的な部分でもっとも大事な事との意味が語源だ。本来は、OJTのように現場を一緒に経験する事が一番望ましいが、事例を通じてコツに触れる事が可能となる。

あなたの会社ではコツをどのように共有出来るだろうか?

 

4.得られる成果(評価基準)

OJT、手待ちが無くなる。一人当たり生産性が向上する。

マニュアル作成で得られる成果は、一般的な仕事は誰でも簡単にさせられるようになることだ。教育の際に出来る事に分解して教育することで教える側の負荷が軽くなる。教わる側も何が出来て何が出来ないかが明確になるため習得が早くなる。

5.実践への最初の一歩行動

仕事の棚卸

 
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当社代表内海が2015年6月~2年半関わってきた事例を盛り込んだ内容のブログです。
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