会議議事進行方法 8 会議の目的と種類

1会議の目的と種類

当ブログでは、誰も教えてくれなかった正しい会議の進行方法について解説します。会議の正しい進め方(手順)と有効なツール(議事録一体議案シート)の使い方。及びそのコツと事例を紹介します。対象は中小企業。組織化を考えている社長、経営者、経営幹部。

 

目的は前章で取り上げましたが、1.意思決定2.情報共有3.アイデア発想です。

もっとも大切なことが、何のための会議なのかを明確にすることです。

決定のための会議は、知識と情報と経験がある少人数で進めます。議案については事前に周知しておきます。会議参加者が事前に議案を知っている事で当日の議論が深まります。部門をまたぐ内容の場合は部門間調整も完了させておけます。最終目的の決定が速やかに行われます。

2つ目の情報共有については、関連する部署の多数で進めます。「○月○日の会議で共有された内容」として共有しやすくなります。当然、事前に議案と資料を用意しておく事で情報の幅が広がり深みを増します。

3つ目のアイデア出しについては目的により招集者が変わります。新商品開発会議などは部門を横断した参加者が集まる方が良いでしょう。

上記のように会議の目的により招集者と進め方が変わります。目的に応じた会議を行わなければ会議は機能しません。

本来は1つの目的の為に会議を招集するべきですが、現場社員の時間調整が難しいでしょう。そこでこの議案シートでは目的を記入する欄を設けています。

上記の目的を明確にしたいものです。