中小企業経営者のための経営力強化方法31.5W2Hの明確化 

 

 

Q:5W2Hを明確にして伝えているか?

 

○問題提起:物事は抽象的なままでは相手に伝わらない。具体化して伝える。そのための方法として5W2Hを明確化させて伝える。あなたは周囲の人に5W2Hを明確にして伝えているだろうか?抽象的なまま伝えていないだろうか?

○解決策:小学生の国語で作文を書くときには、「5W1Hを使って相手にわかるように伝えなさい。」と習った。伝わる文章として例に出される新聞記事も5W1Hが明確である。5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)の事である。それに加えてビジネスの世界では、いくら(How much)が欠かせない。本書ではこれから何度も5w2hについて記すが、事実を事実として伝えるために5W2Hはどれだけ徹底しても徹底しすぎるという事はない。ぜひ、5W2Hを徹底したい。

・手順:1.まず、書き言葉で5W2Hを明確化する。

2.話し言葉でも漏れなく伝える。

コツ:最初から話し言葉で5W2Hを漏れなく伝えることは難しい。初めは書き言葉で漏れなく伝える方法を習得する。各書類を5W2Hを表示する書式にする。

いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、

何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)

いくら、どれだけ(how much)

 

 

 

 

また、中学生に伝わるくらいにすることで、文章も平易になる。

「人間には、自分に興味・関心のない事は理解しようとしない。」習性がある。中学生頃までに自分の趣味・嗜好が定まる。 逆説だが、自分に興味・関心の無いことは中学生レベルの知識・情報しか持っていないと理解した方が伝わりやすいためだ。中学生レベルは比喩的な表現だが、誰かに話をする前に、「この内容で中学生に伝わるだろうか?」と振り返る事であなたの伝えたい事が伝わりやすくなる。

「なぜ」の重要性

5W2Hの中で特に重要な要素が「なぜ=Why」だ。相手を動かすときに、なぜそうして欲しいのか?を言葉として伝えなくては伝わらない。相手は方法手段を聞くとそこで理解するからだ。「言われたことしかやらない」と嘆いている上司は部下に対して、なぜ動いてほしいのかの意図・目的を伝えていないのだ。ある会社の営業部長に聞いた話だ。彼はその会社の売上責任者なのだが、「部下を動かして予算を達成しなくてはいけないのはわかっています。部下が動かないのです。部下の話をちゃんと聞いていますよ。自発的に行動してもらうように質問をしていますよ。だけど、部下が動かないんです。売り上げ予算が高すぎるというのが一番の問題だと思いますが。」彼が言いたいことは部下がダメだということだけだ。残念ながら、彼の部下は動かないだろう。なぜなら、彼自身が売り上げ予算を他人事として捉えているからだ。自分がなぜこの予算を達成しなくてはいけないのか?を理解していなくて部下を動かすことなど出来るわけがない。なぜを他人に言うためには自分自身が肚に落としていなければ言えないからだ。そもそも論として、社長がこの営業部長に対して「なぜ、この売り上げ目標なのか?」を伝えていないからだ。正しい5W2Hとは、いつ、どこで、誰が、何をどのように、どれだけやるのか。の4W2Hのそれぞれの項目について「なぜ」なのか

明確に答えられる文章となる。あなた自身が「なぜ」を自分に説明できないのであれば、部下を動かすことはできない。

○5W2Hを正しく伝える事で、会話が具体的になり、ズレがなくなる。何度も説明する必要がなくなる。1回のミーティングの質が向上する。