中小企業経営者のための経営力強化方法24.TODOリスト

Q:今日すべき事は、今日完了させているか?

○問題提起:朝から出社して「今日は何をやろうか?」のぶら下がり社員は不要だ。毎朝、社員に今日やるべき仕事をリスト化させて夜には完了させる。TODOリスト、やるべきことリストなど、呼び名は何でもよいが、社員にその日暮らしをさせないために朝書かせることは必須としたい。そうでなければ、「自分のやりたいようにやりたいやり方でやれば良いんだ。」の生産性を考えない社員ばかりとなってしまう。

○解決策:毎朝社員が出社したらTODOリストを提出させる。各項目と時間配分のバランスを確認する。上司が見て1日の仕事量が多すぎたり少なすぎたりする場合は調整させる。
夕方の退社時にその日1日を振り返り実行出来たかを確認する。
・手順
1.下記書式に毎朝記入させる。
2.上司が毎朝仕事の分量をチェックする。
3.リスト上の仕事が完了したら消す。
4.毎晩上司がその日のTODOの完了状況をチェック。
5.仕事全体の中での優先順位付け、漏れの有無について部下と確認。
・コツ:毎朝、毎晩の確認を自然な流れで出来るようにする。
具体例:わざわざ上司の前に出向く事は部下にとっては億劫でプレッシャー。朝礼時に上司が全員分のTODOを受け取る。その後ひとりづつと確認していく。こうすることで「忘れてました。」を言わせない。毎日定例化していれば、習慣となる。社員一人一人が「今日は○○をやる。」が明確に会社は結果を出せる。
○事例:当社では社員のタイプによってTODOリストの実行のさせ方を変えている。中堅クラスの社員で実行力不足の社員に対しては社長が毎日確認している。前述の仕事の棚卸と連動させることで、仕事の抜け漏れが無くなる。また、なかなかTODOリスト通りに仕事が進まない社員に対しては、TODOの項目をさらに細分化して進捗状況を追わせるようにしている。細分化することで、一つの項目の中で得意なことと不得意なこととが見えてくるからだ。ベイビーステップと呼ばれるのだが、赤ちゃんは、ハイハイ⇒つかまり立ち⇒一人だちと一歩一歩と段階を経て歩けるようになる。TODOリストの項目を細分化することで一つづつ確実に実行できるようになる。

また、現在はスマートフォンアプリなどが便利だ。グーグルカレンダーはスケジュール管理だけでなくTODOリストも無料で使える。営業職などでなかなか会社に戻れない社員がいる環境ではこうしたアプリを使った方法もお勧めだ。各社の状況に合わせて活用したい。
○TODOリストを活用し今日すべき事を今日完了させる事が出来るようになると、仕事の抜けや漏れが無くなる。
○実践:仕事の棚卸を行う。仕事の優先順位を整理したうえで毎月→毎週→毎日行うルーティン業務と期限までに完了させなければいけない仕事とに分けたうえでリスト化する。TODOリストとして日々更新する。