【週刊】フクキタル 6.「重要な案件をメールした場合」は、メール送信後電話をする

毎週日曜日は、当社コンサルタント見習い中の現役営業マネジャーのフクキタルさんの投稿です。
平日は関西出身の建材メーカーの営業マネジャーとして働いています。
今後の独立に向けて原稿を書く勉強をしています。

 

「重要な案件をメールした場合」は、メール送信後電話をする

 

(問題提起)

IT社会になり、お客様とのルーテインな業務はメールで処理することが多いです。

メーカーに勤務されている、業務のかたは電話よりメールのほうがいいというかたもいます。

特にアポイントを取る場合などに使用します。

しかしメールは便利な反面、間違えて使用すると不快感を相手に与えます。

クレームの案件などお詫びのメールなどは絶対にやってはいけません。

また大事な案件メールを送信後に電話せずメール送信したままの場合。相手に万が一届いていない場合や相手がメールを見落としている場合が「マレ」あります。

 

(解決策)

  • メール送信後、一日~二日待って返信こない場合はメールで再送するか電話をする。
  • 重要案件をメール送信後はメールが届いてるか確認の電話をする。

 

 

(具体的な手順)

  • 重要案件をメール送信後は数時間後に電話でメールが送信できているか確認の電話をする。
  • メールで要件が済む案件(アポイントなど)と、メールで済ませてはいけない案件(クレームの謝罪)は決めておく。
  • 電話をする前に事前に要件をメールし、「さきほどメールさせて頂きました件」と説明させて頂き電話し商談を進める。

 

(使う道具やスキルやコツ)

  • メールは、朝脳が一番活性化している時の処理ではなく、昼以降などに行う。

 

 

(自分の体験した事例)

私は建材メーカーの営業を27年間しています。

私の失敗談です。

私は過去に大事な案件をお客様にメール送信後、メールが届いているかの確認の電話をしませんでした。私の判断でメールが送信済みになっていたので返信をまっていました。1週間後に違う件でお客様に電話しました。念のため数日前に送っているメールの件はと尋ねるとメールはきていないと言われました。私のメール送信では送信済みになっています。原因を解明するため当社システム管理者に問い合わせをした結果そのメールがなぜ相手に届いていないかわからないという事でした。そのメールは新規の販売先のお客様で取引に必要な確認事項をメールで確認していました。結果、お客様に再送しメールは届きましたが、確認書類の手続き完了に時間を要してしまい迷惑をかけてしまいました。

メールをしてその後電話をすると、なかには嫌がられるかたもおられます(ホリエモン)。でもやはり重要な案件は「メールは届いていますか如何でしょうか」電話で確認が必要と私は感じます。いくら情報化社会でメールでお客様との確認事項ができても重要な案件メールはメール送信後電話確認をするのがビジネスをするうえでは重要と感じました。