営業部長 営業課長 営業マネジャー 管理職研修 19 模造紙分析で目標と現状の差を見える化

2・模造紙分析で目標と現状の差を見える化

当ブログは社員数30~100名、営業社員10~30名程度の中規模企業向けの内容です。対象読者の営業課長は部下を数名抱えながら、営業現場であるお客様を訪問しているプレイングマネジャーです。年齢層は30代~50代。

 

問題提起 : PDCAサイクルの検証、改善を行っていますか?

 

解説

「経営で重要な事は全体を俯瞰する眼である。」とは色んな本に書かれていることです。しかし、どうすれば良いのか?の具体策についてはどこにも書いてありません。当ブログでは、目標達成の仕組みとしてPDCAサイクルを活用します。自社のPDCAサイクルが機能していれば目標達成出来ているはずです。しかし、目標達成出来ていなければどこかに問題があります。どこに問題があるのかを検証し、改善する方法が分かれば検証・改善出来るようになります。以下で検証・改善策について解説します。

 

解決策

PDCAサイクルの検証及び改善手法として模造紙分析の方法を紹介します。
見える化分析のキモです。
壁面に模造紙を貼ります。
その模造紙上にPDCAに対応した自社で実際に使用している帳票類を貼ります。
PDCAの流れが一目で分かります。


(写真は東京商工会議所セミナーで模造紙分析を実演している著者)

手順

1.模造紙や大型ホワイトボードなどにP→D→C→Aの項目を記入する。

2.自社で使っている帳票類を項目の下部に張り付ける。

3.その上で足りない部分やダブっている部分にマーカーや付箋で色分けする。

4.足りない部分については必要な帳票を作成、ダブっている部分は統合する。

5.下記目標を達成するための方程式と照合し改善策を実施する。

・道具:模造紙、マーカー、付箋

・コツ: 社員が模造紙を見ながらワイワイガヤガヤと改善策を出しやすくする雰囲気を作れるかがコツ。すぐに出来る事はその場ですぐに実行する。小さな成功事例で部下は自信をつける。分析中に自分が言ったことが採用された部下は率先して実行する。

具体例(営業部門)

自社で使っている帳票類を全て洗い出す場合、今年の売上目標、実績、予算実績対比表、商品別売り上げ実績表などはどの会社でも使っていることでしょう。これらの帳票を模造紙上に張り出して自社に足りないものは何かを社員と共に検証していきます。しかし、小さな会社の場合には、そもそも目標自体を設定していない場合もあります。「ダメ出し」が目的ではありません。無ければ設定すれば良いだけです。その場で目標設定すれば良いのです。模造紙分析が分析だけで終わらせず改善活動に繋げられるのがこの方法の最大の利点です。営業活動を一緒に行っている社員がいれば是非一緒に分析してほしい。 

模造紙分析のもう一つの効用は上司と部下とが一緒に行う事です。
上司と部下が対面すると部下は上司に何か言われると「責められている」と感じます。
しかし、対象物を共有しながらの会話ではアイデアが湧いてきます。
これは、正対する1対1のコミュニケーションではなく「模造紙上の問題」を客観的に捉える事が出来るため、 問題は何かを認識、共有しやすくなるからです。
「誰が悪いか?の犯人捜しではなく、何が悪いか?の問題探し」へと視点を切り替えるのに効果的です。
また、この模造紙分析で発見された改善策はすぐに着手できることはすぐに着手したい。
実際にある食品関連の商社では毎日書いている日報が本来の目的(課題、見込み、対策などの営業活動の訪問上の目的)ではなく、
トラックの車両運行管理の目的となっていました。
走行距離、有料道路領収書、給油明細書を添付して上司に提出していたのです。
上司も部下も「当たり前にやっていたことなので全然気が付かなかった」ことでした。
すぐに日報の上部の空欄部分にその日1日の売上目標と売上実績を記入する欄を追加しました。
その結果全員が1日の売り上げ目標を意識するようになり前年対比140%の売上となった営業マンも出現しました。
このように、検証途中に気が付いたことをスグに実践できる事がこの方法の大きな利点です。

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